Veranstaltungskonzeption // 7 Kernfragen für erfolgreiche Events

10. Dezember 2012

Veranstaltungskonzeption

Veran­stal­tungs­kon­zep­tion // Foto: Chris­tian Mueringer, ©iStock.com/macgyverhh

 

 

Was ist am wich­tigsten bei der Veran­stal­tungs­kon­zep­tion eines Live-Events, auf was muss man achten? Als Konzep­tioner muss ich immer wieder die selben Fragen stellen. Daher habe ich mit Hilfe einiger Bran­chen­ex­perten neben dem Orga­ni­sa­to­ri­schem (Datum, Ort, Perso­nen­an­zahl…) folgende wichtige Punkte zusammengestellt.

 

 

“Ein gutes Konzept bedarf ledig­lich ein paar guter Worte, es über­rascht, bildet, es unter­hält und bringt in aussa­ge­kräf­tigen Bildern alle Botschaften zum Ausdruck. Der Zauber liegt in der Einfach­heit – sie ist die äußerste Form der Raffinesse.”

Chris­tian Schmach­ten­berg, MDlab München

 

 

Die 7 Kernfragen der Veranstaltungskonzeption

 

1) Ziel­gruppe — um wen geht es?

  • Externe Kunden, interne Mitar­beiter oder die Presse als Multiplikator?
  • Geschlecht und Alters­struktur der Adres­saten (da andere Wahrnehmung)?
  • Was sind die Erwar­tungen und Sorgen der Ziel­gruppe und wo steht sie (falls bei der Ziel­gruppe nur sozio­de­mo­gra­fi­sche und keine psycho­gra­fi­schen Daten kommu­ni­ziert werden)?

 

2) Kern­bot­schaft – um was geht es?

  • Was will der Kunde vermitteln?
  • Was soll der Ziel­gruppe nach­haltig im Kopf veran­kert werden? Worüber spricht man noch länger?
  • Welche weiteren Neben­ziele soll das Event ebenso vermitteln?

 

3) Pres­se­bild – was soll an wen kommu­ni­ziert werden?

  • Welches ‚große Bild’ geht an die Medien raus (sofern es um die Medien als Trans­por­teur der Inhalte an ein größeres Publikum geht…)?
  • Wie bekomme ich die Marken­bot­schaften optimal für die Medi­en­partner in Szene gesetzt?
  • Wie sind die Kommu­ni­ka­ti­ons­ka­näle definiert?

 

4) Budget – um wie viel geht es?

  • Welches Budget ist angesetzt?
  • Welche Wirkung erzielt das Konzept in Abhän­gig­keit des Budgets?
  • Gibt es ein Pitch­ho­norar (sofern der Auftrag ausge­schrieben wird)?

 

5) Timing – um wann geht es und wie viel Zeit bleibt bis dahin?

  • Wie viel Zeit haben wir für die Konzep­tion und Realisation?
  • Was ist in dieser Zeit machbar und realistisch?
  • Wann gibt es Schul­ter­blick­ter­mine mit dem Kunden?

 

6) Leis­tungs­profil – um welchen Aufwand geht es?

  • Welche Leis­tungen sollen genau erbracht werden?
  • Mit welchen Partnern extern bzw. beim Kunden muss ich mich abstimmen?
  • Operativ aus Agentur-Sicht: Wie viele Agen­turen nehmen beim Pitch teil?
  • Soll die Veran­stal­tung evalu­iert werden? Zu welchem Grad wurde die Ziel­gruppe erreicht? Welchen Pres­se­spiegel hat das Event generiert?

 

7) Einbet­tung / Zusam­men­hang – wie sieht die Historie bzw. das Umfeld aus?

  • Wie ist die Erwar­tungs­hal­tung und Selbst­ver­ständnis des Kunden bzw. der Marke?
  • Wie sieht die Dachidee aus (Ablei­tung aus Produkt, Marke, klas­si­sche Werbung, Kommunikation, …)?
  • Wie sehen die Akti­vi­täten in den anderen Kommu­ni­ka­ti­ons­ka­nälen aus?
  • Was ist die Historie der Veran­stal­tung (falls vorhanden)?
  • Was ist das beson­dere Merkmal der Veranstaltung?

 

 

Der Job des Konzep­tio­ners ist es, auf die Vorgaben im Briefing seitens des Kunden hin gute Fragen zu stellen, um genau raus zu finden, was die Ziele des Kunden sind! Diese Ziele ermög­li­chen dann auch den Erfolg messbar zu machen.

 

 

Veranstaltungskonzeption / Live KommunikationFoto Veran­stal­tungs­kon­zep­tion: proevent

 

 

Inter­esse an weiteren Tipps? Dann könnte mein Buch EVENTS WIRKUNGS­VOLL INSZE­NIEREN genau das Richtige sein! Alter­nativ empfehle ich mein kosten­loses eBook unter­halb zu bestellen. Außerdem könnten folgende Bücher für die Veran­stal­tungs­kon­zep­tion von Inter­esse sein. Ebenso lohnt der eveos Blog­bei­trag mit Gedanken aus dem Buch von Stephan Schäfer-Mehdi sowie diese inspi­ra­tive Blog­reihe. Fragen aus der Praxis an die Veran­stal­tungs­kon­zep­tion disku­tiere ich in diesen beiden Blog­posts: Teil 1 und Teil 2.

 

 

Welche Tipps aus der prak­ti­schen Erfah­rung kannst du ergänzen? Ich freue mich auf Kommen­tare unter­halb! Um regel­mäßig Inspi­ra­tionen für die Arbeit in der Live-Kommu­­ni­­ka­­tion zu erhalten, like mein Facebook Profil und trage dich doch einfach gleich in meinen News­letter ein.

 

 

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Was dich noch für die Veran­stal­tungs­kon­zep­tion inter­es­sieren könnte:

Wie schreibe ich einen Regie­plan? // Eine Muster-Vorlage gibt es hier!

Seminare & Work­shops: 7 Meeting Design Tipps, um Vorträge span­nender zu gestalten…

Agen­tur­be­ra­tung: 10 Thesen für besseres Event­mar­ke­ting // Teil 3/3 zur Briefingkultur

Meine Top 20 Beiträge auf diesem Event Blog

 

 

Vielen Dank an die offene, bereit­wil­lige Auskunft folgender Bran­chen­kol­legen (alle wärms­tens zu empfehlen):

Simon Schneider, Projekt­leiter bei BBDO Live

David Korte, Director Strategy & Concept bei VOK DAMS.Events GmbH

Chris­to­pher Müller, Team­leiter Live Commu­ni­ca­tions bei FAKTOR 3 AG

Lena Schlieper, Senior-Projek­t­­lei­­tung bei Jung von Matt/relations GmbH

Alexa Küddels­mann, Senior Consul­tant bei Oliver Schrott Kommu­ni­ka­tion GmbH

Andrea Bergheim, freie Senior-Projektleiterin

Gunnar Romeyke, Head of Event Produc­tion bei NOWADAYS — CREATIVE PRODUCTION

 

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