Geheimnisse eines Show Producer // Ideen für die Eventszene…

Die Jobbezeichnung Show Producer ist im deutschsprachigem Raum sehr diffus besetzt. Ich selbst habe im TV-Bereich gelernt, wo der Producer für die reibungslose inhaltliche wie organisatorische Abwicklung fast aller Bereiche einer TV Produktion zuständig ist (wobei es auch hier sehr unterschiedliche Jobdefinitionen gibt). Im Gegensatz zum Produzenten ist der Producer nicht finanzieller und künstlerischer Gesamtleiter einer Produktion, sondern ausschließlich für deren Durchführung verantwortlich. Also ein make it happen Typ, der sowohl das große Ganze wie auch die Details im Blick hat.

 

 

Show Producer im Eventbereich – was sind die Anforderungen?

 

Im Eventbereich würde ich Projekte grundsätzlich in drei Abschnitte gliedern:

 

  1. die Kreation, also die Ideenentwicklung für ein Event nach klar umrissener Zielsetzung,
  2. die Konzeption, im Sinne der Ausgestaltung der in der Kreation entworfenen big idea bis hin zu konkreten Elementen, dramaturgischen Strukturen und Abläufen, sowie
  3. die Realisation, also die Umsetzung der Eventkonzeption in Form der Veranstaltung vor Ort.

 

Als Regisseur bin ich zum Teil schon ab der Konzeption, vor allem aber naturgemäß mit der Realisation betraut. Neben meiner Tätigkeit als Konzeptioner bin ich auch immer wieder als Show Producer tätig. Dabei gelten folgende Anforderungen:

 

  • Planung und Koordination aller Abläufe der Show-Produktion
  • Budgeterstellung und Vertragsverhandlung & -erstellung
  • Zusammenstellen und Leitung eines Teams von festen und freien Mitarbeitern
  • Koordination der audiovisuellen Inhalte (Film, Musik, Charts etc.)
  • Überarbeiten des Konzepts, Betreuung von Film Drehs bzw. Künstler Proben
  • Präsentation bei den Verantwortlichen, intern wie extern
  • Einhaltung von Produktions- und Budgetplänen
  • Zentraler Ansprechpartner für alle inhaltlichen Fragen
  • Weiterentwicklung der Konzeptideen

 

Eines meiner größten Herausforderungen als Show Producer war zugleich die schönste Referenz, nämlich die Produktinszenierung von Daimler auf der IAA. Es lässt sich aber zusammenfassend sagen, dass es auf organisatorische Fähigkeiten, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise, kreative Schnelligkeit aufgrund von möglichst umfassender Erfahrung und optimaler Kommunikation mit allen Beteiligten ankommt.

Wichtig ist auch eine Vision der Dinge zu haben und die Fähigkeit, diese auf die diversen Bereiche runterzubrechen. Viel zu selten wird über das Team gesprochen – denn nur in einer gut eingespielten und sich ergänzen Mannschaft kommt man zu den außergewöhnlichen Ergebnissen! Nicht erlernbar ist das Talent, kreativ und organisatorisch zugleich zu denken – eine seltene Kombination, die wohl den großen Unterschied ausmacht…

 

 

Wonach halte ich als Show Producer im Event- und Kongressgeschäft Ausschau?

 

Die Herausforderung als Show Producer besteht darin, aus den klar umrissen Zielsetzungen eine Big Idea abzuleiten (wie es die US Werbeikone George Lois mal sagte), die die Themen eines Events als roten Faden durch die Veranstaltungen spinnt. Daraus entwickelt sich dann auch idealerweise ein stimmiges Bühnendesign und die passenden Showelemente, welche die tieferliegenden Themen emotionaler transportieren können. Essentiell ist es für einen guten “Gesamt-flow” der Veranstaltungen zu sorgen. Handwerkszeug für eine gute Struktur sind für mich eine Dramaturgie mit Kontrasten, guten Übergängen und Wendepunkten, sowie ein packendes Storytelling. Die Herbeiführung von magic moments durch Detail, Timing und Perfektion sind die Königsdisziplin. Mein Anspruch ist dabei Botschaften exzellent zu inszenieren, die nachhaltig wirken und Marken bzw. Themen relevant positionieren, um letztlich mit dem Event einen Nutzen zu schaffen.

 

 

Humor & running gag – wertvolle Instrumente der Unterhaltung

 

Show Producer Event Humor Running Gag

 

Ein weiteres schönes Element der Inszenierung zeigt folgendes Video mit Paco Leuschner alias Joe, der Schneckenchecker als running gag auf dem Willow Creek Promiseland Kongress 2013 in Siegen. Immer wieder tauchte er mit seiner Schnecken-WG im Schlepptau während dem dreitägigen Kongressverlauf auf der Bühne auf und unterbrach die Moderatorin. Schon nach der zweiten humorvollen Einlage haben ihn die Zuschauer geliebt und vor Lachen auf dem Boden gelegen. Einmal mehr stimmt der Merksatz: Irritation schafft Aufmerksamkeit. Zuhörer werden nach gedanklichem abdriften wieder auf das Bühnengeschehen aufmerksam und verfolgen das weitere Bühnengeschehen, auch weil durch Aktionen wie diese alle Sinne angesprochen werden. Würde ich gerne viel öfters mal auch im Corporate Eventbereich einsetzen. Die sich alle acht Sekunden wechselnden Tanzstil-Vorgaben musste er dann ‘zur Strafe’ in der vorletzten Session performen – das Ergebnis lässt sich sehen (auch wenn es live natürlich 27,5fach toller war):

 

Foto: oben – Ralph Larmann, Mitte – Philipp Neumann, Video: Silas Baisch und Viktor Fröse

 

 

Welche Stilmittel begeistern dich im Bereich Show? Was überzeugt, was nicht und worauf kommt es bei der Konzeption aus deiner Sicht an?

 

Weitere Links mit Ideen für Show Producer: Kreatives Opening Video als Konferenzstart und die 7 Gebote der Inszenierung. Wer informiert bleiben will, trägt sich oben rechts in meinen Newsletter ein.

 

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Wie schreibe ich einen Regieplan? // Eine Muster-Vorlage gibt es hier!

Wie schreibe ich einen Regieplan? // Muster-Vorlage für die Eventregie

 

Immer wieder stehen Veranstaltungsplaner vor der Aufgabe, einen Regieplan zu schreiben. Worauf es dabei ankommt, möchte ich als Regisseur gerne weitergeben. Eine Regieplan Vorlage findet sich als Exel Datei hier.

 

 

Was gehört in den Regieplan rein?

 

In Differenzierung zu einem Auf- und Abbauplan geht es beim Regieplan um eine übersichtliche Zusammenstellung des inhaltlichen Ablaufs einer Veranstaltung. Der Regieplan ist für Techniker und Operator gedacht. Nicht für das Projektmanagement-Team.

 

Also: wer was wie lange wo genau macht und was dazu audiovisuell gezeigt wird.

Alles kompakt, auf einen Blick zu erfassen. Kein Schnick Schnack oder überflüssiges.

 

Alle beteiligten Gewerke vom Ton über Licht bis zum Video sehen so direkt, was bei Programmpunkten von ihnen gefordert wird. So kann jedes Gewerk vorab ihren Beitrag und Einsatz planen und punktgenau auf die Cue’s des Show Callers liefern. Hier auch schon gleich eine Übersicht, wie solch ein Dokument am Beispiel einer Pressekonferenz aussehen kann:

 

Regieplan Pressekonferenz Vorlage Regieplan erstellen Regieplan schreiben

 

 

Tipps für das Formulieren des Regieplans:

 

Positionsnummern zu Beginn der Zeilen helfen auf den ersten Blick zu erfassen, über welchen Punkt im Ablauf man spricht. Gerade bei Proben, in denen man inhaltlich springt, hilft das ungemein.

• Gut für alle Beteiligten ist es schon im Regieplan festzulegen, von wo die beteiligten Akteure auf die Bühne kommen. Das hilft sowohl dem Lichtkollegen als auch den Kameraleuten sich darauf vorzubereiten.

• Angaben für Licht, Ton und Video halte ich in der Regel kurz, da dies ja in den Proben dann noch genauer definiert wird. Zu genaue Detail-Informationen, die sich gegebenenfalls vor Ort auch als unrealistisch herausstellen, können so umgangen werden. Dennoch sollte es natürlich eine klare Vorstellung geben, wie der Ablauf über die Bühne gehen soll…

• Optisch halte ich es für sinnvoll, Blöcke farblich hervorzuheben. So sieht man durch dicke Linien oder farblich hinterlegte Felder, dass es sich um einen neuen Abschnitt handelt. Dadurch gelingt Orientierung. Gleichzeitig die Schriftgröße 8 pt nicht unterschreiten.

• Die Zeiten in der Excelliste sind dank der Formelfunktion automatisiert und lassen sich im Übertrag so direkt addieren. Vorsicht: Unbedingt auf die Richtigkeit noch mal überprüfen.

• Immer den Stand der aktuellen Fassung angeben, sonst kann es zu Konfusionen führen welche Version denn nun die aktuelle ist. Daher das Datum und Uhrzeit der letztgültigen Fassung oben rechts angeben.

 

 

Show Calling und Proben

 

Dann noch ein Tipp zum eigentlichen Show Calling: möglichst immer die gleiche Routine beibehalten. Also sowohl bei den Proben als auch dann in der Show im Format: “Achtung für XY” und “XY in 3, 2, 1, go” callen. So bleiben die Cues für alle ausführenden Operator verlässlich und vorhersehbar. Hier auch noch 10 Tipps für reibungslose Events & worauf es beim Proben ankommt.

 

 

Fazit: Alles in allem sollte der Regieplan für die technischen Gewerke so kompakt wie möglich gehalten werden. Ideal sind je nach Länge der Veranstaltung eine bis max. vier Seiten. Ein umfassenderes Moderationsbuch kann die genauen Texte abbilden und wird gerne von dem Bildmischer beziehungsweise der Regie mitgelesen. Weitere Details zum Gesamtverlauf inklusive des Auf- und Abbaus gehören in die Gesamtdisposition.

 

Interesse an weiteren Tipps? Dann könnte mein Buch EVENTS WIRKUNGSVOLL INSZENIEREN genau das Richtige sein! Wenn dir die Tipps geholfen haben freue ich mich über deine Weiterempfehlung des Blogs!

 

 

Was dich noch für die Veranstaltungsplanung interessieren könnte:

Veranstaltungskonzeption // 7 Kernfragen für erfolgreiche Events

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Eventregie – worauf kommt es an?

 

Gibt es weitere Fragen zum Regieplan oder der Umsetzung vor Ort? Dann stell einfach unterhalb deine Frage:

Corporate Event: 3 Key Essentials of a Show Caller

Show Caller – the definition of this job is quite clear in the event context: to call live shows.  However, I would like to take a broader perspective in producing and directing live events.  Here are my essential learning’s:

 

 

1) Communication.  That’s what it all boils down to.  Always.  Effective communication on each and every level.  My first step is to explore what the client needs and expects.  I question as long as I understood the WHY and goals of the event.  We discuss the project from all angles taking into consideration the key message and how to display it with audio and visual tools at our disposal whilst keeping the common goal first and foremost in our minds.

 

2) Precision.  The next step is to translate this briefing for each individual team member to ensure that each department has the precise information they need.  On the floor, this multi-level communication has to happen within seconds in a friendly, professional, secure, clear and effective manner.  We work as a single organism, with one common purpose – to communicate and entertain.

 

3) Keep Calm.  Not only the British can keep calm.  Nobody on the floor can perform to their maximum ability if the atmosphere is tense.  Remaining on top of the situation, calm, precise and in control guarantees the best possible outcome for everybody – for the client, the team and for the audience.  This is the first golden rule I made my own in my early days as floor manager for live television shows.  And it is still my golden rule today.

 

 

Show Caller & Live Directing: it’s all about teamwork

 

A further aspect of my job as show caller and event producer is to be able to visualise the project and to project the visualisation.  In the preproduction and conceptual phase I visualise on my client’s behalf the creative content on the basis of defined goals.  The more detailed and concrete our mutal vision, the more effectively I am able to brief my crew and teams to put the plan into action and create the event experience guaranteed to communicate our clients message.

 

My experienced, professional and friendly handling and direction of live events gives my clients the financial security that they need in a market which is not naturally their own.  Unexpected overtime and over wages are not part of my vocabulary.

 

In short, Show Calling and Event Producing is my home.  A home whose doors I open wide for my clients and audience so they can safely and comfortably leave their comfort zones in the knowledge that their project is in good hands.  No event is ever the same and it would be safe to say that I enjoy the new challenges that come with the territory.  Challenges that my teams and crew relish surmounting together.  It’s all about teamwork every time.

 

Please feel free to browse through my portfolio – unfortunately my blog is written in German but do have a look at this corporate show: Mercedes Benz press conference at IAA 2011

 

 

Questions? I am looking forward to hearing from you at FacebookTwitter or LinkedIn!

 

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Veranstaltungskonzeption // 7 Kernfragen für erfolgreiche Events

Veranstaltungskonzeption // Foto: Christian Mueringer, ©iStock.com/macgyverhh

 

 

Was ist am wichtigsten bei der Veranstaltungskonzeption eines Live-Events, auf was muss man achten? Als Konzeptioner muss ich immer wieder die selben Fragen stellen. Daher habe ich mit Hilfe einiger Branchenexperten neben dem Organisatorischem (Datum, Ort, Personenanzahl…) folgende wichtige Punkte zusammengestellt.

 

 

“Ein gutes Konzept bedarf lediglich ein paar guter Worte, es überrascht, bildet, es unterhält und bringt in aussagekräftigen Bildern alle Botschaften zum Ausdruck. Der Zauber liegt in der Einfachheit – sie ist die äußerste Form der Raffinesse.”

Christian Schmachtenberg, MDlab München

 

 

Die 7 Kernfragen der Veranstaltungskonzeption

 

1) Zielgruppe – um wen geht es?

  • Externe Kunden, interne Mitarbeiter oder die Presse als Multiplikator?
  • Geschlecht und Altersstruktur der Adressaten (da andere Wahrnehmung)?
  • Was sind die Erwartungen und Sorgen der Zielgruppe und wo steht sie (falls bei der Zielgruppe nur soziodemografische und keine psychografischen Daten kommuniziert werden)?

 

2) Kernbotschaft – um was geht es?

  • Was will der Kunde vermitteln?
  • Was soll der Zielgruppe nachhaltig im Kopf verankert werden? Worüber spricht man noch länger?
  • Welche weiteren Nebenziele soll das Event ebenso vermitteln?

 

3) Pressebild – was soll an wen kommuniziert werden?

  • Welches ‚große Bild’ geht an die Medien raus (sofern es um die Medien als Transporteur der Inhalte an ein größeres Publikum geht…)?
  • Wie bekomme ich die Markenbotschaften optimal für die Medienpartner in Szene gesetzt?
  • Wie sind die Kommunikationskanäle definiert?

 

4) Budget – um wie viel geht es?

  • Welches Budget ist angesetzt?
  • Welche Wirkung erzielt das Konzept in Abhängigkeit des Budgets?
  • Gibt es ein Pitchhonorar (sofern der Auftrag ausgeschrieben wird)?

 

5) Timing – um wann geht es und wie viel Zeit bleibt bis dahin?

  • Wie viel Zeit haben wir für die Konzeption und Realisation?
  • Was ist in dieser Zeit machbar und realistisch?
  • Wann gibt es Schulterblicktermine mit dem Kunden?

 

6) Leistungsprofil – um welchen Aufwand geht es?

  • Welche Leistungen sollen genau erbracht werden?
  • Mit welchen Partnern extern bzw. beim Kunden muss ich mich abstimmen?
  • Operativ aus Agentur-Sicht: Wie viele Agenturen nehmen beim Pitch teil?
  • Soll die Veranstaltung evaluiert werden? Zu welchem Grad wurde die Zielgruppe erreicht? Welchen Pressespiegel hat das Event generiert?

 

7) Einbettung / Zusammenhang – wie sieht die Historie bzw. das Umfeld aus?

  • Wie ist die Erwartungshaltung und Selbstverständnis des Kunden bzw. der Marke?
  • Wie sieht die Dachidee aus (Ableitung aus Produkt, Marke, klassische Werbung, Kommunikation, …)?
  • Wie sehen die Aktivitäten in den anderen Kommunikationskanälen aus?
  • Was ist die Historie der Veranstaltung (falls vorhanden)?
  • Was ist das besondere Merkmal der Veranstaltung?

 

 

Der Job des Konzeptioners ist es, auf die Vorgaben im Briefing seitens des Kunden hin gute Fragen zu stellen, um genau raus zu finden, was die Ziele des Kunden sind! Diese Ziele ermöglichen dann auch den Erfolg messbar zu machen.

 

 

Veranstaltungskonzeption / Live KommunikationFoto Veranstaltungskonzeption: proevent

 

 

Interesse an weiteren Tipps? Dann könnte mein Buch EVENTS WIRKUNGSVOLL INSZENIEREN genau das Richtige sein! Alternativ empfehle ich mein kostenloses eBook unterhalb zu bestellen. Außerdem könnten folgende Bücher für die Veranstaltungskonzeption von Interesse sein. Ebenso lohnt der eveos Blogbeitrag mit Gedanken aus dem Buch von Stephan Schäfer-Mehdi sowie diese inspirative Blogreihe. Fragen aus der Praxis an die Veranstaltungskonzeption diskutiere ich in diesen beiden Blogposts: Teil 1 und Teil 2.

 

 

Welche Tipps aus der praktischen Erfahrung kannst du ergänzen? Ich freue mich auf Kommentare unterhalb! Um regelmäßig Inspirationen für die Arbeit in der Live-Kommunikation zu erhalten, like mein Facebook Profil und trage dich doch einfach gleich in meinen Newsletter ein.

 

 

               

 

 

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Vielen Dank an die offene, bereitwillige Auskunft folgender Branchenkollegen (alle wärmstens zu empfehlen):

Simon Schneider, Projektleiter bei BBDO Live

David Korte, Director Strategy & Concept bei VOK DAMS.Events GmbH

Christopher Müller, Teamleiter Live Communications bei FAKTOR 3 AG

Lena Schlieper, Senior-Projektleitung bei Jung von Matt/relations GmbH

Alexa Küddelsmann, Senior Consultant bei Oliver Schrott Kommunikation GmbH

Andrea Bergheim, freie Senior-Projektleiterin

Gunnar Romeyke, Head of Event Production bei NOWADAYS – CREATIVE PRODUCTION

 

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