MICE Club 2015 // 7 Eventplanung Tipps

12. März 2015

Mice Club Live 2015 Eventplanung Tipps Foto: Udo Geisler

Event­pla­nung Tipps vom MICE Club Live 2015 — Inspi­ra­ti­ons­werk­statt für die MICE Branche

 

 

Der MICE Club hat mich schon 2013 aufgrund dieses inno­va­tiven Konzepts begeis­tert: konkrete Ideen, inno­va­tive Praxis­bei­spiele und ein Mitein­ander auf Augen­höhe. Das gibt es so weder auf der IMEX, beim FAMAB Award noch auf der Best of Events. Wirklich ein starkes Format mit viel Poten­zial im Bereich Wissensvermittlung.

 

 

Mit entspre­chend hoher Erwar­tungs­hal­tung bin ich dieses Jahr ins Ruhr­ge­biet gereist: Kein ober­fläch­li­cher Austausch um „Kontakte” zu gene­rieren, sondern um an Inhalten zu arbeiten und auch selbst dazu zu lernen. Denn den Nach­hol­be­darf an wirklich guten Events gibt es immer noch in unserer Branche, wie ich bereits im Rahmen des Brand Eins Agen­tur­ran­kings kommen­tierte. Für alle, die nicht im Ruhr­ge­biet dabei sein konnten, folgend ein persön­li­cher Rück­blick samt konkreter Event­pla­nung Tipps für die Praxis.

 

 

1) catch box: Vorstellungsrunde mal anders

 

Die obli­ga­to­ri­sche Vorstel­lungs­runde der rund 90 Teil­nehmer fand in der Kohlen­wä­scherei der Zeche Zoll­verein in Essen statt. Planer von Events konnten sich in 20 Sekunden mit Namen und ihrem USP vorstellen. Anbieter (Desti­na­tionen, Loca­tions, Logistik, Travel etc.) bekamen 60 Sekunden Zeit, um neben der Kurz­vor­stel­lung auch ihren Gedanken zu Heraus­for­de­rungen der Branche zu kommu­ni­zieren. Den Spaß-Faktor erzeugte das werfbare catch box Mikrofon, mit dem das Publikum inter­aktiv einge­bunden wurde.

 

 

Pitches - Chance oder Krise MICE Club Live 2015

 

 

2) Pitches: gemeinsame Chance!

 

Auf dem kurzen Fußweg rüber zum Zoll­­verein-Kubus wurden Plakate mit Streit-Fragen aufge­stellt, um als Diskus­si­ons­an­reger zu dienen. Eine dieser Fragen lautete: Pitches — Exis­ten­zi­elle Krise oder gemein­same Chance. Wie beim Hammel­sprung im Bundestag konnte man hier abstimmen. Mit Hilfe kleiner Bälle, die wir entweder links oder rechts in einen Korb warfen, konnten wir der eigenen Meinung zum Thema Ausdruck verleihen. Das Stim­mungs­bild zum Thema Pitches deutete klar auf die gemein­same Chance — die konstruktiv-positive Grund­stim­mung war also gesichert.

 

 

3) Die Eventbranche in Bewegung: Chancen und Risiken erkennen

 

Die Beson­der­heit der belgi­schen Mode­ra­torin Stien Michiels war es, „syste­ma­tisch zu inter­agieren”. Im Gepäck  hatte sie gute Ideen für die inter­ak­tive Plenums­ses­sion dabei. Zunächst aber lief als Einstieg dieser Film:

 

 

 

Der Kern­ge­danke des Films: Eine Entschei­dung bringt eine gesamte Kette ins Rollen… Die syste­ma­ti­sche Frage für die MICE-Branche: Wie können Einzelne das gesamte System ändern? Entschei­dungen, ein Umdenken, Chancen erkennen und die Zusam­men­ar­beit unter­ein­ander verstärken. Oder ist der Film doch zu schön, um wahr zu werden?!

 

In den nächsten einein­halb Stunden wurde aus den Perspek­tiven Agentur, Konzern und Anbieter verschie­dene Fragen gestellt. Dabei dienten die Besucher als physi­sche Grad­messer: Wir Teil­nehmer wurden gebeten, uns gemäß unserer Meinung im Raum zu posi­tio­nieren — entweder rechts für „Ja” oder links für „Nein”, die Mitte für „Viel­leicht”, oder alter­nativ auf einer Skala von 1 bis 10 in der Breite des Raums. So wurde schnell für jeden sichtbar, wie eigent­lich die Summe der Experten zu Themen unserer Branche denken. Spannend wurde es natür­lich, sobald in Klein­gruppen über die verschie­denen Meinungen gespro­chen wurde und am Ende Kern­aus­sagen in der großen Gruppe disku­tiert werden konnten. Gerade im Nach­mit­tags­tief eine gelun­gene, auflo­ckernde Maßnahme. Einziger Kritik­punkt: Die Hälfte der Fragen hätte es auch getan — zugunsten von mehr Zeit für eine inhal­t­­lich-tiefere Auseinandersetzung.

 

 

Hier die Fragen (Ergebnis-Beweis­­fotos und weitere Impres­sionen gibt es auf der MICE Club Website):

 

• Frage 1: Als einlei­tende Übung wurden die Teil­nehmer gebeten, sich vom Mittel­punkt im Raum aus dort hinzu­stellen, wo sie geboren wurden. Also eine über­große Land­karte mit Essen in der Mitte. (Als in Brisbane/Australien gebo­rener konnte ich mit „Downunder”-Handstand in der hintersten Ecke trumpfen…).
• Frage 2: Wo machst du am meisten Business? (wieder mit der Stadt Essen als Mittel­punkt im Raum)
• Frage 3: Wie start­klar bist du für die Session oder brauchst du noch einen Café? Auf einer Skala von 0–10 (reiner Spaß-Faktor — jetzt hat das Prinzip jeder verstanden…)
• Frage 4: Ist die MICE Branche komplex? Ja — Viel­leicht — Nein
• Frage 5: Wird sich der deutsche Meeting­markt maßgeb­lich durch Portale und Tech­no­lo­gien verän­dern? Ja — Viel­leicht — Nein (samt kurzer Diskus­sion in 3–4er Gruppen: Wie sehr ihr das?) -> Der Einkauf bestimmt vs. Menschen & Ideen entscheiden
• Frage 6: Müssen wir in Zukunft Online-Auktionen akzep­tieren? -> klares Nein
• Frage 7: Wie stark wird sich der Event­be­reich in den nächsten 5 Jahren im Bereich Nach­hal­tig­keit bewegen? (Skala 1–10)
• Frage 8: Kann die bran­chen­über­grei­fende Zusam­men­ar­beit Einfluss auf die Ergeb­nisse haben? Ja — Viel­leicht — Nein -> Dienst­leister an einen Tisch bringen: Was kannst du zum Thema Nach­hal­tig­keit beitragen? Als Event­ge­stalter sind wir immer darauf ange­wiesen als und mit Partnern zu arbeiten!
• Frage 9: Sind Sie bereit part­ner­schaft­lich mit anderen Dienst­leis­tern in einen Pitch zu gehen? -> klares Ja

 

Kurzum: Durch diese Methodik wird es Menschen ermög­licht, sich besser kennen­zu­lernen, einander zuzu­hören, Ideen auszu­tau­schen und gemeinsam gute Arbeit zu leisten. Unbe­dingt nach­ma­chen!

 

 

Interaktive Plenumssession MICE Club Live 2015

 

 

4) MICE Lab: Kleingruppensessions

 

In den Klein­grup­pen­ses­sions trafen Planer auf Anbieter. Mittels einiger Frage­stel­lungen konnten sich jeweils zwei Anbieter mit ihrem Profil vorstellen und auf 3–5 Planer treffen. Als Aufhänger dienten Themen wie “Welche schwie­rige Entschei­dungen habe ich kürzlich getroffen?” oder “Agen­tur­ar­beit: auf Augen­höhe vs. Sklave des Kunden” und “Vor welchen Heraus­for­de­rungen stand ich zuletzt?”.

 

An sich ist dies ein gutes Mittel, um in persön­li­cherem Rahmen zu infor­mieren und auch Beson­der­heiten für die konkret vor sich sitzenden Planer heraus­zu­stellen. Dies hängt aber ab von dem Inter­esse der Planer an dem Angebot, aber auch der Art der Vorstel­lung. Offen gestanden war ich an dieser Stelle ohne konkrete Erwar­tungs­hal­tung gekommen, bin aber auch kaum über­rascht worden. Die Idee stimmt, aber die Umset­zung lässt noch Spiel­raum zur Verbesserung.

 

Spannend fand ich jedoch eine Rand­be­mer­kung: Habe ich eine Kern­kom­pe­tenz und vertrete diese oder gibt es mehrere Schwer­punkte und muss die entspre­chend auch alle in den Ring werfen? Die Profi­lie­rung auf eine Kern­kom­pe­tenz macht aus meiner Sicht absolut Sinn.

 

Auch eine Geschichte blieb mir im Kopf. Ein Anbieter fragte im Neben­satz: „Warst du schon mal im Kran­ken­haus? Was ist dir in Erin­ne­rung geblieben? Die Antwort liegt auf der Hand: „Die Art der Behand­lung durch die Kran­ken­schwes­tern und das gute Essen!

 

Der Transfer zu Events ist nicht weit herge­holt — uns geht es ja auch immer wieder darum, „erin­ner­bare Momente herzu­stellen. Was neben aller Liebe zu Inhalten und Botschaften zählt, ist eben doch die reibungs­lose Logistik und die weichen Faktoren: „gute Stimmung, leckeres Essen, nette Gespräche.

 

Ohne Logistik gegen Inhalte auszu­spielen (Ablauf­­re­­gis­­seur-Blog­­leser wissen, dass ich für Ideen lebe):

Da ist was dran!

 

Wenn die Grund­be­dürf­nisse nicht abge­deckt sind (“Hab ich den Redner gut hören können? Hab ich was Leckeres zu Essen bekommen?”), ist der Rest verge­bene Liebes­mühe. Ich denke es ist kein entweder oder, sondern ein sowohl als auch.

 

 

5) Guest Experience: in die Teilnehmer hineinversetzen

 

Das bringt mich auch gleich zum nächsten Punkt. Als Gestalter von Events erleben wir eben diese ja selten aus der Sicht der Teil­nehmer. Dabei führt dieses Erlebnis zu einigen Beob­ach­tungen, die man schnell anpassen kann und damit große Wirkung erzielt. Ein persön­li­cher Rück­blick, ganz bewusst aus Teilnehmersicht:

 

Morgens wurden wir mit Shuttle-Bussen vom Bahnhof abgeholt und zur Zeche Zoll­verein gefahren. Aller­dings gab es auf der Busfahrt keine Begrü­ßung. Dabei wäre genau das so einfach gewesen und hätte nicht nur das Mitein­ander gestärkt, sondern auch gleich noch ein gutes Will­­kom­­mens-Gefühl vermit­telt: Der MICE Club hätte schon im Bus begonnen. Eine humor­volle, einla­dende Ansage ist ein Muss.

 

Ebenso schwierig war es dann beim Transfer zu den Hotels am Abend. Wir warteten bestimmt eine Vier­tel­stunde, bis wir dann endlich losfuhren. In der Warte­zeit gab es keine Infor­ma­tion, warum oder worauf wir jetzt gewartet wurde. Wir fuhren dann irgend­wann auch ohne Erklä­rung los. Hätte es eine kurze Durch­sage gegeben, wären alle beruhigt gewesen. So mussten wir uns im Hotel aber nun hetzen, um zur Abend­ver­an­stal­tung wieder recht­zeitig in der Lobby zu sein.

 

Das blei­bende Gefühl: „Ich musste mich hetzen und wir haben bestimmt über eine Stunde im Bus gewartet (die Realität verschiebt sich ja hin und wieder im Nach­hinein…). Die davor behan­delten Inhalte sind über das Ereignis längst vergessen — ein unnö­tiges Ärgernis. Bezie­hungs­weise: Eine sehr wert­volle Mahnung, Guest Expe­ri­ences perma­nent im Blick zu halten! Eigent­lich im Nach­hinein sogar ein nütz­li­ches Erlebnis, weil wir als Event­ge­stalter so was selten an der eigenen Haut erleben…

 

Mice Club Live 2015 Gebläsehalle DuisburgFoto: Udo Geisler (ebenso Aufma­cher­bild und Kleingruppenbild)

 

 

6) Neue Perspektiven: Locationwechsel nutzen!

 

Auch zur Abend­ver­an­stal­tung in dem Geblä­­se­hallen-Komplex des Land­schafts­park Duisburg-Nord galt für mich: Als Event­ge­stalter geht es darum, der rundum perfekte Gast­geber zu sein — nicht aufdring­lich aber mitden­kend. Sprich: Wie läuft die Garde­roben-Abwick­­lung, ist es warm genug, werden die Besucher will­kommen geheißen, wie lange muss ich beim Catering anstehen etc. Wenn alles läuft, nicht nach­lassen: Ist die Toilette immer noch sauber, gibt es genügend Getränke-Nach­­­schub? Der Abend war rundum gelungen und hatte diese Punkte gut gemeis­tert (wenn auch die sehr weit­läu­fige Location wenig Inti­mität vermit­telte). Es geht mir hier um die grund­sätz­liche Haltung als Veran­stalter bei der Event­pla­nung — haben wir die Teil­­nehmer-Perspe­k­­tive immer wieder im Blick?!

 

Eine Über­ra­schung waren für mich die wirklich starken Loca­tions im Ruhr­ge­biet, die wir über die zwei Tage erleben konnten. Mit dem Ruhr­ge­biet verbindet man immer noch den Struk­tur­wandel und Abschwung wie Arbeits­lo­sig­keit. Das gerade durch die RUHR.2010 aber viel passiert ist, zeigt das Dort­munder U. Die Location für den zweiten MICE Club-Tag war das „Zentrum für Kunst und Krea­ti­vität, welches in den ehema­ligen Räumen der Dort­munder Union Brauerei entstand.

 

Was aber leider sowohl die betreu­ende DMC als auch die Haus­herren aller anderen Loca­tions verpassten: Die poten­ti­ellen Event­planer persön­lich zu begrüßen und einige Infor­ma­tionen zur Historie und Nutzungs­mög­lich­keiten zu kommu­ni­zieren. Schließ­lich hatte man ja eine Reihe von poten­ti­ellen Veran­stal­tern vor sich. Damit wurde eine Chance verpasst, wobei das Ruhr­ge­biet auch so in wirklich guter Erin­ne­rung bleibt.

 

Ein gutes Element war es aber, die Örtlich­keiten und Räume immer wieder zu wechseln und somit Perspek­tiv­wechsel zu erzeugen. Einfach durch andere Umge­bungen (Raum, Tiefe, Farbig­keit, Akustik etc.) ergeben sich neue Asso­zia­tionen und Gedan­ken­gänge. Dies sollten wir uns immer wieder für die Konzep­tion von Veran­stal­tungen zu Nutze machen.

 

 

7) Praxiswerkstätten: Gruppenworkshops

 

Schwer­punkt des zweiten Tages bildeten dann sechs inter­ak­tive Work­shops. Im offenen Dialog der Bran­chen­ak­teure wurden Themen wie inter­ak­tive Raum­kon­zepte (Johannes Albert), Über­ra­schungs­mo­mente (ich selbst), Event-Tech­­no­­lo­­gien (Thorben Grosser / Max Burger), Briefing-Kultur (Denis HäckerMaxi­mi­lian Schmidt und Kai Janssen), Veran­stal­tungs­ein­kauf (Martin Stem­erdink) sowie Nach­hal­tig­keit (Jürgen May) aufge­griffen. Mittels prak­ti­scher Werk­zeuge sowie inhalt­li­cher Unter­stüt­zung durch Bran­chen­in­sider wurde es endlich inhalt­lich tiefer. Der erste Tag kratzte noch sehr an der Ober­fläche und man spürte förmlich den Wunsch, richtig „einzu­steigen.

 

 

Mice Club Live 2015 Überraschungsmomente Chris Cuhls

 

 

Thema meines Impuls­vor­trags lautete „The same proce­dure as every year?“ — Über­ra­schungs­mo­mente als Impuls für erfolg­reiche Event­kon­zepte. Offen gestanden habe ich den ersten Workshop aufgrund meiner Tages­form am Morgen verhauen — wir sind eben alles nur Menschen… Glück­li­cher­weise lief es beim zweiten Durch­lauf komplett anders, sodass wir wert­volle Mittel und Wege in diesem Themen­feld mitein­ander austau­schen und lernen konnten. Für alle Leser an dieser Stelle der Hinweis: Unter­halb gibt es mein eBook zu den „7 Geboten der Insze­nie­rung kostenlos zum Download. Dort finden sich prak­ti­sche Tipps, um wirkungs­volle Events zu konzipieren.

 

Gerne möchte ich noch einen Gedanken dazu fest­halten: Das Wissen ist bei Konfe­renzen und Tagungen oft schon im Raum, wird jedoch zu selten abge­rufen. In der Regel gibt es nämlich nur die Fron­tal­be­schal­lung von vorne und so kommen Experten im Publikum gar nicht zum Zug. Daher habe ich in meinem Workshop zu Beginn eine kurze Runde mit entspre­chender Frage­stel­lung einge­baut, um das vorhan­dene Wissen mitein­ander zu teilen: „Welche Event-Gewohn­heiten lang­weilen dich und bei welchem Event wurdest du zuletzt über­rascht? Dabei kamen wirklich gute Impulse zu tage.

 

Die Methodik des Work­shops sah vor, dass wir eine Geschichte erzählen. Die Teil­nehmer sollten sich aus einem der vier Perspek­tiven „Heraus­for­de­rungen, Schlüs­sel­mo­mente, Erkennt­nisse, offene Fragen die Geschichte anhören und anschlie­ßend in Klein­gruppen über ihren jewei­ligen Punkt mitein­ander disku­tieren. Die Ergeb­nisse wurden dann in der Gruppe vorge­tragen und bewertet. Zum Schluss gab es die Frage, was jeder Einzelne davon mit in den Arbeits­alltag nehmen kann.

 

 

Eventplanung Tipps Toolbox Storytelling

 

 

Fazit: relevante Eventplanung Tipps für den Arbeitsalltag!

 

Zum gemein­samen Abschluss wurde jeder Teil­nehmer gebeten, eine Entschei­dung für sich zu formu­lieren: Was möchte jeder aufgrund des Wissens der letzten zwei Tage in seinem Arbeits­leben ändern? In Anleh­nung an den Wolf-Film zu Beginn reicht oftmals eine Entschei­dung, um vieles zu verän­dern. Dazu gab es einige Minuten Zeit zur Reflek­tion. Abschlie­ßend sollte jeder diese EINE Entschei­dung öffent­lich kommu­ni­zieren. Ein mutiger Commi­t­­ment-Schritt, der aber aus meiner Erfah­rung tatsäch­lich am ehesten dazu führt, etwas zu verän­dern. Auf jeden Fall ist die Chance sehr viel größer, als wenn man einfach nur zum Zug oder Flugzeug eilt, ohne sich klar zu machen was das EINE ist, was ich aus dem Neu-Erlernten mitnehmen kann.

 

Mein persön­li­ches Fazit: Der MICE Club offen­bart, wie viel­fäl­tige Profile in der Event­branche unter­wegs sind und doch auf der selben Wellen­länge schwingen. Ja, wir sitzen in einem Boot und können viel vonein­ander lernen. Wir sollten Kunden mehr Fragen stellen und auch mal Nein sagen. Kommu­ni­ka­tion ist und bleibt das A und O in unserer Branche. Das Netzwerk bietet noch großes Poten­zial für mehr Austausch und Inter­ak­tion. Verlier’ nie den Mut zur Verän­de­rung. Treffe eine Entschei­dung und arbeite daran, einen USP zu haben. Kurzum: Die Inhalte und der Austausch waren für mich der lohnende Kern, wenn auch die Tiefe der Themen noch stärker ausbaubar gewesen wäre.

 

 

Welche EINE Entscheidung triffst du?

 

Meine Entschei­dung: Ich werde an dem Thema Know­ledge Transfer weiter dran bleiben. Konkret möchte ich bis Jahres­ende eine zwei­tä­gige Master­Class „Erfolg­reich insze­nieren — Die Magie hinter WOW-Momenten reali­sieren. In einer Gruppe von zehn Leuten werden wir Zeit haben, um tiefer in Themen der Event­pla­nung & Konzep­tion einzu­steigen und hilf­rei­ches Wissen zu erlernen. Wer Inter­esse hat, darf sich gerne bei mir melden!

 

 

Frage: Wenn du dabei warst — was hat dir geholfen, wo wünscht du dir Verän­de­rung für den MICE Club 2016? 

Wenn du nicht dabei warst — welche Tipps fandest du nach der Blog-Lektüre hilf­reich und was wirst du anwenden?

 

 

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