Hybride Events: 5 Tipps für gleichwertige Erlebnisse

Hybride Events: 5 Tipps von Michèle Kreuter // Photo by Evan­ge­line Shaw

 

 

Ich bin Lernender. Deshalb unter­stütze ich Studenten. Erfah­rung zu teilen hilft mir zu wachsen. Die Erkennt­nisse folgender Bache­lor­ar­beit rund um Hybride Events möchte ich euch nicht vorent­halten. Michèle, das ist deine Bühne:

 

2019 habe ich mit meinem Event­ma­nage­ment­stu­dium an der Hoch­schule Frese­nius in Wies­baden begonnen – also kurz vor dem Ausbruch der Corona Pandemie. Zwei Jahre später schreibe ich, immer noch während der Pandemie, meine Bache­lor­ar­beit: „Digi­ta­li­sie­rung von Marke­ting-Events – Entwick­lung konkreter Maßnahmen für eine inter­ak­tive Verbin­dung von Veran­stal­tungs­teil­neh­mern bei Hybriden Events“.

 

Hybride Events domi­nieren die MICE Branche und mir stellt sich die Frage, wie die Online- und Onsite-Teil­nehmer bei Hybriden Events besser verbunden werden und sich beiden Ziel­gruppen ein gleich­wer­tiges Even­t­er­lebnis darbietet. Aus diesem Grund wollte ich mich damit sowohl wissen­schaft­lich als auch praxis­ori­en­tiert in meiner Bache­lor­ar­beit ausein­an­der­setzen mit dem Ziel, konkrete Maßnahmen für die Praxis zu entwi­ckeln.

 

Hier meine 5 Tipps, die dieses Ziel unterstützen:

 

1. Ein Event — zwei Erlebnisse

 

Natür­lich gibt es bei einem Hybriden Event­format am Ende auch nur ein Event; was aber der entschei­dende Unter­schied zu einem reinem Onsite-Event ist, ist dass es zwei Zuschau­er­gruppen gibt. Inner­halb des Forschungs­pro­zesses zu dieser Bache­lor­ar­beit, vor allem durch die Exper­ten­in­ter­views, wurde die Annahme wider­legt, dass die Verbin­dung der Veran­stal­tungs­teil­nehmer die höchste Prio­rität hat. Dies ist zumin­dest nicht über die gesamte Dauer der Veran­stal­tung erstre­bens­wert. Die Suche nach passenden Äqui­va­lenten von Onsite-Events für den digi­talen Raum kann aufhören. Die Heraus­for­de­rung besteht darin, beiden unter­schied­li­chen Teil­neh­mer­gruppen ein gleich­wer­tiges Even­t­er­lebnis zu bieten, dabei bedeutet gleich­wertig nicht gleich. Vielmehr muss bei der Konzep­tion von hybriden Events dazu über­ge­gangen werden, zwar ein Event zu planen, aber zwei unter­schied­liche auf den jewei­ligen Raum ange­passte Erleb­nisse. Die Konse­quenz daraus ist, dass zwangs­läufig auch Botschaften auf zwei unter­schied­li­chen Arten darge­boten werden müssen.

 

Key-Findings:

• Für ein Hybrides Event werden zwei Konzepte benötigt: ein Onsite- und ein Online-Konzept.
• Inhalte müssen für jede Teil­neh­mer­gruppe unter­schied­lich vorbe­reitet, aufbe­reitet und darge­stellt werden.

 

Praxis-Tipp: Hybride Events bestehen aus zwei Erleb­nissen. Ein Raum für Onsite-Teil­neh­mende, ein digi­taler Raum für Online-Teil­neh­mende. Analoger Content vs. Digi­taler Content. Physi­sche vs. Digitale Attendee-Journey. Analoger vs. Digi­taler Content. Demnach müssen im Vorfeld zu einem Hybriden Event zwei Veran­stal­tungen geplant werden, in denen nicht nur der Content, sondern das ganze Erlebnis an die Teil­neh­menden ange­passt werden muss. Also erst die einzelne Planung, danach die Verbin­dung der zwei Konzepte. 

 

Hier eine gute Zusam­men­fas­sung, worauf es bei der Konzep­tion von Hybride Events ankommt:

 

 

2. Zeit zu zweit

 

Die dauer­hafte Verbin­dung beider Veran­stal­tungs­teil­neh­mer­gruppen ist nicht erstre­bens­wert. Dennoch gilt es „Zeit zu zweit“ zu schaffen, damit alle Teil­neh­menden gemeinsam in Inter­ak­tion treten können und ein Gemein­schafts­ge­fühl entsteht. Wichtig ist, dass die gemein­samen Touch­points gut in das Gesamt­kon­zept der Veran­stal­tung einge­plant werden. Im Veran­stal­tungs­ab­lauf lohnt es mehr Zeit einzu­planen, da es zu tech­ni­schen Verzö­ge­rungen kommen kann, wenn die Online-Teil­nehmer aktiv in das Vorort­ge­schehen inte­griert werden. Darüber hinaus ist es wichtig eine gute Programm­füh­rung zu haben. Wer durch das Programm führt, sollte wissen, dass die beiden Teil­neh­mer­gruppen unter­schied­liche Attendee-Journeys haben und wo sich die beiden Wege der Teil­neh­mer­kreise kreuzen.

 

Key-Findings:

• Gemein­same Touch­points einplanen: Gemein­same Verkös­ti­gungen, Break-Outs, Work­shops und Co.
• Zeit­ab­lauf für Online- und Onsite-Gruppe planen
• Die Verbin­dung von beiden Teil­neh­mer­gruppen kostet Zeit. Achtung tech­ni­sche Verzö­ge­rungen können auftreten.

 

Praxis-Tipp: Ein gemein­sames Wein-Tasting verbindet nicht nur die zwei Teil­neh­mer­gruppen, sondern fördert darüber hinaus das Netz­werken unter­ein­ander über den Austausch hinaus und erwei­tert die multi­sen­suale Ansprache im digi­talen Raum.

 

 

3. Keine Angst vor Neuland

 

Es ist wichtig, keine Angst vor Neuem zu haben und zu wagen, was schief gehen kann. Irren ist mensch­lich, das ist lange bekannt, nur noch nicht bei Events. Neues zu wagen und dabei hinzu­fallen, bedeutet, dass wir aus der Situa­tion lernen können. Viel­leicht funk­tio­nieren Buddy-Programme, die zuvor über Match­ma­king-Tools ausge­lost wurden, sodass ein Paar aus einem Onsite- und einem Online-Teil­neh­menden besteht und sie gemeinsam die Welt eines Events entde­cken können. Aber viel­leicht funk­tio­niert es auch nicht…

 

Key-Findings:

• Keine Angst vor neuen Ideen, Konzepten und Patzern! 

• Menschen mögen es mensch­lich – es muss nicht alles perfekt sein. Zur Not führt es zu einem Lacher, und das verbindet Menschen.

 

Praxis-Tipp: Wenn im Früh­stücks­fern­sehen dem Mode­rator eine Tasse umfällt, lacht das Publikum vor dem Fern­seher und denkt sich „Ach Mensch, denen im Fern­sehen passiert das auch, nicht nur mir.“ Menschen verzeihen Fehler, also müssen Veran­stal­tungen nicht glatt laufen, es darf gelacht werden. Also Mut zu Neuem, wie auch dieser Clip beweist:

 

 

4. Timing ist alles

 

Die Aufmerk­sam­keits­spanne der Veran­stal­tungs­teil­nehmer im digi­talen Raum ist im Gegen­satz zu analogen Events deutlich geringer. Daher hier noch einmal der Hinweis: Eine eins-zu-eins Über­tra­gung eines analogen Events in den digi­talen Raum ist nicht erfolgs­ver­spre­chend. Daher muss das Timing bei Hybriden Events ange­passt werden. Online-Teil­nehmer haben hier die Vorfahrt!

 

Key-Findings:

• Aufmerk­sam­keits­spanne sinkt im digi­talen Raum.
• Das Thema eines Events muss im Raum passend umge­setzt werden. Nun muss der Content für zwei Räume spannend gestaltet werden.
• Insze­nie­rung muss noch stärker im digi­talen Raum genutzt werden.

 

Praxis-Tipp: Vorab eine Attendee-Journey für beide Teil­neh­mer­gruppen erstellen und entscheiden, an welchen Stellen sich die Wege kreuzen und wie lange die Gesamt­dauer der Veran­stal­tung ist. Immer darauf achten, dass die Programm­punkte für die Online-Teil­nehmer nicht zu lange sein dürfen.

 

 

5. Professionalisierung

 

Neue Veran­stal­tungs­for­mate verlangen eine noch stärkere Profes­sio­na­li­sie­rung und eine Auswei­tung der Gewerke bei Veran­stal­tungen. Digi­ta­li­sie­rung von Events hat andere Bedürf­nisse an die Konzep­tion. Neue Talente, wie Multi­me­diale Experten, Sound-Experten, AV- Tech­niker, Regis­seure, Show-Caller, TV-Experten und viele mehr, sind ein großer Erfolgs­faktor, wenn es um die Umset­zung von Hybriden Events geht. Die Event­branche muss zukünftig noch mehr als Quer­schnitts­ma­terie arbeiten, da angren­zende Branchen und deren Wissen zu einer Berei­che­rung für kommende Veran­stal­tungs­for­mate führen. Hier einige Beispiele für Digitale Events, wo dies gut gelungen ist.

 

Key-Findings:

• Think outside of the box. Was machen die Kollegen im Fern­sehen? Was machen Game-Designer? Wie können UX-Designer uns helfen?

• Mehr Menschen – mehr Wissen! Also alle ins Boot holen, neue Ideen ausar­beiten und dabei keine Angst vor Neuem haben.

 

Praxis-Tipp: Die Crews für Veran­stal­tungen müssen erwei­tert werden, also kommen wir in den Austausch mit anderen Branchen, reden wir über Fern­sehen, Shows oder Gaming, erwei­tern unser Netzwerk und suchen das Beste für Veran­stal­tungen aus.

 

 

Fazit: Hybride Events sind Teil der Zukunft

 

Gleich­wer­tige Even­t­er­leb­nisse sowohl für Onsite- als auch für Online-Teil­nehmer sind von beson­derer Bedeu­tung für die Zukunft von Hybriden Marke­ting-Events. Dafür müssen die beiden Teil­neh­mer­kreise bei der Konzi­pie­rung getrennt vonein­ander betrachtet werden, um eine indi­vi­du­elle Veran­stal­tung für beide Seiten zu schaffen. Wünsche, Bedürf­nisse und die Ausgangs­si­tua­tion des Einzelnen müssen in die Planung einbe­zogen werden. Neben einer indi­vi­du­ellen Teil­neh­mer­reise sollen die Teil­neh­menden durch gemein­same Touch­points zum Vernetzen und dem inter­ak­tiven Austausch angeregt werden. Hybride Events werden in der Zukunft ihre Bedeu­tung in der MICE-Branche haben. Aller­dings darf die Branche nicht vor neuen Ideen und neuen Crew-Mitglie­dern zurück­schre­cken. Gemeinsam und mutig können inno­va­tive hybride Events entwi­ckelt werden.

 

DANKE Michèle! Zurzeit ist Michèle übrigens auf Jobsuche für eine 80% Stelle ab Januar 2023 neben ihrem Master im Event-Marke­ting in Chemnitz. Anyone?

 

Wer übrigens noch mehr über die Gestal­tung von Hybride Events entde­cken will, dem empfehle ich mein aktu­elles Buch WHY HOW WOW — What’s Next?!