Konferenzdesign: Sieben Regeln für die Konzeption innovativer Konferenzen von Ed Bernacki

Konfe­renz­de­sign — sieben Regeln für die Konzep­tion inno­va­tiver Konfe­renzen, so dass sie für den Einzelnen wirken!

 

 

Wie können Konfe­renzen besser konzi­piert werden, damit sie tatsäch­lich Wirkung erzielen? Ed Bernacki hat mit den Seven Rules For Desig­ning More Inno­va­tive Confe­rence hand­lungs­starke Kern­thesen für besseres Konfe­renz­de­sign formu­liert. Die Lektüre seines eBook lohnt sich sehr — bei Inter­esse einfach hier lesen!

 

Auf welche Faktoren kommt es bei der Konzep­tion des Konfe­renz­de­sign an?

 

 

#1: Die wahren Experten der Konferenz befinden sich im Publikum, nicht auf der Bühne

 

Zu viele Event­or­ga­ni­sa­toren gehen davon aus, dass die Besucher um der Experten und Redner willen eine Konfe­renz besuchen. Oft werden daher zu internen Konfe­renzen Refe­renten von außen einge­laden — und dabei die Stimmen derje­nigen igno­riert, die mit dem Thema täglich in der Praxis zu tun haben. Das kann dann zu allge­meinen Vorträgen führen, die an dem vorbei gehen, was die Zuhörer wirklich hören sollten.

 

Der Blick von außen ist zwar wertvoll, darf aber nicht auf Kosten der Zuhö­rer­schaft gehen. Nutzen Sie auf jeden Fall die Exper­tise, Erkennt­nisse und Erfah­rung des Publi­kums!

 

 

#2: Denke an die Investitionsrendite — auch wenn diese schwer messbar ist

 

In der Aus- und Weiter­bil­dung von Mitar­bei­tern gibt es den Trend, den Nutzen zu messen, der aus Inves­ti­tionen in Fort­bil­dungs­maß­nahmen gezogen werden kann („Return of Invest­ment“). Dieser Trend wird ebenso in der Konfe­renz­branche zunehmen. Wie man den Mehrwert des inves­tierten Geldes misst, ist aber nicht ganz einfach. Zwei Aspekte sollten dabei berück­sich­tigt werden:

 

1. Es gibt jemanden, der die Teil­nah­me­ge­bühren bezahlt. Was ist diesem Geld­geber wichtig? Meistens geht es um eine Verän­de­rung im Verhalten der Teilnehmer.

2. Die Besucher inves­tieren ihre Zeit (und manchmal auch Geld), um an der Konfe­renz teilzunehmen.

 

Die Impli­ka­tionen aus diesen beiden Ansätzen unter­scheiden sich, sind aber gleich wichtig. Die Orga­ni­sa­tion Meeting Profes­sio­nals Inter­na­tional hat heraus­ge­stellt, dass die MICE Branche es in der Vergan­gen­heit verpasst hat, die Wert­schöp­fung der inves­tierten Millionen in der Konfe­renz­branche zu messen.

 

In den folgenden Regeln daher einige Vorschläge, um einen stärken Fokus auf die Wert­schöp­fung von Konfe­renzen und Tagungen zu legen.

 

 

#3: Konzipiere dein Konferenzdesign mittels Logistik und Lernkurve

 

Die erste Frage an die Konfe­renz­kon­zep­tion sollte lauten: „Was sind die Lern­ziele der Konfe­renz, wie soll die Lern­kurve aussehen?“ Sehr oft ist die Antwort jedoch: „Das Thema der Veran­stal­tung ist…“

Das Thema ist jedoch nicht das Lernziel. Die Gestal­tung von Konfe­renzen, die effek­tiven Nutzen bringen, beginnt vor allem damit zu erkennen, dass es zwei unter­schied­liche Prio­ri­täten gibt. Dies mag auch zu zwei unter­schied­li­chen Planungs­teams führen.

 

Jede Veran­stal­tung benötigt:

• … eine Stra­tegie für die Logistik, welche sich um die Details der Veran­stal­tungs­pla­nung kümmert. Das ist die tradi­tio­nelle Rolle des Event­ma­na­gers.
• … eine Stra­tegie für die Lern­kurve, welche festlegt, warum diese Veran­stal­tung über­haupt statt­findet, welche Ergeb­nisse essen­ziell sind für die Teil­nehmer und wie diese erreicht werden können. In öffent­li­chen Insti­tu­tionen und größeren Unter­nehmen gibt es hierfür eigene Fortbildungs-Experten.

 

Diese beiden Ziele zu defi­nieren, erfor­dert unter­schied­liche Denk­weisen: Die Leute, die sich um die Logistik kümmern, sollten analy­tisch begabte, detail­ori­en­tierte Problem­löser sein. Die Fort­­bil­­dungs-Spezia­­listen beschäf­tigen sich mit den konkreten Inhalten und der gewünschten Lern­kurve. Sie sollten den Weit­blick haben zu fragen: „Was ist hier möglich?“ Sie sollten sich mit Ideen beschäf­tigen, die vorher so noch nie auspro­biert wurden. Wenn groß­ar­tige Logis­tik­pla­nung auf groß­ar­tige inhalt­liche Lern­kur­ven­pläne treffen, ist sehr viel möglich!

 

 

#4: Die Lernziele eines Kongresses bestimmen den Aufbau des Inhalts

 

Um die gewünschten Ergeb­nisse zu errei­chen, sollte aus dem Vollen geschöpft werden! Trotzdem über­lassen zu viele Tagungen dies dem Zufall. Die Tagungs­wirt­schaft bedient sich zum Beispiel oft der „call for speakers“-Praxis (Ausschrei­bung der Rede­plätze). Der Inhalt wird dann aus den Themen der Refe­renten gebaut. Dadurch wird eine Konfe­renz thema­tisch darauf beschränkt, was Redner präsen­tieren wollen — anstatt auf das, was die Besucher hören sollten.

 

Beginne also damit Fragen zu stellen, die das inhalt­liche Design der Veran­stal­tung betreffen:

• Inwie­fern sollen die Gäste in die Veran­stal­tung einge­bunden sein?
• Was sollen die Besucher auf der Konfe­renz errei­chen oder gestalten?
• Wie kann der Kongress dazu genutzt werden direkten Mehrwert für die Teil­nehmer zu schaffen, indem Einblick, Netz­werke und Möglich­keiten vermit­telt werden?

 

Für jede dieser Fragen sollte es Check­listen geben, um dir bei der Erstel­lung und Planung des Inhalts zu helfen.

 

 

 

#5: Nutze die Fähigkeiten deiner Besucher

 

Viel zu wenige Konfe­renzen nutzen die Exper­tise der Teil­nehmer, um Neues zu gestalten. Was wäre, wenn statt noch einer Power­­point-Präsen­­ta­­tion mal eine inter­ak­tive Brain­s­tor­­ming-Runde statt­findet, welche Gäste sinnvoll einbe­zieht? Tausche beispiels­weise eine klas­si­sche Session gegen eine 30-minütige greatest chall­enge-Ideen­werk­statt.

 

Und zwar so: Nehmen Sie sich fünf Minuten Zeit, um den Kontext zur Kern­frage klar­zu­ma­chen: „Was ist die größte Heraus­for­de­rung Ihres nächsten Jahres?“ Geben sie den Besu­chern Zeit, diese Fragen zu bespre­chen und inves­tieren Sie dann zehn Minuten, die Ideen zusam­men­zu­tragen. Manche Veran­stal­tungen haben durch diese Vorge­hens­weise Hunderte von Ideen entwi­ckelt — welche dann zu Artikeln im Firmen-News­­­letter, Themen eines Fort­­bil­­dung-Work­­shops und anderen neuen Ange­boten wurden.

 

Wenn Sie den im Raum vorhan­denen Intel­lekt und die Krea­ti­vität der Besucher nutzen, sind Sie Geburts­helfer neuer Ideen und es entsteht entschie­dener Mehrwert für die Teilnehmer!

 

 

#6: Gebe Networking klare Strukturen und plane das Aufeinandertreffen der Teilnehmer

 

Auf Konfe­renzen treffen sich Menschen — und poten­ti­elle Geschäfts­partner. Soll das dem Zufall über­lassen werden oder geplant sein? Das liegt in Ihrer Hand. Über­legen Sie sich, sollen…

 

• … Besucher mit ähnli­chen Frage­stel­lungen und Problemen aufein­ander treffen?
• … sich Leute mit ähnli­chen Inter­essen für eine poten­zi­elle Zusam­men­ar­beit oder Geschäfts­part­ner­schaft finden?
• … Mentoren oder Experten vermit­telt werden, die auch in Zukunft Feedback zu Projekten oder Karriere geben?

 

All diese Begeg­nungen sind von großem Mehrwert für die Besucher — und so stellen eben­diese auch genau so sicher, dass Besucher wieder kommen möchten. Die Begeg­nungen sollten daher klar ermög­licht und geführt sein — und sind nicht nur Nebensache.

 

 

#7: Gehe davon aus, dass Konferenzbesucher ungern partizipieren

 

Sofern deine Teil­nehmer offen zugeben, dass Sie auf Konfe­renzen gehen und sich Notizen machen, diese aber nie wieder anschauen, dann ist es höchste Zeit, dies zu thema­ti­sieren. Welche Fähig­keiten brauchen Teil­nehmer, um effektiv an einer Konfe­renz zu partizipieren?

 

Sie sollten…

• … sich hilf­reiche und bedeu­tungs­volle Notizen machen.
• … den Rednern auf eine Art und Weise zuhören, welche Einblicke und Ideen produzieren.
• … verschie­denen Redner­typen zuhören: „Moti­va­ti­ons­spre­cher moti­vieren, während Lehrer lehren“.
• … in der Auswahl der Work­shops den Spagat zwischen dem Wissen, was „sehr wichtig“ und „ganz nützlich“ sein könnte unterscheiden.
• … netz­werken mit einem sinn­vollen Ziel.
• … handeln und die neuen Anre­gungen bei der Arbeit dann auch umzusetzen.

 

 

Fazit: Diese einfa­chen aber wirkungs­vollen Hinweise sorgen für eine klare inhalt­liche Ausrich­tung, gute Vernet­zung und Einbin­dung der Teil­nehmer und damit für ein gutes Konfe­renz­de­sign. Was sich Besucher von einer Konfe­renz erhoffen, habe ich für den MICE-Club formu­liert. Wenn ich Ihnen beim Konfe­renz­de­sign helfen kann, melden Sie sich gerne!

 

 

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