Event-Konzept: Mit diesen 13 Fragen wird jede Veranstaltung besser…

Event Konzept: Worauf ich bei der Konzep­tion von Veran­stal­tungen achte… // Photo: stocksnap

 

 

Die letzten Jahre über habe ich unzäh­lige Shows im Bereich von Corpo­rate Events reali­siert. Aus dieser Praxis heraus möchte ich meine häufigsten Fragen an Event-Konzepte weiter­geben. Nachdem ich bei diesen 7 Fragen für erfolg­reiche Events eher auf die Basics eines Veran­stal­tungs­kon­zepts eingehe, sind folgende 13 Fragen für die Opti­mie­rung von Event-Formaten gedacht:

 

 

13 Fragen an ein Event-Konzept, die ich immer stelle…

 

 

1. Was ist das Ziel der Veran­stal­tung? Nur wenn die Ziele klar defi­niert sind, kann man einen Plan entwi­ckeln, um dort auch tatsäch­lich hinzu­kommen… Ein guter Anfang für die Ziel­de­fi­ni­tion ist die SMART Formel.

 

2. Wer genau ist die Ziel­gruppe? Desto besser ich die Besucher kenne, umso genauer kann ich mich in ihre Erfah­rungs­welt hinein­denken und aus deren Sicht ein Event-Konzept gestalten, welches für die Ziel­gruppe rele­vante Erleb­nisse kreiert. Oftmals helfen Personas bei der Annä­he­rung. Noch besser: Einfach mal mit der Ziel­gruppe sprechen. Die Bedürf­nisse der Kunden sind zentral.

 

3. Was soll nachher anders sein als vorher? Diese Frage defi­niert die erwünschte Wirkung. Simpel aber wirkungs­voll. Dennoch viel zu selten klar zu beant­worten. Hilf­reiche Tipps finden sich hier. Also: Dran­bleiben und nachfragen.

 

4. Was ist die Botschaft, wie lautet die Geschichte? Die Verdich­tung auf Kern­bot­schaften ist harte Arbeit, lohnt sich aber immer. Wenn dies alles in eine gute Geschichte verpackt wird, kann man sich diese besser merken. Aber merke dir: Was gesagt wird, das vergessen die meisten. Wie sie sich gefühlt haben, daran können wir uns erinnern. Also sind wirkungs­volle Atmo­sphären die Voraus­set­zung für die Aufnahme guter Botschaften.

 

5. Welche Headline steht in der Zeitung und welches Bild wird dazu abge­druckt? Warum ist die Veran­stal­tung relevant? Sind die Inhalte kernig und klar formu­liert, so dass sie am nächsten Tag noch zu erinnern sind? Gibt es einen Moment, auf den sich alles zuspitzt und als DAS Bild fest­ge­halten werden kann, um die Botschaft visuell zu kommunizieren?

 

6. Ist das Event-Konzept abwechs­lungs­reich, über­ra­schend, unter­haltsam? Jedes gute Event-Konzept benötigt eine gute Drama­turgie mit Höhe- und Wende­punkten (Drei Akte: Einlei­tung, Haupt­teil, Schluss). Gibt es eine Dynamik, die für Abwechs­lung sorgt (Kontraste sorgen für Spannung)? Ist der Anteil von Infor­ma­tion und Emotion ausge­wogen? Wie sehen die Szenen aus – gibt es aufein­ander aufbau­ende Momente? Ist der Anteil von Reden, Medien, Show und Pausen ausge­wogen? Gibt es Längen – egal ob real oder gefühlt? Prak­ti­sche Tipps in meinem Buch: Events wirkungs­voll insze­nieren.

 

7. Perspek­tiv­wechsel: Was kann ich als Außen­ste­hender spiegeln, was die Unter­neh­mens­mit­ar­beiter in der Innen­wahr­neh­mung über­sehen? Als Berater kann und muss man manchmal das Bild gerade rücken. Nur Mut, ich lag selten mit meinem Empfinden falsch. Die Außen­per­spek­tive hilft oft Dinge auf den Punkt zu bringen.

 

8. Welches Team soll das Event umsetzen? Nur in einge­spielten Teams mit den rich­tigen Stärken können Atmo­sphären gestaltet werden, die am Ende über­zeugen. Daher schaue ich mir genau an, wer für das Licht, Ton, Medi­en­steue­rung etc. verant­wort­lich sein wird. Welche Kompe­tenzen haben die Betei­ligten Akteuere, wo könnten Engpässe vorliegen?

 

9. Gibt es ein Hight­light? Who is the star? Kann man eindeutig von einem Höhe­punkt sprechen? Sofern es einen Star der Show gibt, wird auch klar auf wen sich alle Insze­nie­rung ausrichten muss. Genau auf das Thema muss “alles einzahlen”. Ist der Gesamt­ein­druck der gewollten Aussage bzw. der Inhalte ange­messen und bleibt die Insze­nie­rung authentisch?

 

10. Sind die Über­gänge klar und werden diese vor Ort geprobt? Die meisten Probleme tauchen in den Über­gängen auf. Selbst wenn die Zeit knapp sein sollte, so bestehe ich immer auf einer Probe für die Über­gänge. Auch die Über­gänge der Medien sollten genau einge­richtet sein. Im Normal­fall plant man aber genügend Zeit ein, um zunächst tech­­nisch-medial, dann mit allen Akteueren und abschlie­ßend einer Gene­ral­probe zu proben. Auch ganz wichtig: Danach gibt es keine last-minute-Ände­rungen mehr!

 

11. Wie steht es um die Kommu­ni­ka­tion? Nicht nur was die Botschaften an die Gäste betrifft, sondern auch intern im Team. Sind alle Inhalte bei den Leuten ange­kommen, wurden Proben­zeiten kommu­ni­ziert? Kennt jeder im Team jeden, so dass auf kurzem Wege auch Leute mitein­ander Prom­bleme lösen… Sind bei der Veran­stal­tung die Kommu­ni­ka­ti­ons­wege klar (Catering, Hostessen, Work­shops etc.)? Warum anschreien nicht lohnt verrate ich hier.

 

12. Gibt es genügend Momente der Inter­ak­tion? Viel zu viele Event-Konzepte sind zu eindi­men­sional und frontal geplant. Spannend wird es durch eine Parti­zi­pa­tion. Im besten Falle gibt es auch am Ende klare Lern­punkte zum mitnehmen und Action Steps zum umsetzen.

 

13. Gibt es Feedback und eine Evalua­tion? Ich stelle fest, dass das Thema sich zwar viele Unter­nehmen wie Agen­turen auf die Fahne schreiben, in der Praxis aber so gut wie nie statt findet. Persön­lich habe ich mir ange­wöhnt die Fehler und Lern­mög­lich­keiten daraus jedes mal fest­zu­halten. So kann ich spätes­tens im nächsten Jahr daran anknüpfen und vermeiden, dass die selben Fehler passieren.

 

Worauf es bei Online Events ankommt, das fassen diese 45 Sekunden zusammen:

 

 

 

Frage: Welche Fragen stellst du an ein Event-Konzept? Ich freue mich über deinen Kommentar unterhalb!

 

 

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