Producer Live-Events: 5 Fragen an Matthias Böhning & ein Event der etwas anderen Art…

Producer Live Events — hier das Bundes­camp der Royal Rangers Pfad­finder mit 15.000 Teilnehmern

 

 

Anfang diesen Jahres kontak­tierte mich Matt Böhning, der vor der Aufgabe stand ein Event der ganz beson­deren Art als Producer zu verant­worten. Da ich die selbige Aufgabe vor knapp 10 Jahren ausge­führte, habe ich mich gerne in bera­tender Funktion verpflichten lassen. Im August 2014 kamen 15.000 Kinder und Jugend­liche im thürin­gi­schen Neufran­ken­roda zusammen, um eine Woche unter dem Motto “Aufbruch” im mittel­al­ter­li­chen Zeiten zu erleben. Über die Heraus­for­de­rungen dieses Events habe ich Matt interviewt.

 

 

1. Warum ist der Producerjob aus deiner Sicht bei einem Live-Event bedeutsam?

 

Das beant­worte ich am Besten am konkreten Beispiel: Beim Bundes­camp der Royal Rangers war meine Haupt­auf­gabe als Producer, die Schnitt­stelle zwischen Programm­lei­tung (Veran­stalter) und den eigenen und externen „Machern“ zu managen. So war ich für die Koor­di­na­tion aller am Programm betei­ligten Ranger-Akteure (Band, Orchester, Kinder­chor, Thea­ter­gruppe, Anima­­tions-Tänzer, Vorpro­­gramm-Beiträge, Sprecher, Gast­redner und Gastacts) sowie unserer externen Dienst­leis­tern (vor allem Bild- und Ablauf­regie, Aufnah­me­lei­tung, Licht- und Tonfirma) verantwortlich.

 

Ideen, die die Camp­lei­tung für die vier Abend­ver­an­stal­tungen in der Camp­woche hatte, mussten in die Sprache der Umsetzer über­setzt werden. Gleich­zeitig kamen von diesen natür­lich unglaub­lich viele eigene Ideen und Vorstel­lungen, die gefil­tert und mit der Programm­lei­tung abge­stimmt werden mussten. Diese „Schar­nier­funk­tion“ eines Produ­cers war beim Bundes­camp unver­zichtbar und ist aus meiner Sicht auch generell bedeutsam bei Live-Events.

 

Der Producer muss ebenso visionär wie der Veran­stalter bzw. die Programm­lei­tung den Event „träumen“ können als auch das notwen­dige Praxis­wissen, Hand­werks­zeug und Umset­­zungs-Knowhow mitbringen, um diese Träume mit dem vorhan­denen Team, Equip­ment und Budget auf die Straße zu bringen. In anderen Worten: „Blue Sky Thinking, Feet-on-the-ground Acting“.

 

 

2. Was war das herausforderndste beim Bundescamp der Royal Rangers Pfadfinder?

 

Am heraus­for­derndsten war für mich in der langen Vorbe­rei­tungs­zeit auf das Camp die Team­bil­dung und –struk­tu­rie­rung. Jedes Event und jedes Setting ist einzig­artig (oder zumin­dest halte ich es für sinnvoll, es zunächst einmal als einzig­artig anzu­sehen). Das zieht die Frage nach sich: Wer muss bei diesem Projekt an welcher Stelle im Team mit welchen Funk­tionen und Kompe­tenzen wie posi­tio­niert werden? Und was bei uns Royal Rangers (mit einer poten­tiell in Frage kommenden Leiter-Mann­­schaft von 3.000 ehren­am­t­­lich-aktiven Personen in Deutsch­land) noch hinzukam: Welche Funk­tionen und Kompe­tenzen können wir intern abbilden, welche müssen wir extern zukaufen? Und das war nur die erste Herausforderung.

 

Sobald die einzelnen Leute an Bord kamen, galt es, ihnen die Struktur und das Setting eben dieses Projektes zu vermit­teln und zu klären: Wer macht was? Wer kommu­ni­ziert mit wem? Wem steht welches Budget für welche Teil­be­reiche und welche Perso­nal­ent­schei­dungen zur Verfü­gung? Unter­schied­lichste Erfah­rungs­stände und Selbst­ver­ständ­nisse galt es, immer wieder auf einen Nenner zu bringen. Das hat viel Zeit und Kraft gekostet, an einigen Stellen auch mal zu klei­neren Reibungen geführt, aber letzt­end­lich auch enorm Spaß gemacht.

 

Abend­pro­gramm für die 15.000 Kinder und Jugend­li­chen in der Arena

 

 

3. Worauf warst du angewiesen, um einen guten Job als Producer Live-Events zu realisieren und wie hast du das in dem eher ehrenamtlichen Setting hinbekommen?

 

Die wich­tigste Rahmen­be­din­gung für meinen Job als Producer auf dem Bundes­camp war das enorme Vertrauen, das mir die Camp­lei­tung entgegen gebracht hat. Ich habe in meinem Bereich weit­ge­hende Hand­­lungs- und Entschei­dungs­frei­heit bekommen und es war eine große Offen­heit seitens der Programm­lei­tung da, mir die Klärung der detail­lier­teren Aspekte der Umset­zung zu über­lassen, solange sich das Programm noch in den vom Veran­stalter defi­nierten Vorstel­lungen und Wünschen bewegte. Um diese vertrau­ens­volle Arbeits­ebene zu errei­chen und zu bewahren, war eine gute, gründ­liche und konti­nu­ier­liche Kommu­ni­ka­tion zwischen Veran­stalter und Producer unverzichtbar.

 

In meiner Schar­nier­funk­tion (und als Ehren­amt­li­cher) war ich außerdem darauf ange­wiesen, mir perma­nent viel Detail­wissen und Umset­­zungs-Know-How von den einzelnen Fach­leuten und Machern zu holen und dazu­zu­lernen. An vielen Stellen musste ich „über meinen Schatten springen“ und einfach fragen: Wie geht das? Was bedeutet diese Abkür­zung? Warum ist diese tech­ni­sche Lösung besser als die andere? Es hilft nichts, hier den „allwis­senden Allrounder“ zu mimen, das geht schief. Umge­kehrt braucht es aber auch Fach­leute, die offen sind, erklären können und wollen und in deren Ansehen und Respekt man trotzdem nicht sinkt, auch wenn man mal die „Hosen runter­lässt“. Eigent­lich sollte es das genaue Gegen­teil sein, weshalb ich es rück­bli­ckend auch als Indi­kator für gutes Personal bezeichnen würde, ob jemand in diesen Punkten respekt­voll und aufrichtig zusam­men­ar­beiten kann und möchte, oder nicht.

 

Zu guter Letzt ist mir auch wichtig zu betonen, dass ich in meinem Job immer wieder auf eine gute Portion Weisheit, Führung und Hilfe „von oben“ ange­wiesen war und bin. Bei manchem Blind­flug in Entschei­dungs­si­tua­tionen tut es einfach gut, ein Bauch­ge­fühl oder eine Tendenz rück­kop­peln zu können mit einer Instanz, die aus meiner Sicht über allen Dingen steht. In meinem Fall ist das der Glaube an Gott.

 

 

4. Wo hast du dich inspirieren lassen, zumal du sonst im Finanzsektor arbeitest?

 

In der Tat arbeite ich im eigent­li­chen Berufs­leben in der inter­na­tio­nalen Entwick­lungs­zu­sam­men­ar­beit für einen Entwick­lungs­fi­nan­zierer, bin also zunächst einmal fach­fremd. Inner­halb der Royal Rangers habe ich aber ehren­amt­lich über die vergan­genen Jahre immer wieder als Musik­di­rektor, in der Musik­pro­duk­tion oder in produ­cer­ähn­li­chen Jobs bei größeren Camps mit über 1000 Teil­neh­mern gear­beitet. Da habe ich viel „on the job“ gelernt und mir erar­beitet. Außerdem lese ich viel, recher­chiere konti­nu­ier­lich Praxis­wissen und quetsche Leute aus, die aus dem Produk­­tions- oder Live-Event-Bereich kommen und ihr Know-How und ihre Erfah­rung mit mir teilen. Nie die Neugier verlieren, heißt meine Devise, die mir aber zuge­ge­be­ner­maßen – Gott sei Dank! – auch nicht fehlt. Einen ganz beson­deren Boost hat mir in der Vorbe­rei­tung aufs Bundes­camp aber natür­lich das Prak­tikum bei dir gegeben, als ich dir einen Tag in Berlin bei einem großen Event über die Schulter schauen konnte. Man unter­schätzt oft, wie hilf­reich sogar solche „Mini-Praktika“ (oft lässt sich bei voll­zeit­li­cher beruf­li­cher Tätig­keit ja nichts anderes reali­sieren) bei einem Meister seiner Profes­sion – und das bist du – sein können.

 

 

5. Was war dein größter Fehler bei diesem Projekt und was hast du daraus gelernt?

 

Meine größten Fehler waren falsche Perso­nal­ent­schei­dungen, die zu viel Reibungen und Inef­fi­zi­enzen geführt haben und letzt­end­lich wieder zurück­ge­nommen werden mussten. Zwei mal ist mir das leider passiert in verschie­denen Berei­chen. In der Reflek­tion danach habe ich mir jeweils selbst zuge­stehen müssen, dass ich die Perso­nal­ent­schei­dungen verfrüht, zu opti­mis­tisch, trotz kleiner bereits exis­tie­render Bedenken und generell zu wenig durch­dacht getroffen hatte. Das schmerzt natür­lich, lehrte mich aber einmal mehr, dass das Mitar­­beiter-Team der bedeut­samste Faktor ist, der ein Projekt zum Erfolg oder zum Implo­dieren bringen kann. Selbst schwie­rige Rahmen­be­din­gungen oder knappes Budget haben eine unter­ge­ord­nete Bedeu­tung, wenn ein Team von exzel­lenten Verant­wor­tungs­trä­gern vertrau­ens­voll, zuver­lässig und in Einheit zusam­men­ar­beitet. Bei zukünf­tigen Projekten werde ich mir den einen Tag mehr Zeit vor manchen Perso­nal­ent­schei­dungen nehmen, eine Nacht mehr drüber schlafen und kleinen Anzei­chen im Bauch­ge­fühl größere Aufmerk­sam­keit schenken.

 

Insge­samt hatten wir ein gran­dioses Team am Start, das dieses Bundes­camp zu einem genialen Event und groß­ar­tigen Erlebnis für alle teil­neh­menden Kinder und Jugend­li­chen gemacht hat. Auch die falschen Perso­nal­ent­schei­dungen waren „richtige Leute am falschen Platz“.

 

 

Matthias Böhning hat Wirt­schafts­wis­sen­schaften mit Schwer­punkt Entwick­lungs­öko­nomie studiert und arbeitet in Köln für einen der größten euro­päi­schen Entwick­lungs­fi­nan­zierer. Ehren­amt­lich enga­giert ist er in der Deut­schen Gesell­schaft für die Vereinten Nationen (DGVN), deren Bundes­vor­stand er als Themen­ver­ant­wort­li­cher für Entwick­lungs­po­litik und UN-Entwick­­lungs­­ar­chi­­tektur angehört. In seiner Freizeit enga­giert er sich seit 12 Jahren für die christ­liche Pfad­fin­der­schaft Royal Rangers und ist leiden­schaft­li­cher Musiker. Matthias ist verhei­ratet mit Julia und wohnt in der Nähe von Köln.