Hybrid Event: 7 Erfolgs-Faktoren vom Dreamliner Roll-In

Hybrid Event: der Dream­liner Roll-In von Luft­hansa // 7 Erfolgs-Faktoren

 

Wie verbinden wir nach der Pandemie alle Luft­han­seaten zwischen FRA, MUC und global?

Wie gestalten wir die Erleb­nisse für drei Ziel­gruppen gleich­wertig, indi­vi­duell und doch jeweils beson­ders?

In nur 8 Wochen Vorbe­rei­tungs­zeit – und das bitte im Kostenrahmen?

 

Mit passender Exper­tise und dem rich­tigen Netzwerk gelang es: „we take off to take care”!

Wie wir beim hybrid Event gear­beitet haben und was wir gelernt haben: Ready to take off?

 

 

Die Challenge:

• 1500 Gäste im Hangar 7 in FFM – wo der (einzige) Dream­liner steht
• 800 Gäste in MUC – die bitte ein beson­deres Erleben haben sollen
• bis zu 5000 Gäste online weltweit – für alle, die nicht vor Ort sein können
• + drei Wellen mit Medien, Vertrieb, HONs (Premium Status Kunden) vorge­la­gert zur Mitar­­beiter-Veran­stal­­tung in FFM

 

Die Ziele für Lufthansa?

1. DANKE sagen nach der Pandemie: Es sind die Mitar­beiter, die echt gelitten, aber dennoch den Flug­be­trieb gerockt haben. Es gilt Vertrauen neu zu stärken und für die Marke zu emotionalisieren.
2. WELCOME Dream­liner: Produkt­prä­sen­ta­tion für Kunden, Medien und Mitar­bei­tende. Der erste Dream­liner (Boeing 787–9 aka D‑ABPA) wird begrüßt – ein Schritt zu mehr Nach­hal­tig­keit der Flotte.
3. KURZUM: Nach der Pandemie braucht es ein Momentum des Umschwungs für die Mitar­bei­tenden. Ein Symbol des wieder nach vorne Schauens, Mut und Kraft schöpfen. Eine iden­ti­täts­stif­tende Zäsur, eine verän­dernde Kultur, ein WIR-Gefühl voller Stolz.

 

Ready to take off:

• Konzept ausar­beiten, Team zusam­men­stellen, Kamera & Setde­sign entwickeln
• Erleb­nisse für die drei Ziel­gruppen des hybrid Event gestalten und sinnvoll zusammenführen
• mit 2 Monaten Vorlauf die Produk­tion auf den Punkt bringen (12. August — 14. Oktober 2022)
• alles unter dem Dach der Leadagentur Eisele Commu­ni­ca­tions — hier einige Eindrücke im Film:

 

 

7 Tipps, um ein hybrid Event zu meistern

 

1: Ein stabiler Plan für flexible Inhalte

 

Wir haben uns gefragt: Was soll dieses Event bewirken?

Welche Botschaften wollen wir vermitteln?

Welche Emotionen möchten wir ansprechen?

 

Solange diese Fragen beim Kunden noch im Prozess waren, haben wir mit flexi­blen Contai­nern gear­beitet, die uns Planungs­si­cher­heit für die Show und die mediale Insze­nie­rung gaben, während wir kurz­fristig noch Inhalte hinzu­fügen konnten. Am Ende wurde klar: „we take off to take care” wird’s. Dieses Motto spie­gelte die Lage bei Luft­hansa post­pan­de­misch wider und brachte auf den Punkt, wohin die Luft­hansa zielt.

 

 

Unser Ziel: Ein einpräg­sames Momentum für diese Verän­de­rungen zu schaffen. Denn nur dann würden alle Gäste die Inhalte aufnehmen und sie im Alltag leben. Mit diesem Schlüs­sel­mo­ment endete die Rede des CEO (welcher zuge­ge­be­ner­maßen erst am Vorabend fina­li­siert wurde — eine wirkungs­volle Irri­ta­tion und Poin­tie­rung zugleich):

 

 

Das Learning: Es lohnt, bis zur Ziel­ge­rade daran zu feilen, wie wir den Kern der Veran­stal­tung auf den Punkt bringen. Es gehört Mut dazu — im Falle des Tattoos sowohl diese Idee zu denken, aber auch für den gerade sechs Monate im Amt befind­li­chen CEO, sich damit zu zeigen.

 

 

2: Für jede Zielgruppe ein massgeschneidertes Event

 

Ein hybrid Event hat den Vorteil, dass wir durch die digitale Kompo­nente ein größeres Publikum errei­chen können. Natür­lich nur, wenn es gut gemacht wird. Dabei muss die Inter­ak­tion zwischen den Ziel­gruppen an den unter­schied­li­chen Orten durch die Programm­ge­stal­tung berück­sich­tigt werden. Wann, wie und wo gibt es sinn­volle Parti­zi­pa­tion und wozu und wie wollen wir Gäste zusammenführen?

 

 

Das Format muss konse­quent nach den Bedürf­nissen der jewei­ligen Teil­neh­menden ausge­richtet werden, um beson­dere Erleb­nisse zu schaffen. Da der Dream­liner als Star unserer Veran­stal­tung nur in Frank­furt stand, mussten wir uns etwas für die Gäste am Standort München einfallen lassen. Schnell wurde klar: Es braucht ein beson­deres Erlebnis. Deshalb sorgten wir mit Mike Petschel für ein fantas­ti­sches Warm Up-Programm und eine After­­Show-Band in MUC, um FOMO zu erzeugen: München, die Party-Stadt. „Warum war ich nicht da?“ Und die bei den Luft­han­seaten beliebte LOVEH­ANSA konnte noch kurz­fristig die Party beehren:

 

 

Die digital zuge­schal­teten Gäste wurden parallel zum Count­down durch persön­liche Begrü­ßung und ein exklu­sives Inter­view mit dem Chef­pi­loten ins Programm geholt. Hybrid wurde es, da wir die Orte im Stile einer “Außen­schalte” zusam­men­brachten. Das Resultat: Tolle Inter­ak­tionen mit Situa­tionen wie bei “Wetten, dass..?!” — die Gäste über­boten sich mit eupho­ri­schen Momenten! Natür­lich bedeutet das jede Menge Mehr­auf­wand in Vorbe­rei­tung und Durch­füh­rung — aber: die Momente sind price­less (und haben uns in ihrer Inten­sität über­rascht — wow)!

 

 

3: Bildgestaltung vor Ort und digital denken

 

Unser Handwerk der Insze­nie­rung spielt bei jedem Event eine zentrale Rolle — beson­ders aber bei hybriden Formaten. Groß ist die Versu­chung, sich digital ablenken zu lassen. Deshalb müssen perma­nent Reize gesetzt werden. Durch Kame­ra­per­spek­tiven, Musik, Orts- und Themen­wechsel setzen wir ständig neuen Fokus und sorgen für Abwechs­lung. Speziell im Hangar galt es, die Dimen­sionen der Location zu berück­sich­tigen und das Kamera-Setup sowie das Licht anzu­passen. Wie setzen wir den Dream­liner perfekt in Szene? Welche Blick­winkel sind spannend und über­mit­teln das Geschehen für nicht vor Ort Anwe­sende? Wie verbinden wir das Flugzeug mit Medien und Show­ele­menten wie Mapping und LED-Wris­t­­bands? Hier der Start in unsere Show:

 

 

Das Learning: In einem Flugzeug-Hangar braucht es unglaub­lich viel Beleuch­tung. Aber ehrlich: Auch hier war das Budget irgend­wann ausge­reizt. Dann gilt es, geschickt mit den Möglich­keiten das Beste raus­zu­holen. Insze­nie­rung heißt auch, poten­ti­elle Schwä­chen gekonnt zu kaschieren.

 

 

4: Setdesign ist das A&O bei hybriden Events

 

Gutes Setde­sign bringt Botschaften ohne Worte auf den Punkt. In unserem Fall eigent­lich einfach. Nur wie muss der Dream­liner stehen, um die rich­tigen Bild­hin­ter­gründe für Redner zu gene­rieren und die passenden Medi­en­flä­chen zu finden? Zumal: Wenn “der Vogel” geparkt ist, ändert sich da nichts mehr. Viele Gedanken sind in den Posi­­tio­­nie­rungs-Prozess vom Dream­liner, Redner- und Publi­kums­po­si­tionen einge­flossen, hier ein paar Eindrücke des Ergebnisses:

 

 

Zentral waren die Details am Ende des Trieb­werks. Der Ausgang mit den Zacken sollte den markanten Hinter­grund für unsere Redner stellen. Schließ­lich bildet dies für 50% der Veran­stal­tung die Kulisse. Ein Problem tauchte trotz aller Planung erst vor Ort auf: Die Besucher-Treppe sollte für besseren Publi­kums­ver­kehr im Dream­liner vorne am Flugzeug posi­tio­niert werden, hätte aber damit die Projek­tion komplett zerschossen. Glück­li­cher­weise konnten wir die Treppe doch nach hinten stellen, sodass die Blicke und Kame­ra­schüsse auf die Front frei blieben.

 

 

Das Learning: Das Zeit­in­vest­ment hat sich mehr als ausge­zahlt. Aber: Bis zum Ende aufmerksam bleiben und tüfteln, bis die perfekten Sicht­achsen zur Geltung kommen.

 

 

5: Mit dem Kamera- & Licht-Setup für Magie sorgen

 

Das Kamera-Setup ist entschei­dend für die Qualität der Über­tra­gung. Die Posi­tionen der Akteure geben dabei die Basis für die Licht­ge­stal­tung — alles wird zwar für das Publikum ins rechte Licht gesetzt, aber eben auch für die Kameras. So haben wir einiges an extra Licht speziell auf die Reifen und Turbine gesetzt, um durch entspre­chende Kontraste mehr Tiefe in den Bildern zu erzeugen.

 

 

Natür­lich hätte eine Seil­ka­mera im Hangar fantas­ti­sche Bilder gelie­fert. Nur das leidige Budget­thema… — also haben wir uns für Kran und SteadyCam neben zwei Führungs­ka­meras entschieden. Bewegt­bild heißt übrigens Bewegt­bild, weil es bewegt ist. Durch Licht und Kame­ra­be­we­gungen entsteht dann Magie. Mit nur vier bemannten Kameras und starkem Licht­de­sign konnten wir maxi­males Erleben übertragen.

 

 

Das Learning: Natür­lich kosten Kran und SteadyCam wesent­lich mehr als eine remote gesteu­erte Kamera. Aber clevere Licht-Fokus­­sie­rung und die Bewegung der Bilder erwecken das Geschehen so zum Leben, so dass ein echtes „Ich-bin-dabei“-Gefühl entsteht.

 

 

6: Eigene Dramaturgien für jeden Kanal denken

 

Eine gute Drama­turgie ist wichtig, um das Erlebnis emotional und unver­gess­lich zu machen. Wir haben uns darauf konzen­triert, High­lights zu setzen und einen guten Showflow zu entwi­ckeln, um das Erlebnis spannend und unter­haltsam zu gestalten. Die Heraus­for­de­rung für das hybrid Event war, dies in jeder Phase für drei Ziel­gruppen gleich­zeitig zu denken und umzu­setzen. Das Programm lief teil­weise in FRA und MUC parallel mit eigenen Prot­ago­nisten und Inhalten. Hier der Programm­plan:

 

 

Eine Schwie­rig­keit lag darin, trotz diffe­rie­rendem Vorpro­gramm die Rede der CEOs aus Frank­furt pünkt­lich nach München zu über­tragen. Hilfe bot uns ein Medi­en­system aus dem TV-Bereich. Mithilfe einer EVS (live replay server) konnten wir das Programm aufzeichnen, zu Beginn der Rede einen Start­punkt defi­nieren und so nahtlos — aber um eine Minute zeit­ver­setzt — die Rede nach München über­tragen. Essen­tiell war die enge Regie-Kommu­­ni­­ka­­tion zwischen MUC und FRA, die wesent­lich für die gelun­gene Verzah­nung von Proben und Show wurde.

 

Was wir noch gelernt haben? Ein hybrid Event kann wirkungs­voll gelingen! Wenn die Inhalte gut auf die Kanäle ange­passt sind und perfektes Timing für span­nende Inter­ak­tionen sorgt — dann kann es groß­artig werden! Wir wurden immer wieder durch kleine Momente und uner­war­tete Reak­tionen des Publi­kums auf unsere Aktionen über­rascht: durch deren Aufmerk­sam­keit und Betei­li­gung und ihre wohl­wol­lende und dankbare Wahr­neh­mung der Wert­schät­zung. So entstand ein Zusammenspiel.

 

 

 

7: Hybrid Event > es braucht vertrauensvolle Teams

 

Solch ein komplexes Projekt benötigt das richtige Team. Mit zwei Monaten Vorlauf und durch die Pandemie fehlenden, weil abge­wan­dertem Fach­per­sonal kein leichtes Unter­fangen. Neben meiner Exper­tise im Bereich der Konzep­tion und Regie arbeite ich seit zwei Jahr­zehnten im Netzwerk mit quali­fi­zierten Menschen, bei denen ich weiß wie sie in der Zusam­men­ar­beit funk­tio­nieren — weil sie ähnlich ticken und die gleichen Werte teilen. Ich liebe es, diese Verbin­dungen für Projekte zu schaffen. Ob Melanie Piorek für die Konzep­tion des Digi­ta­lerle­bens, Kate Addas für die Regie in München oder das tolle Kame­ra­per­sonal — durch das Zusam­men­spiel gelingen groß­ar­tige Momente — trotz Zeit- und Kosten­druck! Danke auch an Neumann & Müller und WBLT für fantas­ti­sche Technik und Stein Commu­ni­ca­tion für das beein­dru­ckende Video­map­ping. Das alles im guten Teamwork mit Storyteller Dominik Cini und Markus Eisele im lead. Die Konstel­la­tion von Menschen und Exper­tise schafft Verbin­dungen, die füreinander poten­zieren. Das hat richtig Energie freigesetzt!

 

  

 

Ein großes Danke für das Vertrauen von Eisele Commu­ni­ca­tions! Natür­lich wäre all das undenkbar, wenn zwischen Kunde und Agentur nicht ein jahre­langes Vertrauen bestehen würde. Unter den unge­wöhn­li­chen Bedin­gungen, in acht Wochen parallel das vorlie­gende Grob­kon­zept zu verfei­nern, Inhalte zu erar­beiten, im Budget­rahmen zu bleiben, war ein außer­ge­wöhn­li­ches Team wichtig. Das beson­dere Maß an Vertrauen, das die Luft­hansa in Markus Eisele setzte und das Eisele Commu­ni­ca­tions uns gegen­über mitbrachte, hat das Ganze vom Prozess bis zum Ergebnis erst möglich gemacht. Und für das quali­ta­tive Ergebnis gesorgt. Danke nochmals an Jörn Huber, der die Verbin­dung herge­stellt hat (hier mehr zu der Art des Zusam­men­ar­bei­tens…).

 

What’s Next? Darf ich Ihnen beim nächsten hybrid Event weiter­helfen? Mailen Sie mir einfach!

 

© alle Fotos: Oliver Rösler / Eisele Communications

 

 

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