Technikbriefing: Worauf es in der Zusammenarbeit ankommt // Teil 2/3

Technikbriefing Eventagentur Technische Planung

Technikbriefing: Worauf kommt es bei der Technikbestellung an, damit sich das Event-Ergebnis sehen lässt?!

 

 

Events sind dann erfolgreich, wenn Logistik und Idee zusammen spielen.

Nach den Faktoren für ein gutes Agentur-Briefing hier Teil 2 in der Serie Briefingkultur.

 

Zusammenspiel ist auch das Stichwort wenn es um die notwendige Technik geht. Damit die passenden Elemente vor Ort ankommen, bedarf es eines guten Technikbriefings. Dabei sprechen Agentur, Technik-Dienstleister und Kunde oftmals in unterschiedlichen Sprachen. Wie das „perfekte“ Technikbriefing aussieht, das habe ich den technischen Planer Jens Labuschewski gefragt.

 

 

Technikbriefing: Auf das Zusammenspiel kommt es an…

 

Das Zusammenspiel zwischen Kreation, Konzept und Technik beginnt natürlich mit einem ersten Briefing, kann aber nur durch eine intensive, offene und vertrauensvolle Zusammenarbeit perfekt werden. Ein gutes Ergebnis wächst aus dem Prozess und nicht aus dem Einzelereignis. Jeder Beteiligte kann und muss im Team Input aus seiner persönlichen und professionellen Sicht liefern. Jedes Detail kann wichtig sein oder es später werden.

 

Versucht man diesen Prozess wie einen Staffellauf getreu dem Motto: „Mein Teil ist erledigt, jetzt bist Du dran…“ durchzuführen, besteht die Gefahr, in kleinen Schritten immer weiter vom Kurs abzuweichen ohne es zu bemerken. Am Ende kommt dabei eine Veranstaltung heraus, die womöglich handwerklich solide umgesetzt ist, die es aber nicht schafft, eine nachvollziehbare Story zu liefern.

 

 

Crossed Disciplines – übergeordnete Betrachtung aller Bedürfnisse

 

Welchen Planer man zu welchem Zeitpunkt ins Team holt hängt sehr vom Projekt ab. Einen Setdesigner kann man durchaus in einer Pitchphase schon hinzuziehen um kreativen Input zu erhalten. Eine Fachplanung der Energieversorgung wäre zu diesem Zeitpunkt überzogen. Die Zusammenarbeit mit einem Technischen Leiter kann hingegen nicht früh genug beginnen.

 

Crossed Disciplines steht hierbei für eine übergeordnete Betrachtung von technischen und baulichen Bedürfnissen. Anders als bei der Fachplanung einzelner Gewerke gilt unser Augenmerk dem Construction Management, also der Schnittstellenkoordination, die das reibungslose Zusammenspiel komplexer Einzelplanungen erst ermöglicht.

 

 

Was für den Planer wichtig ist:

1) Erzählt uns alles, was Ihr euch denkt und vor allem alles, was Ihr dem Kunden erzählt habt.
2) Lasst uns gemeinsam Umsetzungsideen diskutieren, entwickeln und vervollständigen.
3) Seit konkret bei den Ideen, aber offen bei den Lösungsansätzen. Alternative Technikansätze können sinnvoll sein, sind aber schwer umsetzbar, wenn beim Kunden schon eine sehr konkrete Erwartungshaltung geweckt wurde.
4) Passt bei der Auswahl der Location auf, nicht nur eure Gäste brauchen Platz.

 

 

Neben den Schnittstellen im eigenen Team ist in einer frühen Phase die Wahl der Location von entscheidender Bedeutung. Wenn es hier aus technischer und logistischer Sicht schon Diskrepanzen zwischen dem Konzept und den Möglichkeiten vor Ort gibt steht man vor Herausforderungen, die vermeidbar sein können. Bei einer Umsetzung baulich nicht „mit“ sondern „gegen“ eine Location arbeiten zu müssen kann nur dann ein befriedigendes Ergebnis liefern, wenn man unverhältnismäßig viel Zeit, Energie und natürlich Geld investiert.

 

Die Auswahl der ausführenden Dienstleister geschieht häufig über eine Ausschreibung, die projektabhängig sehr unterschiedlichen Anforderungen unterliegt. Neben gesetzlichen Bestimmungen können hier beispielsweise auch Vorgaben der Einkaufsabteilung des jeweiligen Endkunden maßgeblich sein. Ausschreibungsunterlagen sollten auf einem weit fortgeschrittenen Planungsstand basieren und möglichst präzise alle notwendigen Informationen liefern, damit die Dienstleister ihr Angebot sauber kalkulieren können. Das bedeutet, dass wichtige Details nicht im Kleingedruckten verschwinden, aber auch, dass eine ausreichende Bearbeitungszeit gewährt wird.

 

 

Was für die Ausschreibung wichtig ist:

1) Prüft sehr genau, welche Ausschreibungsregeln für euch gelten. Sobald die VOB oder die VOL ins Spiel kommen werden die Formalitäten deutlich komplizierter. (Relevant sobald öffentliche Auftraggeber oder Fördergelder eine Rolle spielen.)
2) Stellt klare Regeln und Vorbemerkungen auf, aber überfrachtet sie nicht.
3) Schreibt erst aus, nachdem Ihr geplant habt und beschreibt, was Ihr wirklich braucht. Umfassende Änderungen sowie Mehrungen und Minderungen, insbesondere nach der Vergabe, sind nicht unbedingt ein Zeichen für stringente Planung.
4) Gebt den Dienstleistern Zeit zu kalkulieren. Geschätzte Zahlen helfen weder euerm Budget, noch dem Dienstleister und schon gar nicht dem Projekt. Der Satz „Scheiße, wir haben den Job bekommen…“ fällt öfter als man denkt und ist häufig genau so gemeint.

 

 

Bei der Auswertung der Angebote ist dann nicht zwingend der vermeintliche Gesamtpreis ausschlaggebend. Es muss sehr genau untersucht werden, ob die angebotenen Leistungen vollständig und qualitativ akzeptabel sind. Auch absehbare Änderungen am Konzept sollten vor einer Vergabe auf die Auswirkungen beim Preis untersucht werden.

 

In der Praxis erlebt man hier durchaus Überraschungen. Die im jeweiligen Projekt ausschlaggebenden Details können sehr unterschiedlich sein, allgemein gültig kann man aber sagen: Geht man fair mit den Dienstleistern um hat man eine gute Chance, ein hohes Maß an Service zu erfahren. Verhandelt man (zu) hart nach wird man hingegen für die Ungenauigkeiten in der Ausschreibung oder etwaige Änderungen teuer bezahlen müssen.

 

 

Was für die Auswertung wichtig ist:

1) Unten rechts steht ein erstes Indiz, danach kommt viel Detailarbeit. Prüft genau und rechnet nach. Verbindlich sind in der Regel Einzelpreise. Berechnungsfehler in Tabellenblättern liegen dann im Risiko des Ausschreibenden.
2) Ist alles komplett? Habt Ihr das Gefühl, dass der Bieter die Ausschreibung konzentriert bearbeitet hat? Manchmal ist der Bieter, der viele und gute Rückfragen hatte auf dem besseren Weg als der vermeintlich günstigste.
3) Prüft sehr genau, ob und auf welcher Basis Ihr in der Nachverhandlung pauschalieren wollt (wenn rechtlich möglich), oder ob ein prozentualer oder absoluter Rabatt auf bestimmte Positionen mehr Sinn macht. Eine Pauschale ist verlockend für die Projektkalkulation, macht aber die transparente Abrechnung von Mehrleistungen oder Änderungen deutlich komplizierter. Und irgendwas ist bekanntlich immer…
4) Nehmt unter Betrachtung aller Aspekte das WIRTSCHAFTLICHSTE Angebot an – das ist nicht unbedingt das billigste.

 

 

Fazit: Fand die Veranstaltung statt oder hat sie eine Story erzählt?!

 

Natürlich kann es anstrengend sein, wenn Designer und Planer auf ihre mitunter kreative, nerdige oder penible Art schon frühzeitig jedes Detail hinterfragen und manches Mal Ideen äußern, die auf den ersten Blick überzogen oder unrealistisch wirken. Hier bedarf es dann einer guten Technischen Leitung, die alle Details koordiniert und zu einem Gesamtbild zusammenfügt. Im Endergebnis kann aber nur die unnachgiebige Detailverliebtheit aller Beteiligten in der Konzeption und Planung die letzten fünf Prozent aus der Veranstaltung herauskitzeln. Und mehr ist es häufig nicht, was zwischen     „Die Veranstaltung fand statt.“     oder     „Die Veranstaltung hat eine Story erzählt.“     steht.

 

 

Jens Labuschewski technischer Planer Event Technikbriefing Jens Labuschewski ist seit 20 Jahren im Eventbereich tätig. Er leitet das Ingenieur Planungsbüro für Event Construction Management (Crossed Disciplines), ist als Dozent tätig und engagiert sich im Prüfungswesen. Neben der Weiterbildung zum Meister für Veranstaltungstechnik absolvierte er ein Studium zum Dipl.-Ing. an der TU Dortmund, Abschluss als Bauingenieur mit Schwerpunkt auf Prozessmanagement, Bauorganisation und Baurecht. In der Planung ist er penibel und detailverliebt, in der Umsetzung bekannt für Konzentration und Gelassenheit bei der Zusammenarbeit.

 

 

Hier geht es zum Teil 3: Bessere Agenturberatung im Eventmarketing

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