Technikbriefing: Worauf es in der Zusammenarbeit ankommt // Teil 2/3

8. Juli 2015

Technikbriefing Eventagentur Technische Planung

Tech­nik­brie­fing: Worauf kommt es bei der Tech­nik­be­stel­lung an, damit sich das Event-Ergebnis sehen lässt?!

 

 

Events sind dann erfolg­reich, wenn Logistik und Idee zusammen spielen.

Nach den Faktoren für ein gutes Agentur-Briefing hier Teil 2 in der Serie Brie­fingkultur.

 

Zusam­men­spiel ist auch das Stich­wort wenn es um die notwen­dige Technik geht. Damit die passenden Elemente vor Ort ankommen, bedarf es eines guten Tech­nik­brie­fings. Dabei sprechen Agentur, Technik-Dienst­­leister und Kunde oftmals in unter­schied­li­chen Sprachen. Wie das “perfekte” Tech­nik­brie­fing aussieht, das habe ich den tech­ni­schen Planer Jens Labu­schewski gefragt.

 

 

Technikbriefing: Auf das Zusammenspiel kommt es an…

 

Das Zusam­men­spiel zwischen Kreation, Konzept und Technik beginnt natür­lich mit einem ersten Briefing, kann aber nur durch eine inten­sive, offene und vertrau­ens­volle Zusam­men­ar­beit perfekt werden. Ein gutes Ergebnis wächst aus dem Prozess und nicht aus dem Einzel­er­eignis. Jeder Betei­ligte kann und muss im Team Input aus seiner persön­li­chen und profes­sio­nellen Sicht liefern. Jedes Detail kann wichtig sein oder es später werden.

 

Versucht man diesen Prozess wie einen Staf­fel­lauf getreu dem Motto: „Mein Teil ist erledigt, jetzt bist Du dran…“ durch­zu­führen, besteht die Gefahr, in kleinen Schritten immer weiter vom Kurs abzu­wei­chen ohne es zu bemerken. Am Ende kommt dabei eine Veran­stal­tung heraus, die womög­lich hand­werk­lich solide umge­setzt ist, die es aber nicht schafft, eine nach­voll­zieh­bare Story zu liefern.

 

 

Crossed Disciplines – übergeordnete Betrachtung aller Bedürfnisse

 

Welchen Planer man zu welchem Zeit­punkt ins Team holt hängt sehr vom Projekt ab. Einen Setde­si­gner kann man durchaus in einer Pitch­phase schon hinzu­ziehen um krea­tiven Input zu erhalten. Eine Fach­pla­nung der Ener­gie­ver­sor­gung wäre zu diesem Zeit­punkt über­zogen. Die Zusam­men­ar­beit mit einem Tech­ni­schen Leiter kann hingegen nicht früh genug beginnen.

 

Crossed Disci­plines steht hierbei für eine über­ge­ord­nete Betrach­tung von tech­ni­schen und bauli­chen Bedürf­nissen. Anders als bei der Fach­pla­nung einzelner Gewerke gilt unser Augen­merk dem Construc­tion Manage­ment, also der Schnitt­stel­len­ko­or­di­na­tion, die das reibungs­lose Zusam­men­spiel komplexer Einzel­pla­nungen erst ermöglicht.

 

 

Was für den Planer wichtig ist:

1) Erzählt uns alles, was Ihr euch denkt und vor allem alles, was Ihr dem Kunden erzählt habt.
2) Lasst uns gemeinsam Umset­zungs­ideen disku­tieren, entwi­ckeln und vervollständigen.
3) Seit konkret bei den Ideen, aber offen bei den Lösungs­an­sätzen. Alter­na­tive Tech­nik­an­sätze können sinnvoll sein, sind aber schwer umsetzbar, wenn beim Kunden schon eine sehr konkrete Erwar­tungs­hal­tung geweckt wurde.
4) Passt bei der Auswahl der Location auf, nicht nur eure Gäste brauchen Platz.

 

 

Neben den Schnitt­stellen im eigenen Team ist in einer frühen Phase die Wahl der Location von entschei­dender Bedeu­tung. Wenn es hier aus tech­ni­scher und logis­ti­scher Sicht schon Diskre­panzen zwischen dem Konzept und den Möglich­keiten vor Ort gibt steht man vor Heraus­for­de­rungen, die vermeidbar sein können. Bei einer Umset­zung baulich nicht „mit“ sondern „gegen“ eine Location arbeiten zu müssen kann nur dann ein befrie­di­gendes Ergebnis liefern, wenn man unver­hält­nis­mäßig viel Zeit, Energie und natür­lich Geld investiert.

 

Die Auswahl der ausfüh­renden Dienst­leister geschieht häufig über eine Ausschrei­bung, die projekt­ab­hängig sehr unter­schied­li­chen Anfor­de­rungen unter­liegt. Neben gesetz­li­chen Bestim­mungen können hier beispiels­weise auch Vorgaben der Einkaufs­ab­tei­lung des jewei­ligen Endkunden maßgeb­lich sein. Ausschrei­bungs­un­ter­lagen sollten auf einem weit fort­ge­schrit­tenen Planungs­stand basieren und möglichst präzise alle notwen­digen Infor­ma­tionen liefern, damit die Dienst­leister ihr Angebot sauber kalku­lieren können. Das bedeutet, dass wichtige Details nicht im Klein­ge­druckten verschwinden, aber auch, dass eine ausrei­chende Bear­bei­tungs­zeit gewährt wird.

 

 

Was für die Ausschreibung wichtig ist:

1) Prüft sehr genau, welche Ausschrei­bungs­re­geln für euch gelten. Sobald die VOB oder die VOL ins Spiel kommen werden die Forma­li­täten deutlich kompli­zierter. (Relevant sobald öffent­liche Auftrag­geber oder Förder­gelder eine Rolle spielen.)
2) Stellt klare Regeln und Vorbe­mer­kungen auf, aber über­frachtet sie nicht.
3) Schreibt erst aus, nachdem Ihr geplant habt und beschreibt, was Ihr wirklich braucht. Umfas­sende Ände­rungen sowie Mehrungen und Minde­rungen, insbe­son­dere nach der Vergabe, sind nicht unbe­dingt ein Zeichen für strin­gente Planung.
4) Gebt den Dienst­leis­tern Zeit zu kalku­lieren. Geschätzte Zahlen helfen weder euerm Budget, noch dem Dienst­leister und schon gar nicht dem Projekt. Der Satz „Scheiße, wir haben den Job bekommen…“ fällt öfter als man denkt und ist häufig genau so gemeint.

 

 

Bei der Auswer­tung der Angebote ist dann nicht zwingend der vermeint­liche Gesamt­preis ausschlag­ge­bend. Es muss sehr genau unter­sucht werden, ob die ange­bo­tenen Leis­tungen voll­ständig und quali­tativ akzep­tabel sind. Auch abseh­bare Ände­rungen am Konzept sollten vor einer Vergabe auf die Auswir­kungen beim Preis unter­sucht werden.

 

In der Praxis erlebt man hier durchaus Über­ra­schungen. Die im jewei­ligen Projekt ausschlag­ge­benden Details können sehr unter­schied­lich sein, allge­mein gültig kann man aber sagen: Geht man fair mit den Dienst­leis­tern um hat man eine gute Chance, ein hohes Maß an Service zu erfahren. Verhan­delt man (zu) hart nach wird man hingegen für die Unge­nau­ig­keiten in der Ausschrei­bung oder etwaige Ände­rungen teuer bezahlen müssen.

 

 

Was für die Auswertung wichtig ist:

1) Unten rechts steht ein erstes Indiz, danach kommt viel Detail­ar­beit. Prüft genau und rechnet nach. Verbind­lich sind in der Regel Einzel­preise. Berech­nungs­fehler in Tabel­len­blät­tern liegen dann im Risiko des Ausschreibenden.
2) Ist alles komplett? Habt Ihr das Gefühl, dass der Bieter die Ausschrei­bung konzen­triert bear­beitet hat? Manchmal ist der Bieter, der viele und gute Rück­fragen hatte auf dem besseren Weg als der vermeint­lich günstigste.
3) Prüft sehr genau, ob und auf welcher Basis Ihr in der Nach­ver­hand­lung pauscha­lieren wollt (wenn recht­lich möglich), oder ob ein prozen­tualer oder abso­luter Rabatt auf bestimmte Posi­tionen mehr Sinn macht. Eine Pauschale ist verlo­ckend für die Projekt­kal­ku­la­tion, macht aber die trans­pa­rente Abrech­nung von Mehr­leis­tungen oder Ände­rungen deutlich kompli­zierter. Und irgendwas ist bekannt­lich immer…
4) Nehmt unter Betrach­tung aller Aspekte das WIRT­SCHAFT­LICHSTE Angebot an – das ist nicht unbe­dingt das billigste.

 

 

Fazit: Fand die Veranstaltung statt oder hat sie eine Story erzählt?!

 

Natür­lich kann es anstren­gend sein, wenn Designer und Planer auf ihre mitunter kreative, nerdige oder penible Art schon früh­zeitig jedes Detail hinter­fragen und manches Mal Ideen äußern, die auf den ersten Blick über­zogen oder unrea­lis­tisch wirken. Hier bedarf es dann einer guten Tech­ni­schen Leitung, die alle Details koor­di­niert und zu einem Gesamt­bild zusam­men­fügt. Im Endergebnis kann aber nur die unnach­gie­bige Detail­ver­liebt­heit aller Betei­ligten in der Konzep­tion und Planung die letzten fünf Prozent aus der Veran­stal­tung heraus­kit­zeln. Und mehr ist es häufig nicht, was zwischen     „Die Veran­stal­tung fand statt.“     oder     „Die Veran­stal­tung hat eine Story erzählt.“     steht.

 

 

Jens Labuschewski technischer Planer Event Technikbriefing Jens Labu­schewski ist seit 20 Jahren im Event­be­reich tätig. Er leitet das Inge­nieur Planungs­büro für Event Construc­tion Manage­ment (Crossed Disci­plines), ist als Dozent tätig und enga­giert sich im Prüfungs­wesen. Neben der Weiter­bil­dung zum Meister für Veran­stal­tungs­technik absol­vierte er ein Studium zum Dipl.-Ing. an der TU Dortmund, Abschluss als Bauin­ge­nieur mit Schwer­punkt auf Prozess­ma­nage­ment, Bauor­ga­ni­sa­tion und Baurecht. In der Planung ist er penibel und detail­ver­liebt, in der Umset­zung bekannt für Konzen­tra­tion und Gelas­sen­heit bei der Zusammenarbeit.

 

 

Hier geht es zum Teil 3: Bessere Agen­tur­be­ra­tung im Eventmarketing

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