5 Fragen zum Eventkonzept // Hilfreiche Tipps — Teil 2

Kate­gorie: Allge­mein, Events

18. Juli 2013

Eventkonzeption - 5 nützliche Tipps

Event­kon­zept — gibt es ein Rezept für wirkungs­volle Event­kon­zep­tion? // Foto: André Wirsig

 

 

Kürzlich erhielt ich eine Email mit 10 Fragen zum Themen­feld Event­kon­zept. Die Veran­stal­tungs­lei­terin einer unter­neh­mens­ver­bun­denen Stiftung hatte die Anfrage, wie sie ihre Vielzahl von inhouse Events opti­mieren kann. Der erste Teil mit fünf Fragen findet sich an dieser Stelle.

 

“Marke­­ting-Events sorgen für neues Wissen, neue Erfah­rungen, neue Gedanken, neue Gefühle und neues Handeln. Menschen suchen nach dem persön­li­chen Dialog, dem Mitein­ander und der physi­schen Nähe.”

 Cristián Gálvez

 

6. Wie setzt man den gewünschten Inhalt in einen Ablauf um?

 

Ich würde erst einmal die inhalt­li­chen Botschaften auf das Wesent­liche redu­zieren. Was muss unbe­dingt gesagt werden? Welche EINE Aussage sollen die Besucher mitnehmen? Was sollen sie hinterher anders denken / wissen / fühlen als vorher? Wie kann diese Botschaft mit dem Publikum reso­nieren und sie trans­for­mieren? Folgend auf die wenigen inhalt­li­chen Botschaften aufbauend eine Kernidee entwi­ckeln (die sich in einem Satz beschreiben lässt!), aus der dann wiederum passende Elemente entwi­ckelt werden, die DANN erst in einen Ablauf gegossen werden. Dazu zählen natür­lich eine gute analy­ti­sche Orga­ni­sa­tion bei der Umset­zung von Ideen mit stetigem Blick auf die Machbarkeit.

 

Bei der Ausar­bei­tung des Event­kon­zept an sich kann ein Krea­tiv­pro­zesse hilf­reich sein, um die Inhalte auf die Bühne zu bringen. Um-die-Ecke-denken durch Asso­zia­ti­ons­ketten, Biso­zia­tion, Brain­stor­ming, Mind­map­ping, oder auch die Osborn-Check­­liste:

1. Kann man das Gesehene anders verwenden?
2. Können wir die Größe verändern?
3. Lässt sich das Ergebnis anders erzielen?
4. Können Sie etwas umstellen, verdrehen, verändern?
5. Wie können Sie provozieren?
6. Kann eine Infor­ma­tion auch anders präsen­tiert werden?

 

 

“Krea­ti­vität ist Profes­sion, Handwerk, Technik und die Bereit­schaft, einge­tre­tene Gedan­ken­pfade zu verlassen.”

Cristián Gálvez

 

 

7. Drehbuch, Skript, Regie­plan — Was muss? Was kann?

 

Die Notwen­dig­keit für einen Regie­plan würde ich von der Größe der Veran­stal­tung abhängig machen und wie viele Gewerke darauf zugreifen müssen. Bei einem Redner und einlei­tendem Film kann es über­trieben sein, bei mehren Programm­punkten und größerem Tech­nik­team ist es unab­dingbar für alle Gewerke einen verläss­li­chen Plan zu erstellen, auf den alle zugreifen können.

 

Ein Skript würde ich vom Mode­rator und dem Einsatz von Präsen­ta­ti­ons­charts abhängig machen. Wie viele Inhalte werden für den Präsen­tator erstellt oder macht er das selbst? Ein spezi­fi­ziertes Drehbuch sehe ich eigent­lich nur für umfas­sende Insze­nie­rungen wie beispiels­weise Thea­ter­stücke etc.

 

 

8. Einsatz von Licht, Ton, Deko etc.: Was macht eine Veran­stal­tung modern, frisch und emotional?

 

Modern — das muss natür­lich nach der Unter­neh­mens­kultur defi­niert werden! Schlichte, gerade Linien in der Deko­ra­tion / Mate­ria­lien / Bühnen­bild beispiels­weise wären ein Element, ebenso wie die Musik­aus­wahl. Aber es muss gar nicht immer ‘modern’ sein, es muss einfach zum Unter­nehmen und auch zur Location passen (Location mit berück­sich­tigen, einbinden und nicht auf biegen und brechen eine neue ‘Optik’ einbringen). Also mit den Gege­ben­heiten spielen…

 

Frisch — über den Teller­rand schauen. Das kann alles bedeuten, z.B. statt einem steifen Mode­rator einen witzigen oder statt dem üblichen gesetzten Dinner eine gemischte Geschichte mit Hoch­ti­schen o. ä. Frisch heißt für mich einfach anders als das, was schon da war. Natür­lich mit Augenmaß — man sollte auch nicht zu schnell und zu radikal ‘alles alt gewohnte’ wegwerfen, sondern oft helfen kleine Schritte schon aus, um ein AHA-Erlebnis zu schaffen. Wenn der Schritt zu groß ist, blocken die Teil­nehmer oft ab und ‘wollen’ nicht.

 

Emotional — hier würde ich auf die Prin­zi­pien des Story­tel­ling setzen, eine emotio­na­li­sie­rende Musik und Bild­welten — ob im Dekobau oder den Videos bzw. Charts. Nun ja, und die Frage ist natür­lich was ist für mein Ziel­pu­blikum emotional? Männ­liche Auto­ver­käufer sind da sicher­lich anders als Friseurinnen…

 

Ansonsten würde ich auch immer mehr auf Inter­ak­tion setzen — ob durch den Mode­rator, mobile Apps oder iPad-Stationen etc.). Bei allem bleibt: Reduk­tion aller Elemente auf einen gezielten & sinnvoll-unter­­stü­t­­zenden Einsatz der Technik mit Blick auf die Erwar­tungs­hal­tung der Ziel­gruppe, immer dem größeren Ziel untergeordnet.

 

 

“Ich höre – ich vergesse. // Ich sehe – ich behalte. // Ich tue – ich verstehe.”

Cristián Gálvez

 

 

9. Wofür braucht man externe Unter­stüt­zung und warum?

 

Stich­wort Exper­tise. Jeder hat schon mal eine Geburts­tags­feier orga­ni­siert, aber wenn es nicht nur um Tische und Stühle, sondern um die nach­hal­tige Veran­ke­rung von Inhalten durch das Erlebnis einer Live-Kommu­­ni­­ka­­tion geht muss man wissen, was wirkt und was nicht. Dafür braucht man Experten. Und dann natür­lich für die Gewerke — kein Kunde würde sich hinstellen und selbst für 300 Personen kochen. Inhouse Personal ist ’nett’ einzu­bauen, aber man sollte aus Sicht der Agentur immer vorher prüfen, ob die Mach­bar­keit gegeben ist. Sonst sollte lieber beratend einge­griffen werden und ein externer Experte hinzu gezogen werden. In Fällen, wo auf inhouse Personal bestanden wird, muss ein externer Berater einge­setzt werden, der diese Abtei­lung einfach beratend unter­stützt und notfalls auch eingreifen kann.

 

In der Regel gibt es den Gesamt­pro­jekt­leiter, der ALLE Gewerke koor­di­niert (externe wie interne Abtei­lungen) und als Binde­glied zum Kunden dient. Abhängig von der Kompe­tenz und den Ressourcen gilt es zu entscheiden, in welchen Berei­chen noch Unter­stüt­zung einge­kauft werden sollte: Orga­ni­sa­tion, Technik, Inhalte und Gestal­tung. Je nachdem wie inno­vativ und spezia­li­siert die Anfor­de­rungen an das Event­kon­zept gestellt werden bzw. wie stark das Personal ausge­lastet wird, gilt es feste Kräfte einzu­stellen oder Experten punk­tuell zu beauftragen.

 

 

10. Wie sieht ein gutes Briefing für Agen­turen aus? Wie lese ich Agenturangebote?

 

An dieser Stelle muss ich zugeben kein Experte zu sein. Einer­seits sollte es konkret genug sein um Rahmen­daten klar zu stellen und dennoch genügend Freiraum beinhalten. Aus der Pitch-Praxis ist es aber für alle Seiten nur fair, wenn der Erwar­tungs­ho­ri­zont möglichst eindeutig kommu­ni­ziert wird und damit unnö­tiger Aufwand mini­miert wird. Der normale Ablauf beinhaltet das Briefing, nach Ideen­skizze ein Rebrie­fing, die Konzept­prä­sen­ta­tion und nach Beauf­tra­gung die Exeku­tion. Hilf­reiche Tipps gibt es in dem Beitrag Kern­ele­mente der Veran­stal­tungs­kon­zep­tion bzw. mit folgenden 5 Kernfragen:
1. Welches Ziel verfolgen Sie mit dem Event?
2. Warum ist Ihnen das Errei­chen des Ziels wichtig?
3. Mit welchen Mitteln wollen Sie Ihr Ziel erreichen?
4. Wann wollen Sie Ihr Ziel erreichen?
5. Wer ist für was zuständig?

 

Das heißt: klare Rahmen­daten, Inhalte, Budget und Leis­tungs­um­fang — offen aber in der Form / Umset­zung als Aufga­ben­stel­lung an die Agentur. Hilf­reich ist die allge­meine Kommu­ni­ka­ti­ons­stra­tegie zu formu­lieren und welchen Beitrag die Veran­stal­tung / das Event­kon­zept darin spielen soll. Im Prozess ist der ehrliche Austausch und eine trans­pa­rente, zeitnahe Kommu­ni­ka­tion unab­dingbar. Ergän­zend möchte ich diesen Blog­bei­trag über die Kunst des rich­tigen Brie­fings empfehlen.

 

 

Vielen Dank an Eva Heid und Andrea Bergheim für die beigetra­genen Meinungen & Einschät­zungen. Beide sind als Projekt­leiter frei buchbar und sehr zu empfehlen!

 

Frage: Welche Aspekte bleiben unbe­ant­wortet — was gibt es zu ergänzen?

 

 

Inter­esse an weiteren Beiträgen? Dann gibt es hier mehr:

Wie schreibe ich einen Regie­plan? // Eine Muster-Vorlage gibt es hier!

Ein Loblied auf die Event­branche & warum ich meinen Job liebe…

Veran­stal­tungs­kon­zep­tion // 7 Kern­fragen für erfolg­reiche Events

 

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