Hybride Events: 5 Tipps für gleichwertige Erlebnisse

Hybride Events 5 Tipps

Hybride Events: 5 Tipps von Michèle Kreuter // Photo by Evangeline Shaw

 

 

Ich bin Lernender. Deshalb unterstütze ich Studenten. Erfahrung zu teilen hilft mir zu wachsen. Die Erkenntnisse folgender Bachelorarbeit rund um Hybride Events möchte ich euch nicht vorenthalten. Michèle, das ist deine Bühne:

 

2019 habe ich mit meinem Eventmanagementstudium an der Hochschule Fresenius in Wiesbaden begonnen – also kurz vor dem Ausbruch der Corona Pandemie. Zwei Jahre später schreibe ich, immer noch während der Pandemie, meine Bachelorarbeit: „Digitalisierung von Marketing-Events – Entwicklung konkreter Maßnahmen für eine interaktive Verbindung von Veranstaltungsteilnehmern bei Hybriden Events“.

 

Hybride Events dominieren die MICE Branche und mir stellt sich die Frage, wie die Online- und Onsite-Teilnehmer bei Hybriden Events besser verbunden werden und sich beiden Zielgruppen ein gleichwertiges Eventerlebnis darbietet. Aus diesem Grund wollte ich mich damit sowohl wissenschaftlich als auch praxisorientiert in meiner Bachelorarbeit auseinandersetzen mit dem Ziel, konkrete Maßnahmen für die Praxis zu entwickeln.

 

Hier meine 5 Tipps, die dieses Ziel unterstützen:

 

1. Ein Event – zwei Erlebnisse

 

Natürlich gibt es bei einem Hybriden Eventformat am Ende auch nur ein Event; was aber der entscheidende Unterschied zu einem reinem Onsite-Event ist, ist dass es zwei Zuschauergruppen gibt. Innerhalb des Forschungsprozesses zu dieser Bachelorarbeit, vor allem durch die Experteninterviews, wurde die Annahme widerlegt, dass die Verbindung der Veranstaltungsteilnehmer die höchste Priorität hat. Dies ist zumindest nicht über die gesamte Dauer der Veranstaltung erstrebenswert. Die Suche nach passenden Äquivalenten von Onsite-Events für den digitalen Raum kann aufhören. Die Herausforderung besteht darin, beiden unterschiedlichen Teilnehmergruppen ein gleichwertiges Eventerlebnis zu bieten, dabei bedeutet gleichwertig nicht gleich. Vielmehr muss bei der Konzeption von hybriden Events dazu übergegangen werden, zwar ein Event zu planen, aber zwei unterschiedliche auf den jeweiligen Raum angepasste Erlebnisse. Die Konsequenz daraus ist, dass zwangsläufig auch Botschaften auf zwei unterschiedlichen Arten dargeboten werden müssen.

 

Key-Findings:

• Für ein Hybrides Event werden zwei Konzepte benötigt: ein Onsite- und ein Online-Konzept.
• Inhalte müssen für jede Teilnehmergruppe unterschiedlich vorbereitet, aufbereitet und dargestellt werden.

 

Praxis-Tipp: Hybride Events bestehen aus zwei Erlebnissen. Ein Raum für Onsite-Teilnehmende, ein digitaler Raum für Online-Teilnehmende. Analoger Content vs. Digitaler Content. Physische vs. Digitale Attendee-Journey. Analoger vs. Digitaler Content. Demnach müssen im Vorfeld zu einem Hybriden Event zwei Veranstaltungen geplant werden, in denen nicht nur der Content, sondern das ganze Erlebnis an die Teilnehmenden angepasst werden muss. Also erst die einzelne Planung, danach die Verbindung der zwei Konzepte.

 

Hier eine gute Zusammenfassung, worauf es bei der Konzeption von Hybride Events ankommt:

 

 

2. Zeit zu zweit

 

Die dauerhafte Verbindung beider Veranstaltungsteilnehmergruppen ist nicht erstrebenswert. Dennoch gilt es „Zeit zu zweit“ zu schaffen, damit alle Teilnehmenden gemeinsam in Interaktion treten können und ein Gemeinschaftsgefühl entsteht. Wichtig ist, dass die gemeinsamen Touchpoints gut in das Gesamtkonzept der Veranstaltung eingeplant werden. Im Veranstaltungsablauf lohnt es mehr Zeit einzuplanen, da es zu technischen Verzögerungen kommen kann, wenn die Online-Teilnehmer aktiv in das Vorortgeschehen integriert werden. Darüber hinaus ist es wichtig eine gute Programmführung zu haben. Wer durch das Programm führt, sollte wissen, dass die beiden Teilnehmergruppen unterschiedliche Attendee-Journeys haben und wo sich die beiden Wege der Teilnehmerkreise kreuzen.

 

Key-Findings:

• Gemeinsame Touchpoints einplanen: Gemeinsame Verköstigungen, Break-Outs, Workshops und Co.
• Zeitablauf für Online- und Onsite-Gruppe planen
• Die Verbindung von beiden Teilnehmergruppen kostet Zeit. Achtung technische Verzögerungen können auftreten.

 

Praxis-Tipp: Ein gemeinsames Wein-Tasting verbindet nicht nur die zwei Teilnehmergruppen, sondern fördert darüber hinaus das Netzwerken untereinander über den Austausch hinaus und erweitert die multisensuale Ansprache im digitalen Raum.

 

 

3. Keine Angst vor Neuland

 

Es ist wichtig, keine Angst vor Neuem zu haben und zu wagen, was schief gehen kann. Irren ist menschlich, das ist lange bekannt, nur noch nicht bei Events. Neues zu wagen und dabei hinzufallen, bedeutet, dass wir aus der Situation lernen können. Vielleicht funktionieren Buddy-Programme, die zuvor über Matchmaking-Tools ausgelost wurden, sodass ein Paar aus einem Onsite- und einem Online-Teilnehmenden besteht und sie gemeinsam die Welt eines Events entdecken können. Aber vielleicht funktioniert es auch nicht…

 

Key-Findings:

• Keine Angst vor neuen Ideen, Konzepten und Patzern!

• Menschen mögen es menschlich – es muss nicht alles perfekt sein. Zur Not führt es zu einem Lacher, und das verbindet Menschen.

 

Praxis-Tipp: Wenn im Frühstücksfernsehen dem Moderator eine Tasse umfällt, lacht das Publikum vor dem Fernseher und denkt sich „Ach Mensch, denen im Fernsehen passiert das auch, nicht nur mir.“ Menschen verzeihen Fehler, also müssen Veranstaltungen nicht glatt laufen, es darf gelacht werden. Also Mut zu Neuem, wie auch dieser Clip beweist:

 

 

4. Timing ist alles

 

Die Aufmerksamkeitsspanne der Veranstaltungsteilnehmer im digitalen Raum ist im Gegensatz zu analogen Events deutlich geringer. Daher hier noch einmal der Hinweis: Eine eins-zu-eins Übertragung eines analogen Events in den digitalen Raum ist nicht erfolgsversprechend. Daher muss das Timing bei Hybriden Events angepasst werden. Online-Teilnehmer haben hier die Vorfahrt!

 

Key-Findings:

• Aufmerksamkeitsspanne sinkt im digitalen Raum.
• Das Thema eines Events muss im Raum passend umgesetzt werden. Nun muss der Content für zwei Räume spannend gestaltet werden.
• Inszenierung muss noch stärker im digitalen Raum genutzt werden.

 

Praxis-Tipp: Vorab eine Attendee-Journey für beide Teilnehmergruppen erstellen und entscheiden, an welchen Stellen sich die Wege kreuzen und wie lange die Gesamtdauer der Veranstaltung ist. Immer darauf achten, dass die Programmpunkte für die Online-Teilnehmer nicht zu lange sein dürfen.

 

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5. Professionalisierung

 

Neue Veranstaltungsformate verlangen eine noch stärkere Professionalisierung und eine Ausweitung der Gewerke bei Veranstaltungen. Digitalisierung von Events hat andere Bedürfnisse an die Konzeption. Neue Talente, wie Multimediale Experten, Sound-Experten, AV- Techniker, Regisseure, Show-Caller, TV-Experten und viele mehr, sind ein großer Erfolgsfaktor, wenn es um die Umsetzung von Hybriden Events geht. Die Eventbranche muss zukünftig noch mehr als Querschnittsmaterie arbeiten, da angrenzende Branchen und deren Wissen zu einer Bereicherung für kommende Veranstaltungsformate führen. Hier einige Beispiele für Digitale Events, wo dies gut gelungen ist.

 

Key-Findings:

• Think outside of the box. Was machen die Kollegen im Fernsehen? Was machen Game-Designer? Wie können UX-Designer uns helfen?

• Mehr Menschen – mehr Wissen! Also alle ins Boot holen, neue Ideen ausarbeiten und dabei keine Angst vor Neuem haben.

 

Praxis-Tipp: Die Crews für Veranstaltungen müssen erweitert werden, also kommen wir in den Austausch mit anderen Branchen, reden wir über Fernsehen, Shows oder Gaming, erweitern unser Netzwerk und suchen das Beste für Veranstaltungen aus.

 

 

Fazit: Hybride Events sind Teil der Zukunft

 

Gleichwertige Eventerlebnisse sowohl für Onsite- als auch für Online-Teilnehmer sind von besonderer Bedeutung für die Zukunft von Hybriden Marketing-Events. Dafür müssen die beiden Teilnehmerkreise bei der Konzipierung getrennt voneinander betrachtet werden, um eine individuelle Veranstaltung für beide Seiten zu schaffen. Wünsche, Bedürfnisse und die Ausgangssituation des Einzelnen müssen in die Planung einbezogen werden. Neben einer individuellen Teilnehmerreise sollen die Teilnehmenden durch gemeinsame Touchpoints zum Vernetzen und dem interaktiven Austausch angeregt werden. Hybride Events werden in der Zukunft ihre Bedeutung in der MICE-Branche haben. Allerdings darf die Branche nicht vor neuen Ideen und neuen Crew-Mitgliedern zurückschrecken. Gemeinsam und mutig können innovative hybride Events entwickelt werden.

 

DANKE Michèle! Zurzeit ist Michèle übrigens auf Jobsuche für eine 80% Stelle ab Januar 2023 neben ihrem Master im Event-Marketing in Chemnitz. Anyone?

 

Wer übrigens noch mehr über die Gestaltung von Hybride Events entdecken will, dem empfehle ich mein aktuelles Buch WHY HOW WOW – What’s Next?! 

 

 

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