Eventkonzept — gibt es ein Rezept für wirkungsvolle Eventkonzeption? // Foto: André Wirsig
Kürzlich erhielt ich eine Email mit 10 Fragen zum Themenfeld Eventkonzept. Die Veranstaltungsleiterin einer unternehmensverbundenen Stiftung hatte die Anfrage, wie sie ihre Vielzahl von inhouse Events optimieren kann. Der erste Teil mit fünf Fragen findet sich an dieser Stelle.
“Marketing-Events sorgen für neues Wissen, neue Erfahrungen, neue Gedanken, neue Gefühle und neues Handeln. Menschen suchen nach dem persönlichen Dialog, dem Miteinander und der physischen Nähe.”
Cristián Gálvez
6. Wie setzt man den gewünschten Inhalt in einen Ablauf um?
Ich würde erst einmal die inhaltlichen Botschaften auf das Wesentliche reduzieren. Was muss unbedingt gesagt werden? Welche EINE Aussage sollen die Besucher mitnehmen? Was sollen sie hinterher anders denken / wissen / fühlen als vorher? Wie kann diese Botschaft mit dem Publikum resonieren und sie transformieren? Folgend auf die wenigen inhaltlichen Botschaften aufbauend eine Kernidee entwickeln (die sich in einem Satz beschreiben lässt!), aus der dann wiederum passende Elemente entwickelt werden, die DANN erst in einen Ablauf gegossen werden. Dazu zählen natürlich eine gute analytische Organisation bei der Umsetzung von Ideen mit stetigem Blick auf die Machbarkeit.
Bei der Ausarbeitung des Eventkonzept an sich kann ein Kreativprozesse hilfreich sein, um die Inhalte auf die Bühne zu bringen. Um-die-Ecke-denken durch Assoziationsketten, Bisoziation, Brainstorming, Mindmapping, oder auch die Osborn-Checkliste:
1. Kann man das Gesehene anders verwenden?
2. Können wir die Größe verändern?
3. Lässt sich das Ergebnis anders erzielen?
4. Können Sie etwas umstellen, verdrehen, verändern?
5. Wie können Sie provozieren?
6. Kann eine Information auch anders präsentiert werden?
“Kreativität ist Profession, Handwerk, Technik und die Bereitschaft, eingetretene Gedankenpfade zu verlassen.”
Cristián Gálvez
7. Drehbuch, Skript, Regieplan — Was muss? Was kann?
Die Notwendigkeit für einen Regieplan würde ich von der Größe der Veranstaltung abhängig machen und wie viele Gewerke darauf zugreifen müssen. Bei einem Redner und einleitendem Film kann es übertrieben sein, bei mehren Programmpunkten und größerem Technikteam ist es unabdingbar für alle Gewerke einen verlässlichen Plan zu erstellen, auf den alle zugreifen können.
Ein Skript würde ich vom Moderator und dem Einsatz von Präsentationscharts abhängig machen. Wie viele Inhalte werden für den Präsentator erstellt oder macht er das selbst? Ein spezifiziertes Drehbuch sehe ich eigentlich nur für umfassende Inszenierungen wie beispielsweise Theaterstücke etc.
8. Einsatz von Licht, Ton, Deko etc.: Was macht eine Veranstaltung modern, frisch und emotional?
Modern — das muss natürlich nach der Unternehmenskultur definiert werden! Schlichte, gerade Linien in der Dekoration / Materialien / Bühnenbild beispielsweise wären ein Element, ebenso wie die Musikauswahl. Aber es muss gar nicht immer ‘modern’ sein, es muss einfach zum Unternehmen und auch zur Location passen (Location mit berücksichtigen, einbinden und nicht auf biegen und brechen eine neue ‘Optik’ einbringen). Also mit den Gegebenheiten spielen…
Frisch — über den Tellerrand schauen. Das kann alles bedeuten, z.B. statt einem steifen Moderator einen witzigen oder statt dem üblichen gesetzten Dinner eine gemischte Geschichte mit Hochtischen o. ä. Frisch heißt für mich einfach anders als das, was schon da war. Natürlich mit Augenmaß — man sollte auch nicht zu schnell und zu radikal ‘alles alt gewohnte’ wegwerfen, sondern oft helfen kleine Schritte schon aus, um ein AHA-Erlebnis zu schaffen. Wenn der Schritt zu groß ist, blocken die Teilnehmer oft ab und ‘wollen’ nicht.
Emotional — hier würde ich auf die Prinzipien des Storytelling setzen, eine emotionalisierende Musik und Bildwelten — ob im Dekobau oder den Videos bzw. Charts. Nun ja, und die Frage ist natürlich was ist für mein Zielpublikum emotional? Männliche Autoverkäufer sind da sicherlich anders als Friseurinnen…
Ansonsten würde ich auch immer mehr auf Interaktion setzen — ob durch den Moderator, mobile Apps oder iPad-Stationen etc.). Bei allem bleibt: Reduktion aller Elemente auf einen gezielten & sinnvoll-unterstützenden Einsatz der Technik mit Blick auf die Erwartungshaltung der Zielgruppe, immer dem größeren Ziel untergeordnet.
“Ich höre – ich vergesse. // Ich sehe – ich behalte. // Ich tue – ich verstehe.”
Cristián Gálvez
9. Wofür braucht man externe Unterstützung und warum?
Stichwort Expertise. Jeder hat schon mal eine Geburtstagsfeier organisiert, aber wenn es nicht nur um Tische und Stühle, sondern um die nachhaltige Verankerung von Inhalten durch das Erlebnis einer Live-Kommunikation geht muss man wissen, was wirkt und was nicht. Dafür braucht man Experten. Und dann natürlich für die Gewerke — kein Kunde würde sich hinstellen und selbst für 300 Personen kochen. Inhouse Personal ist ’nett’ einzubauen, aber man sollte aus Sicht der Agentur immer vorher prüfen, ob die Machbarkeit gegeben ist. Sonst sollte lieber beratend eingegriffen werden und ein externer Experte hinzu gezogen werden. In Fällen, wo auf inhouse Personal bestanden wird, muss ein externer Berater eingesetzt werden, der diese Abteilung einfach beratend unterstützt und notfalls auch eingreifen kann.
In der Regel gibt es den Gesamtprojektleiter, der ALLE Gewerke koordiniert (externe wie interne Abteilungen) und als Bindeglied zum Kunden dient. Abhängig von der Kompetenz und den Ressourcen gilt es zu entscheiden, in welchen Bereichen noch Unterstützung eingekauft werden sollte: Organisation, Technik, Inhalte und Gestaltung. Je nachdem wie innovativ und spezialisiert die Anforderungen an das Eventkonzept gestellt werden bzw. wie stark das Personal ausgelastet wird, gilt es feste Kräfte einzustellen oder Experten punktuell zu beauftragen.
10. Wie sieht ein gutes Briefing für Agenturen aus? Wie lese ich Agenturangebote?
An dieser Stelle muss ich zugeben kein Experte zu sein. Einerseits sollte es konkret genug sein um Rahmendaten klar zu stellen und dennoch genügend Freiraum beinhalten. Aus der Pitch-Praxis ist es aber für alle Seiten nur fair, wenn der Erwartungshorizont möglichst eindeutig kommuniziert wird und damit unnötiger Aufwand minimiert wird. Der normale Ablauf beinhaltet das Briefing, nach Ideenskizze ein Rebriefing, die Konzeptpräsentation und nach Beauftragung die Exekution. Hilfreiche Tipps gibt es in dem Beitrag Kernelemente der Veranstaltungskonzeption bzw. mit folgenden 5 Kernfragen:
1. Welches Ziel verfolgen Sie mit dem Event?
2. Warum ist Ihnen das Erreichen des Ziels wichtig?
3. Mit welchen Mitteln wollen Sie Ihr Ziel erreichen?
4. Wann wollen Sie Ihr Ziel erreichen?
5. Wer ist für was zuständig?
Das heißt: klare Rahmendaten, Inhalte, Budget und Leistungsumfang — offen aber in der Form / Umsetzung als Aufgabenstellung an die Agentur. Hilfreich ist die allgemeine Kommunikationsstrategie zu formulieren und welchen Beitrag die Veranstaltung / das Eventkonzept darin spielen soll. Im Prozess ist der ehrliche Austausch und eine transparente, zeitnahe Kommunikation unabdingbar. Ergänzend möchte ich diesen Blogbeitrag über die Kunst des richtigen Briefings empfehlen.
Vielen Dank an Eva Heid und Andrea Bergheim für die beigetragenen Meinungen & Einschätzungen. Beide sind als Projektleiter frei buchbar und sehr zu empfehlen!
Frage: Welche Aspekte bleiben unbeantwortet — was gibt es zu ergänzen?
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