Probenplan: 10 Tipps für reibungslose Events & worauf es beim Proben ankommt!

27. April 2016

Probenplan erstellen

10 Tipps für reibungs­lose Events & worauf es beim Proben­plan ankommt!

 

 

Mit weit über 1.000 Shows im TV- und Event­be­reich habe ich alles erlebt, was eine Show reibungslos auf die Bühne bringt — dabei aber auch alles schief laufen kann. Aus diesem Erfah­rungs­schatz teile ich 10 Tipps für einen effek­tiven Event­ab­lauf. Diese Ratschläge werden 100% zu besseren Events verhelfen:

 

 

1. Probenplan — schafft Orientierung!

 

Wie schon in dem Wort Proben­plan drin steckt: Es gilt einen Plan für die Proben zu haben. Sowohl im Kopf, aber auch auf Papier. Dieser unter­scheidet sich von einem Aufbau­plan oder einem Regie­plan (eine Vorlage gibt es übrigens hier). Vor allem muss er aber im Vorfeld mit allen Gewerken und mitwir­kenden Akteuren abge­stimmt sein. Kommt jedes Gewerk mit der geplanten Zeit und der inhalt­li­chen Reihen­folge vor Ort so aus? Jeder weiß mit einem Proben­plan, was er für wann wie vorzu­be­reiten hat. So schafft der Probe­plan Orien­tie­rung.

 

 

2. Teammeetings — für bessere Kommunikation.

 

Das Regie­mee­ting zu Beginn eines jedes Events ist die Basis für das weitere Vorgehen. In diesem lasse ich jeden im Team kurz mit Name und Funktion vorstellen. Dann kommu­ni­ziere ich als Regis­seur zunächst die “Big Idea” sowie das Ziel der Veran­stal­tung. Dieses hilft allen Mitwir­kenden im späteren Verlauf hilf­reiche Ideen einzu­bringen oder auch zu hinter­fragen, ob das was wir machen die gewünschte Wirkung erzielt. Gemeinsam bespre­chen wir den Regie­plan und schauen uns den Probe­plan an. Hier können unkom­pli­ziert Rück­fragen gestellt und schnell inter­dis­zi­pli­näre Lösungen erar­beitet werden.

 

Darüber hinaus instal­liere ich ein regel­mä­ßiges Status­mee­ting im weiteren Probe­ver­lauf. Egal ob Morgens vor oder Abends nach den Proben — dies sorgt für die nötige Grund­kom­mu­ni­ka­tion, die unbe­dingt notwendig ist.

 

 

Es muss eine Vision der Dinge geben — diese gilt es hemmungslos durch­setzen. So werden Dinge exzel­lent!

 

 

3. Probenablauf — eine Vision haben und diese umsetzen.

 

Für das Gelingen der Show sind Proben unum­gäng­lich. Was nicht geprobt wird, findet nicht statt. Dazu muss es einen klaren inhalt­li­chen Proben­plan geben. Dieser sollte vor der Probe von einzelnen Programm­punkten zunächst an alle betei­ligten Gewerke klar kommu­ni­ziert werden. Dann kann dies tech­nisch einge­richtet werden. Am Beispiel der Redner­po­si­tion: Man kann den Redner nicht einfach auf die Bühne schicken und los geht’s. An welcher Stelle kommt dieser auf der Bühne gut rüber? Das liegt am Bühnen­bild, wo er sauber im Licht steht, die Kamera ihn gut einfangen kann (gerade auch der Hinter­grund ist dabei wichtig) und es kein Ton-Feedback gibt. Neben den tech­ni­schen Aspekten sollte auch der Redner wissen, von wo er wann auftritt und wo genau er stehen soll (eine Markie­rung auf dem Boden hilft immer). Außerdem sollte er vor der Probe wissen, wo sich zum Beispiel der Tele­prompter und Kameras befinden etc.

 

Also erst kommu­ni­zieren, dann einrichten der kriti­schen Stellen und dann erst Proben. Danach kann man dem Redner Feedback geben und Anmer­kungen der tech­ni­schen Crew einfließen lassen (viel­leicht wirft der Redner einen Schatten auf die Rückwand hinter ihm, könnte aber 1m weiter weg von der Rück­pro­jek­tion stehen…).

 

 

Probenplan - Was nicht geprobt wird, findet nicht statt - Event Zitate

 

 

4. Content Check — verschafft Zeit!

 

Damit man am Probentag keine wert­volle Zeit verliert bietet es sich an, am Vorabend mit dem Kunden alle Inhalte zu über­prüfen. So können Tipp­fehler in Charts entdeckt, Fehler elimi­niert, Tonpegel von Filmen ange­gli­chen und Licht­szenen sowie Über­gänge defi­niert werden. Wichtig für die Operator ist dazu eine saubere Content-Übergabe. Am besten mit einer kompakten Liste, die Datei­titel benennt und klärt, an welche Position diese im Veran­stal­tungs­ab­lauf gehören. Das spart viel unnö­tigen Ärger. Über Nacht können dann nötige Ände­rungen vorge­nommen und noch vor Proben­be­ginn aktua­li­siert werden.

 

 

5. Geheimtipp — auf die Übergänge achten.

 

Zentral für das Gelingen einer reibungs­losen Veran­stal­tung ist nicht nur die Einzel­probe. Idea­ler­weise hat man dabei immer gleich auch schon den Übergang von der Situa­tion davor und danach im Blick. In den Details und rich­tigem Timing liegt die Kunst. Wie lange ist beispiels­weise der Auftritts­jingle für die Rednerin, wann geht sie genau los, damit sie perfekt getimt auf ihrer Position ankommt. Wie unter­stützt das Licht diese Sequenz, aus welcher Stimmung kommt es, wie endet es? Wie verän­dern sich die Medi­en­in­halte an dieser Stelle. Wie wirkt der Übergang im Gesamten? Oft wird nur die Rede an sich geprobt, aber sobald die Rednerin einmal steht, ändert sich ja nicht viel. Daher unbe­dingt das Vorher und Nachher im Blick haben und mitproben.

 

 

6. Generalprobe — sonst geht es schief…

 

Erst in der Gene­ral­probe sieht man den gesamten “Flow” der Show. Idea­ler­weise läuft der Ablauf schon jetzt reibungslos über die Bühne. Viel­leicht fallen hier aber noch Stol­per­steine auf, die vorher so nicht auftauchten. Auf jeden Fall gibt die Gene­ral­probe allen Betei­ligten Sicher­heit und Routine. Es gilt das alte Gesetz aus dem Theater: Lieber eine fehler­hafte Gene­ral­probe als eine vermas­selte Urauf­füh­rung. Leider sind viele Events einmalig, da muss es natür­lich sitzen…

 

Event Prozesse Probenplan

 

 

7. Notfallplan — was, wenn es doch schief geht…

 

Wenn man beim Auftreten einer Störung erst anfängt zu über­legen, wie die Lösung sein könnte, ist es schon zu spät. Daher sollte vorher über einige denkbare Szena­rien nach­ge­dacht werden. Diese müssen zwischen den Entschei­dern abge­stimmt sein. Zentral ist, wie man als Verant­wort­li­cher reagiert — möglichst schnell, souverän, klar. Anschreien bringt dabei übrigens gar nichts, wie ich es bereits bei den Prin­zi­pien wirkungs­voller Team­kom­mu­ni­ka­tion formu­liert hab.

 

Hier ein paar Klas­siker und der Lösungs­an­satz: Was geschieht, wenn

…das Mikrofon ausfällt? // Ein Ersatz­mi­krofon liegt in Bühnen­nähe bereit, dass gleich rein­ge­reicht wird.

…ein Video nicht spielt? // Es gibt eine kurze Infor­ma­tion an den Mode­rator über die Bühnen­as­sis­tenz in der ersten Reihe. Alter­nativ über­nimmt der nächste Redner mit einem spontan-witzigen Kommentar und sorgt so noch für einen Publikumslacher.

…die Präsen­ta­tion ausfällt? // Der Tech­niker schaltet sofort auf den Backup Rechner um. Sollte dieser auch nicht funk­tio­nieren, gibt es in der Medi­en­steue­rung ein KeyVi­sual, auf das immer geschaltet werden kann. So fällt dem Publikum der Fehler vermut­lich gar nicht groß auf.

…der Redner aus dem Licht läuft? // Die Licht­kol­legen haben mehrere Szenen geleuchtet und erwei­tern den Lichtra­dius. Zur Not manuell nachleuchten.

…der Raum geräumt werden muss? // Die Mode­ra­torin oder Regis­seur machen eine ruhige, aber klare Ansage über die Beschal­lung. Aktiv formu­lieren: Was sollen die Gäste machen? Deska­lieren, aber bestimmt sein. Bloß nicht für Panik sorgen.

…ein Auto auf der Bühne liegen bleibt? // Natür­lich gibt es viele Sonder­fälle, die nicht für jede Veran­stal­tung gelten. Aber da ich mich viel im Auto­mo­bil­be­reich bewege, ist dies auch ein mögli­ches Szenario. Im schlimmsten Fall müssen Bühnen­helfer das Auto auf die gewünschte Stelle schieben. Auch hier gilt — bloß keine Hektik, aber bestimmt und souverän umsetzen. Eben den einen Schritt weiter gedacht haben…

 

Natür­lich hilft es, wenn Redner nicht auf dem Fehler rumreiten und sagen: “Oh, hier hätte eigent­lich jetzt ein Film kommen müssen.” Einfach weiter­ma­chen.  Wenn was fürs Publikum offen­sicht­lich schief läuft, dann eben locker kommen­tieren. Auch das ist etwas, was man in der Probe einfach mal proben kann…

 

 

Der Vorteil ist ja, dass das Publikum niemals weiß, wie es eigent­lich hätte aussehen sollen. 

Sie erleben nur ihr eigenes Echtzeit-Erlebnis. Das spielt uns in die Hände…

 

 

8. Arbeitszeiten — aus gutem Grund einzuhalten!

 

Abge­sehen von den Proben gibt es klare gesetz­liche Vorgaben zur Sicher­heit, Flucht­plänen, Erste Hilfe. Diese gilt es zu beachten — das zahlt sich einfach aus. Genauso wie der Arbeits­zei­ten­schutz. Es gilt als offenes Geheimnis, dass es hier in der Event­szene oft zu längeren Arbeits­stunden als den vorge­schrie­benen maxi­malen 10h kommt. Aus meiner Sicht gibt es einen guten Grund, warum der Gesetz­geber sagt nach 10 Stunden am Tag ist Schluss. Als Free­lancer sind wir in der nächsten Woche auf einer anderen Baustelle, auf der ebenso wieder volle Aufmerk­sam­keit gefor­dert wird. Die Konzen­tra­tion geht einfach nach einer gewissen Zeit flöten. Leider musste ich in meinem Arbeits­leben schon einen Todes­fall eines Riggers miter­leben und einen Schwerst­un­fall bei einer Theater-Hebe­­bühne. Ohne das dies konkret mit der Arbeits­zeit zusam­men­hing, finde ich es unan­ge­bracht, wenn Auftrag­geber die Arbeits­zeiten ignorant wissent­lich in Kauf nehmen. Hier gilt es in der Event-Szene noch besser zu werden. Es muss ja nicht gleich wie bei ameri­ka­ni­schen Gewerk­schaften zugehen — aber 16h am Tag sind nicht hinnehmbar (leider aber immer wieder die Realität…). So wird eine Show defi­nitiv nicht besser.

 

 

9. Fehler vermeiden — keine Last Minute Änderungen.

 

Oft fallen Kunden in letzter Minute noch Ände­rungs­punkte ein. Egal ob dies nervöse Assis­tenten sind mit kleinen Chart-Ände­­rungs­­­wün­­­schen oder inhalt­liche Ablauf­um­stel­lungen. Wenn in letzter Minute noch mal geändert wird, dann ist die Wahr­schein­lich­keit extrem hoch, dass es schief geht. Entweder hat irgend­je­mand im Team das nicht mitbe­kommen und schon ist ein Licht­fehler drin oder das Mikro aus etc. Also klare Regel: Nach der Gene­ral­probe wird nichts mehr geändert!

 

Außerdem ist eine Konstanz im Show Calling enorm wichtig. Das Team spielt sich auto­ma­tisch auf die Art und Weise des Takt­ge­bers ein. Wenn dann entweder ein Mode­rator sich auf der Bühne ganz anders verhält oder aber der Regis­seur anstatt von “3, 2, 1, GO” auf einmal zu “Redner, ähm, jetzt los” wechselt führt das zu Unsi­cher­heit bei Opera­tern in der Ausfüh­rung von CUEs. ‘Soll ich jetzt das Chart klicken oder nicht?’ Also einfach vorher­sehbar bleiben — alles so machen wie auch schon in den Proben der Fall war.

 

 

10. Enjoy — let the show beginn…

 

Nach dem alles gut vorbe­reitet, geprobt und über Notfall­sze­na­rien nach­ge­dacht wurde heißt es: Spaß haben! Natür­lich setzt der Adre­nalin Kick ein — aber man muss auch genießen, wenn alles auf den Punkt kommt. Und viel­leicht ja durch die Reaktion des Publi­kums noch besser wird, ja buch­stäb­lich zum Leben erweckt wird.

 

Ich habe mir ange­wöhnt nach der Show darauf anzu­stoßen. Unsere Arbeit im Event­zirkus ist so flüchtig, dass man die Ergeb­nisse feiern muss. In anderen Worten: Auf eine reibungs­lose Show in gelun­gener Team­ar­beit, die Menschen infor­miert, emotio­na­li­siert und inspi­riert, kann man genauso Stolz sein, wie auf die Fertig­stel­lung einer Stra­di­vari.

 

 

FrageWelche Probleme tauchen dir bei Proben auf? Welche Fragen zum Proben­plan bleiben?

Auf deinen Kommentar bin ich freudig gespannt! Wenn die Tipps geholfen haben — gerne weitersagen :)

 

 

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