5 Fragen zum Veranstaltungskonzept // Nützliche Tipps — Teil 1

Veran­stal­tungs­kon­zept — worauf kommt es an? // Foto: André Wirsig

 

 

Vor einigen Wochen erhielt ich eine Mail mit 10 Fragen an ein Veran­stal­tungs­kon­zept. Die Leiterin Veran­stal­tungs­ma­nage­ment in einer unter­neh­mens­ver­bun­denen Stiftung hatte die Anfrage, wie sie ihre Vielzahl von inhouse Veran­stal­tungen einfach mal neu und anders gestalten kann.

 

Ich bin mir sicher, dass vielen weiteren Verant­wort­li­chen ähnliche Fragen zum Veran­stal­tungs­kon­zept unter den Nägeln brennen. Die gestellten Fragen nehme ich zum Anlass auf diesem Wege ohne Anspruch auf abschlie­ßende Voll­stän­dig­keit zu beant­worten. Mein Blogpost zu den Kern­ele­menten der Veran­stal­tungs­kon­zep­tion könnte ebenso von Inter­esse sein wie der zweite Teil.

 

Im Zentrum steht die Frage: Was wollen wir, wen wollen wir errei­chen, kann ich es bezahlen?

 

 

“Die Qualität einer Veran­stal­tung ist immer abhängig von der Qualität der Fragestellungen.”

 Cristián Gálvez

 

 

1. Vor der Veranstaltung (VA), während der VA, nach der VA: Worauf kommt es beim Veranstaltungskonzept an?

 

Es sollte immer darauf geachtet werden, dass so weit wie möglich nach Projek­t­­ma­­na­g­­ment-Stan­­dards gear­beitet wird. Das heißt beispiels­weise regel­mä­ßige Team-Meetings, struk­tu­rierte Kommu­ni­ka­tion (Status Updates), ganz wichtig: ein Orga­ni­gramm (Verant­wor­tung sowie Kommu­ni­ka­ti­ons­wege: wer macht was im Projekt und wer berichtet an wen) sowie klare Freigabeprozesse.

 

In der Planungs­phase sollten als erstes Ziele defi­niert werden, bevor man anfängt zu orga­ni­sieren. Oft hat man erste Ideen und entwi­ckelt dann hinterher erst die Ziele — dabei sollte man immer vom Ende her denken, ergo klare und messbare Ziele fest­legen, die man dann anvi­sieren kann. Es mag sinnvoll sein neben dem Haupt­ziel, nämlich das Unter­nehmen / die Orga­ni­sa­tion und ihre Kern­bot­schaft authen­tisch und kommu­ni­kativ ‘auf die Bühne’ zu bringen, weitere Unter­ziele fest­zu­legen. Im Projekt­ver­lauf müssen diese Ziele immer wieder betrachtet werden, ob sie noch ‘richtig’ sind, denn oft genug verän­dern sich während der Planung die Ziele – seitens Kunden, der Mach­bar­keit oder durch das Thema an sich.

 

Ganz wichtig sind stan­da­ri­sierte Check­listen (Inhalte, Präsen­ta­tionen, Redner, Orga­ni­sa­tion, Abläufe, Technik), die immer wieder aktua­li­siert werden. Defi­nitiv NICHT Einzel­listen führen, die immer wieder zusam­men­ge­fügt werden müssen, da dort die höchste Fehler­quote entsteht. Bei großen Projekten inklu­sive Travel­ma­nage­ment und Logistik ist eine Daten­bank­lö­sung angebracht.

 

Weiterhin empfehle ich neben den Planungs­treffen auch ein Gewer­ke­mee­ting mit allen Verant­wort­li­chen an einem Tisch bevor es zur Veran­stal­tung geht. Dabei können auf direktem Wege schnell Lösungen für Probleme (ob bekannt oder erst auftau­chend) gefunden werden. Vor Ort gehört natür­lich eine Regie­be­spre­chung bzgl. des Ablaufs einer Veran­stal­tung mit allen Betei­ligten vor Ort dazu. Ganz wichtig: am Ende das Feiern nicht verpassen (Wert­schät­zung zeigen).

 

 

2. Dramaturgie des Veranstaltungkonzept (Grundsätze, verschiedene Formate)

 

In Analogie zum Theater sollte jedes Event in drei Akten konzi­piert werden: Anfang, Mitte und Ende. Wenn man den Span­nungs­bogen weiter spannt, dann beginnt die Drama­turgie bei der Einla­dung zum Event und endet mit dem follow up. Also Vor- und Nach­kom­mu­ni­ka­tion beachten: ein Dankes­mail im Nachgang ist kein drama­tur­gi­scher Schluss. Es sollte Zwischensteps geben, Reminder, womög­lich auch noch vorab ein ‘Handout’ versenden, im Nachgang auf jeden Fall noch so etwas wie Foto­album oder Video zuschicken.

 

Generell zur Dama­turgie: ich bin ein Fan des ‘roten Faden’, der verbin­dende Rahmen für die Kommu­ni­ka­tion, den Inhalt, die Methoden, die Medien, den Ablauf, die Orga­ni­sa­tion, die Dekroa­tion und das logis­ti­sche Umfeld — also alles aus einem Guss zu konzi­pieren. Weitere Frage­stel­lungen: Was ist mein Anfang und was soll am Ende raus­kommen? Wie kann ich die Elemente anein­an­der­binden, so dass es eine Geschichte erzählt und dass Leute in den Pausen darüber ins Gespräch kommen können…

 

Ansonsten: Routine verlassen, Quer­denken, Wende­punkte schaffen – dazu muss man sich Freiraum schaffen. Man muss aber nicht nur ‘Quer­denken’ manchmal passt das gar nicht zum Kunden / Thema. Es gibt auch Kunden, die mit Quer­denken gar nicht klar kommen oder Themen, die klar und ‘eher klas­sisch’ umge­setzt werden müssen, denn ein Event ist nicht nur des Events wegen zu gestalten, sondern um eine Idee zu trans­por­tieren. Grund­sätz­lich sollte man Kunden davon über­zeugen, dass man auch ‘mal etwas anders’ machen kann, doch sollte man die Teil­nehmer auch berück­sich­tigen, denn wenn die mit dem Event ’nichts anfangen’ können, macht es keinen Sinn.

 

Folgend noch einige Stich­punkte (s. auch Cristián Gálvez), weiter­füh­rende Links ganz unten:

• Akteure so anein­an­der­reihen, dass Infor­ma­tionen aufein­ander aufbauen

• Prin­zi­pien der Helden­reise & Drama­turgie beachten

• Psycho­logie: Lust­ge­winn & Schmerz­ver­mei­dung durch Sicher­heit, Selbst­wert, Bindung

• A.V.E.: akti­vie­rend, verar­bei­tungs­er­leich­ternd, erinnerungsverstärkend

• Multi­sen­sual: alle Sinne anspre­chen (Erin­ne­rung steigt, umso mehr Sinne ange­spro­chen werden)

• inter­ak­tive Methoden bewirken nach­hal­tige Erleb­nisse und erhöhen die Motivation

• mit vertrauten Bild­welten der Zuhörer arbeiten, die dem Kommu­ni­ka­ti­ons­ziel dienen

• Krea­ti­vität ist Profes­sion, Handwerk, Technik

• künst­le­ri­sche Elemente eröffnen neue Blick­winkel für das Thema

• late­rales Denken – kreative Sprünge – asso­ziativ verknüpfen – ever­y­thing is a remix

• Elemente: Musiken & Auftritts­mu­siken, Licht­stim­mungen, Bilder & Medien (Opening­film etc.), Theater & Tanz, Redner, Bühne / Raum / Ausstattung

 

 

“Es gibt viele Wege zum Kunden, aber nur einen direkten. Events schaffen neue Lebens­wirk­lich­keiten. Events sind verdich­tete Momente, die einer durch­dachten Drama­turgie folgen.”

 Cristián Gálvez

 

 

3. Was macht einen guten VA-Ablauf aus?

 

Spontane Asso­zia­tionen: Reduk­tion auf das Wesent­liche (weniger ist mehr), Mehrwert bieten, Ablauf reibungs- bzw. fehlerlos über die Bühne bringen, Inhalte / Botschaften auf den Punkt bringen ohne zu lang­weilen, uner­war­tete Wendungen & Über­ra­schungen, Inter­ak­tion mit Publikum -> Zuschauer zu Betei­ligten machen, Reiz / Lust­ge­winn / Akti­vität fördern, Ziel­gruppe inner­lich bewegen, Ener­gie­ma­nage­ment hinter­fragen: wo ’schalten’ Besucher im Verlauf ab?

 

Unbe­dingt mit den Leer­läufen wie Pausen, Über­gängen, Lauf­wegen spielen (damit ist nicht gemeint, diese voll­zu­pa­cken, sondern sie bewusst einzu­setzen). Hier sollte man mit dem Unter­be­wusst­sein arbeiten, z.B. man sieht das Thema noch auf Screen, Aufstel­lern, Ausle­gern, Servi­etten etc. Es regt an, sich über das Thema auch bei einem Kaffee zu unter­halten, weitere Gedanken aufzu­nehmen und somit auch zu vertiefen.  Die Besucher müssen das Gesehene auch irgend­wann verar­beiten können, damit es besser hängen bleibt. In einer guten Veran­stal­tung ist immer auch etwas Inter­ak­tives / Hapti­sches / Erleb­nis­ori­en­tiertes enthalten — daran kann man sich besser erinnern. Inter­ak­tive Termi­nals bieten sich z. B. an, da man selber entscheiden kann, ob man das nutzen will und wie intensiv. Etwas Krea­tives zu erar­beiten, was man mit ’nach Hause’ nimmt ist immer toll, denn dort wird sofort gefragt, was ist das / was hat das zu bedeuten, der Teil­nehmer erklärt die Kern­in­halte und beschäf­tigt sich somit auch im Nachgang noch einmal mit dem Thema.

 

Um die Aufmerk­sam­keit aufrecht zu halten könnte man u.a. auch mit einem Duft­ma­nage­ment arbeiten in den Veran­stal­tungs­räumen. Weiterhin immer wieder kleine ‘Einlagen’, die die Teil­nehmer ‘wach’ werden lassen. Beim Catering sollte auch immer darauf geachtet werden, dass die Menüs so ausge­ar­beitet werden, dass es leicht und nicht belas­tend ist. Weiterhin kleine Frucht­s­nacks für zwischen­durch und ’natür­liche Ener­gie­drinks’. Es gibt von Ernäh­rungs­in­sti­tuten Hilfen zu dem Thema.

 

 

4. Gibt es Do’s und Don’ts beim Veranstaltungskonzept / Ablauf?

 

Do’s ganz wichtig: Schnit­t­stellen-Kommu­­ni­­ka­­tion — hier geht am ehesten mal was verloren (Aufgabe des Projekt­lei­ters), klare deadline (Annah­me­schluß für Ände­rungen), Planung & Kommu­ni­ka­tion ist 3/4 der Miete, verschenke Wert­schät­zung – an Mitar­beiter wie Gäste und Redner (schärfe die Sinn­haf­tig­keit, dies ist der Moti­va­ti­ons­faktor No. 1), schrift­liche Abspra­chen mit Location und Gewerken treffen, Check­listen, Ablaufplan.

 

Don’ts: Ressort-Denken, An-Sich-Raffen von Aufgaben, Termine verschieben, Termine & dead­lines nicht einhalten (was zu Problemen in der ganzen Gruppe führt), Refe­renten igno­rieren die Zeit­vor­gaben bei den Präsen­ta­tionen (gleiches Recht für alle), 80’s Führungs­kultur und Ansagen chole­risch herumschreien…

 

 

5. Woran kann der Erfolg der Veranstaltung gemessen werden?

 

Natür­lich VORHER klare Ziele defi­nieren (z. B. welche Inhalte an wen trans­por­tieren, Erleb­nisse vermit­teln, Emotionen auslösen, Marke­ting­stra­tegie durch­setzen, Marken­wert aufbauen, Neben­ziele errei­chen) und hinterher die Ziel­er­rei­chung prüfen. Die meisten tun sich aber schon mit der Ziel­de­fi­ni­tion schwer. Wann habe ich eine Infor­ma­tion gut vermit­telt? Wie messe ich Emotionen? Wer die Ziele gut fest­ge­legt hat kann auf viel­fäl­tige Möglich­keiten der Evalu­ie­rung zugreifen: z. B. Umfrage direkt am Ende der VA, Grad der Inter­ak­tion / Feedback, Rück­läufer Einla­dungen, Preis pro Person, % von Neube­su­chern, Bewer­tungen im Vorjah­res­ver­gleich, social media response, etc.

 

Aus den Verbes­se­rungs­vor­schlägen kann man früh­zeitig zukünf­tige Veran­stal­tung opti­mieren und Entwick­lungs­po­ten­tiale für die nächsten Veran­stal­tungen formu­lieren. Zusätz­lich zu den mess­baren Daten sollte die Beob­ach­tung natür­lich auch hinzu­ge­zogen werden. Es ist ganz spannend zu sehen, wie manche Veran­stal­tungs­ele­mente ange­nommen werden, z.B. Info-Termi­nals, an denen die inhalt­li­chen Botschaften noch einmal aufge­griffen werden — werden sie genutzt oder nicht? Frage­bögen zur Veran­stal­tung sollten auch nicht nur von den Teil­neh­mern und von dem Auftrag­ge­bern sondern auch von allen externen Gewerken beant­wortet werden.

 

 

Vielen Dank an Eva Heid und Andrea Bergheim für die zusätz­li­chen Meinungen & Einschät­zungen. Beide sind als Projekt­leiter frei buchbar und sehr zu empfehlen!

 

 

Frage: Was ist beim Veran­stal­tungs­kon­zept noch wichtig, was haben wir unter­be­leuchtet, was sehr ihr anders?

 

 

Weiter­füh­rend könnten folgende Links noch von Inter­esse sein:

30 Minuten Wirkungs­volle Marke­­ting-Events von Cristián Gálvez

Die Welt der Regie und Drama­turgie — vom Theater lernen von m:con

Event­dra­ma­turgie / Veran­stal­tungs­kon­zept von Reinhard Philippi

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