Teamführung im Eventmanagement

Teamführung im Eventmanagement Johanne Kläger

Teamführung im Eventmanagement // Johanne Kläger erklärt wie es gelingt

 

 

Worauf kommt es bei Events an? Vor allem gute Teamführung. Das ist aus meiner Sicht DER Schlüssel im schnelllebigen und agilen Eventgeschäft.

 

Auf der Suche nach guten Impulsen habe ich nichts brauchbares finden können. Deshalb habe ich es mir zur Aufgabe gemacht, das Thema aus verschiedenen Blickwinkeln zu betrachten. Den Anfang der Serie macht die erfahrene Projektleiterin Johanne Kläger, die mittlerweile als Coach und Supervisorin arbeitet:

 

 

Gute Teamführung im Eventmanagement

 

In der Eventplanung ist es oft dasselbe. Die durchführende Agentur stellt ein Team für die Durchführung eines Events zusammen. Meist ist es ein Mix aus internen und externen Mitarbeitern und selten von dem Projektleiter selber zusammen gestellt. Wider Willen werden Menschen zusammen gewürfelt, die ein gemeinsames Ziel haben: ein bestimmtes Event für einen Auftraggeber und das teilnehmenden Publikum erfolgreich umzusetzen.

 

Wenn der Projektleiter Glück hat, dann kennt er ein Teil des Teams oder kann auf die Besetzung wichtiger Positionen bestehen. Doch gerade auch in der Zusammenarbeit der Gewerke, wie Technik, Catering, Dekoration, Bühnenbau, Videotechnik, Entertainment etc. wird selten ein Event ohne Ausschreibung vergeben. Das heißt der verantwortliche Projektmanager muß damit leben, was ihm an Spezialisten zugeteilt wird.

 

Und somit ist das schon die erste Kunst in der Teamführung: er (der Einfachheit halber schreibe ich nachfolgend von der männlichen Form, wobei selbstverständlich die weiblichen Projektleiterinnen einbezogen sind) muß ein Team formen, die Regeln der Kommunikation festlegen, die Standards seiner Ansprüche bekanntmachen. So haben alle die Chance zu wissen, was seine Anforderungen und Ansprüche sind und damit natürlich auch die des Kunden.

 

 

Ich habe festgestellt, dass das A und O einer konstruktiven, gelungenen Teamführung aus folgenden wichtigen Elementen besteht:

 

•   Kommunikation
•   Struktur
•   Klarheit und Präsenz
•   Transparenz
•   Humor

 

 

Ich habe immer wieder festgestellt, wenn ein Team nicht zusammen wächst, zu viele Fehler macht oder sich zu viele Überstunden anhäufen, es häufig an der mangelnden Kommunikation liegt. Eigentlich ist Kommunikation der Oberbegriff und der Rest gliedert sich darunter.

 

 

Kommunikation ist der Schlüssel

 

Von Anfang an ist es wichtig, dass der Projektmanager Strukturen und Rituale einführt, wo der Wissensstand aller Beteiligten, das Status Quo und die to-do Listen regelmäßig abgeglichen werden. Das können regelmäßige Team-Meetings sein. Es sollte pro Themengebiet, Gewerk und Leistungspartner der jeweilig Verantwortliche mit am Tisch sitzen oder per Skype beziehungsweise Telefonkonferenz hinzu geschaltet sein, sofern nicht anders möglich.

 

Damit in den Meetings nicht kostbare Zeit vergeudet wird, sollte der Projektmanager vorab eine Agenda herum schicken. So kann sich jeder darauf vorbereiten und auch offene Fragen mitbringen. Der Fortschritt eines Bauabschnitts beziehungsweise Themas wird besprochen und alle beteiligten Leistungspartner sollten entweder ihre Aufgabe bis dahin erledigt haben oder gut begründen können, warum es zum Beispiel Verzögerungen gibt.

 

Wichtig für ein gut kooperierendes Team ist ebenfalls, dass jedes beteiligte Teammitglied sehr genau weiß, was es zu tun hat und was von ihm erwartet wird. Immer wieder gibt es Schnittstellen (wie zwischen Veranstaltungstechnik und Dekoration oder Catering). Hier muß der Teamleiter sehr genau darauf achten, ob die Schnittstellen bewußt sind und wer welchen Part übernimmt. Probleme vor Ort gibt es immer dann, wenn nicht darüber gesprochen wird und jeder „denkt“, es macht der andere…

 

Auch halte ich es für wichtig, dass die Kommunikationswege im Vorfeld und auch während der Veranstaltung besprochen und eingehalten werden. Wer gibt wem welches Signal weiter? Wer berichtet wem welches Problem? Wer ist derjenige der final das Signal für den Einlass der Gäste gibt?

 

 

Mit der Kommunikation ist eng die Struktur verknüpft:

 

• Wann finden welche Meetings mit welchen Personen statt?
• Gibt es nach jedem Meeting für alle Beteiligten ein Protokoll?
• Wie werden die Wünsche und Botschaften des Kunden an die Teammitglieder transportiert?
• Muß tatsächlich jeder alles wissen?
• Gibt es eine Kontaktliste von allen beteiligten Leistungspartnern?
• Ist das Timing (Konzeption, Planung, Aufbau, Veranstaltung, Abbau) mit allen Beteiligten abgestimmt und als realistisch abgesegnet?
• Weiß jeder, wofür er selbst verantwortlich ist und wofür nicht?
• Weiß jeder, an wen er sich wenden kann, wenn es Herausforderungen gibt (nein, nicht immer an den Projektleiter oder an den Kunden)?
• Sind Schnittstellen geklärt?
• Gibt es einen Plan B (für den Fall der Fälle)?

 

 

Und klar ist auch, dass gelungene Teamführung natürlich immer wieder mit von Person des Teamleiters abhängt. Gemeint ist damit, seine Charakterstärke, seine Präsenz, seine Klarheit und seine Fähigkeit zu delegieren. Es bedarf tatsächlich vielseitige Talente, um ein großes oder auch kleines Team gut zu führen. Je klarer der Projektleiter weiß, wohin er will, welches Budget er hat, was die Botschaften seines Kunden sind, was die Stärken und Schwächen seiner Teammitglieder, was seine eigenen Stärken und Schwächen sind, desto erfolgreicher wird er mit seinem Team sein.

 

Teamführung EventmanagementTeamführung – der Schlüssel für gute Ergebnisse // Foto: André Wirsig

 

 

Eigenverantwortung stärken, Teammitglieder herausfordern

 

Ich habe gute Erfahrung damit gemacht, die Eigenverantwortung von einzelnen Teammitgliedern im internen Team (Agentur) und die der Leistungspartner so weit wie möglich zu stärken und sich selbst zu überlassen. Je eigenverantwortlicher und selbständiger Menschen arbeiten können, umso erfolgreicher sind sie meist. Heißt, wenn es Spezialisten gibt, Meister in ihrem Gebiet, dann sollte man ihnen auch die Möglichkeit geben, dass zu zeigen und entsprechende Vorschläge machen zu lassen. Ich als Projektleiter spare Energie, wenn ich auf die Expertise der Mitarbeiter baue und darauf vertraue, dass sie mir in ihrem Bereich (Show, Entertainment, Licht, Ton, Bühnenbau, Dekoration etc.) ihre bestmöglichen Vorschläge unterbreiten. Natürlich bedarf es dafür seitens des Projektleiters ein herausragendes Briefing, in welchem die Rahmendaten und die Wünsche des Kunden, genauestens mitgeteilt werden.

 

So können nicht nur die externen Leistungspartner, sondern auch die internen Teammitglieder (Guestmanagement, Hostessen, Konzeption, Logistik etc.) bestens arbeiten. Dazu bedarf es aber seitens des Projektleiters ein Grundvertrauen, dass es seine Leute schon machen. Wenn er das nicht hat, dann funktioniert die Vorgehensweise nicht. Logisch. Dann hilft es aber gemeinsam mit dem entsprechenden Verantwortlichen daran zu arbeiten, dass diese möglichst bald eine gemeinsame Sprache sprechen.

 

Eine Fähigkeit des Teamleiters gegenüber seinem Team ist tatsächlich unmittelbare Transparenz zu vermitteln. Sei es inhaltlicher, struktureller oder finanzieller Art. Hat der Kunde beispielsweise wesentliche Änderungswünsche gelten die umgehend kommuniziert. Ist es dem Teamleiter selbst wichtig, in einer bestimmten Art und Weise zu arbeiten, dann sollte er es seine Leute unbedingt wissen lassen. Will er bestimmte Angebote oder Rechnungen auf eine bestimmte Art und Weise gegliedert haben, hilft es vorab dies zu verkünden. Gibt es Budgetkürzungen oder Erhöhungen, sollte er es unbedingt sofort weiterleiten. Weiß er, dass sein Kunde etwas besonders mag oder nicht mag, dann sollten dass seine Leute auch wissen. Denn je transparenter und klarer er arbeitet, umso einfacher wird es seinem Team fallen, das gemeinsame Ziel der gelungenen Veranstaltung zu erreichen.

 

Und natürlich wird es immer wieder vorkommen, dass Leistungen nicht so erbracht werden, wie gewünscht, dass Fehler passieren, dass Mitarbeiter überfordert sind oder man schlichtweg mit jemand nicht klar kommt. Auch hier hilft relativ einfach und klar, es diplomatisch, freundlich, klar und bestimmt anzusprechen und gemeinsam nach Lösungen suchen. Vor Ort hilft tatsächlich auch manchmal nur eine „Ansage“ zu machen, nämlich dann, wenn weder Zeit noch Spielraum da ist. Dann muß der Projektleiter, entweder auf Empfehlung, oder selbst entscheiden, was zu tun ist. Denn letztendlich trägt er die Verantwortung.

 

 

Fazit: Teamführung mit Humor und Freude einsetzen

 

Es gibt sicher viele Punkte, von der eine gelungene Teamführung abhängt. Und ganz viel ist sicher auch Erfahrung. Ich habe mich auf die, aus meiner Sicht, Wichtigsten beschränkt. Und letztendlich dürfen auf keinen Fall der Humor und die Freude an der Arbeit fehlen. Denn es läuft einfach leichter, wenn man in dem größten Stress immer noch weiß, dass einem die Arbeit riesige Freude macht und wenn man einfach zwischendurch mal wieder lachen kann. Das entspannt, entzerrt vielleicht manch hochgeladene Situation und macht letztendlich die Arbeit leichter.

 

In diesem Sinne, viel Spaß bei der Arbeit!

 

 

Teamführung im Eventmanagement Johanne KlägerJohanne Kläger ist als Coach, Supervisorin (DGSv) und Dipl. Sozialpädagogin für Einzelne, Teams und Familien tätig. Bis 2012 hat war sie als Projektmanagerin im Bereich Events für nationale und internationale Events 15 Jahre lang unterwegs. Die gewonnenen Erfahrungen kann sie heute erfolgreich in ihrem vielfältig entwickelten Tätigkeitsfeld weitergeben. Infos: www.johanneklaeger.de

 

 

Frage: Worauf kommt es bei guter Teamführung aus deiner Sicht an?

 

Comments