Event Canvas Design: Events strategisch planen!

Kategorie: Allgemein, Events, Inspiration, Wirkung

28. Oktober 2023

Event Canvas Design: Mehr Wirkung für Veranstaltungen durch strategische Planung

Die Vorteile im Überblick:

strategische Herangehensweise: vom Eventmanagement zum Change Management
konkrete Formatideen, die nicht von der Stange kommen, sondern passend für die wichtigsten Stakeholder entwickelt werden
Klarheit über die Bedürfnisse der Zielgruppen, des potentiellen Change und ein konsequent daran ausgerichtetes Programm
Co-Creation stärkt den Zusammenhalt im Team, konzentrierte Arbeitsweise die Spaß macht und Neues entdecken lässt
Messbarkeit: Kenngrößen, was das Event relevant macht und die den Wirkungsgrad messbar machen
konkretes Versprechen für die Kernzielgruppen: Warum lohnt sich das Event für mich?

Erreichen deine Events ihre Ziele?

Na klar… Aber nicht Events haben Ziele, sondern deren Stakeholder. Damit das Erlebnis für diese wirkungsvoller wird und messbarer Mehrwert entsteht, wurde die Event Canvas Methodik entwickelt. Im folgenden Podcast bespreche ich mit Gerrit Jessen Schritt für Schritt den Prozess, für wen und warum sich dieser lohnt und welchen Mehrwert die Methode bietet. Aus der Praxis dazu ein Statement von Sandra Calvaruso, Abteilungsleiterin Marketing, Online, Events beim BDI — Bundesverband der Deutschen Industrie e.V.:

Die Methodik ist für uns ein konzentrierter Prozess, um viel Inhalt in kurzer Zeit zu erarbeiten. Teilergebnisse bleiben zwar in der Schublade, aber die Halbwertszeit geht über die Jahre nicht verloren. Wichtig nur: Es braucht eine gute Moderation, der/die timekeeper ist und die Diskussion inhaltlich lenkt. Well done, Chris!

Hand aufs Herz: Bist du Abwickler oder Entwickler von Events? Sind wir nicht alle richtig gut darin, Events operativ umzusetzen?

Aber gehen wir Events auch strategisch an? Wissen wir um die relevanten Zielmarken unseres Events und können den Wirkungsgrad steigern? Wie genau?

Vom Eventmanager zum Change Agent…

Die Methodik schafft messbaren Wert für die wesentlichen Stakeholder. Also nicht nur das Publikum, sondern beispielsweise auch der Beirat, der/die CEO, Sponsoren, die Assistenz, .… Der Schlüssel liegt im Change. Mit der Annahme, dass gut gemachte Events das Verhalten der Gäste nachher anders sein lässt als vorher. Ja, das ist hoch gegriffen — aber funktioniert für mehr Wirkung! Mittels des strukturierten, erprobten Prozesses werden zügig kreative Prototypen für Formatanpassungen erarbeitet.

Dabei wird nicht ins Blaue designt (Unternehmen bittet X Agenturen um Ideen in einem Pitch, die am Ende doch alle von der Stange kommen). Sondern: Ausgehend von den konkreten Bedürfnissen der wesentlichen Stakeholder und deren im “Event-Delta” definierter Verhaltensveränderung wird spezifisch entwickelt. Maßgeschneidertes Event-Design eben. Dabei gibt es klare Kriterien, an denen die Wirkung später gemessen, anpasst und optimiert werden kann. Next Level Events!

Die Event Canvas Methodik ist vor allem ein Innovationstool und durch die visuelle Designsprache spielerisch, einfach, anders. Ein weiterer Vorteil ist die Teilhabe: Sowohl der Owner des Events bis zum umsetzenden Orga-Team können alle Eventgestaltende mit überschaubarem Zeitaufwand gut mitgenommen werden. Der Prozess lohnt sich vor allem für wiederkehrende Formate. Die Arbeit bleibt dabei nicht bei den 5 W‑Fragen stehen (was, wann, wo, wer, wie teuer?), sondern stellt die zentrale Frage, die auch mal weh tut: Warum eigentlich? Alles, um miteinander das mehr an Wirkung zu erzielen.

Die Event Canvas Design Methodik, entwickelt von den Niederländern Ruud Janssen und Roel Frissen, bringt visuell-spielerisch die Bedürfnisse der Stakeholder auf einen Nenner. Neben den konkreten Prototypen-Ideen für Formatanpassungen mündet das Wissen in einem narrativen Eventdesign samt Event-Versprechen. Ein strategischer Weg, um sich wirkungsvoll zu begegenen, erleben & lernen. Ein starkes Tool, um Wert durch Verhaltensveränderungen zu schaffen. Bei Interesse melde dich gerne bei mir!

Lust auf den Event Canvas Design Prozess?

Der Prozess führt in fünf Schritten durch Canvases, die aus dem Business Model Canvas abgeleitet sind. Hier ein Überblick im Schnelldurchlauf:

1. Zunächst werden die wichtigsten Stakeholder definiert (Infos dazu oberhalb im Podcast):

2. Mit der Empathie-Analyse geht es weiter, um über die Sinne den Bedürfnissen der Stakeholder näher zu kommen:

3. Das Herzstück bildet dann das Event Design Canvas — die wesentlichen Punkte in 111 Sekunden:

4. Aus dem Canvas wird dann die erwünschte Verhaltensänderung abgeleitet:

5. Als nächstes werden Prototypen für das passende Event Format entwickelt, die Lernen & Erleben zusammen bringen:

Hilfreich sind die Zusammenfassungen, die in kurzen Videos direkt an Entscheider oder auch Zielgruppen weitergeleitet werden können. Somit werden Annahmen überprüft, ergänzt und das Bild vervollständigt. Es macht auch einfach Spaß, so pointiert zu arbeiten und direktes Feedback zu erhalten!

Der einzige Haken: So ein Prozess schlägt mit einen Tagesworkshop samt 4–8 Personen zu Buche. Diese Zeit ist aber mehr als sinnvoll investiert. Die Methodik habe ich bereits mehrfach angewandt. Nicht nur ich, sondern auch die Kunden waren begeistert: Von der Stimmigkeit, dem spielerischen Prozess sowie den Ergebnissen des Workshops, die direkt angewandt werden konnten. Das Gute: Die mindestens 9 Format-Prototypen reichen in der Regel für die nächsten 3 Jahre… Auf nachhaltigen Nutzen!

Vielleicht habt ihr ja auch Interesse an solch einem Prozess?

Melde dich gern bei mir, um mehr Wirkung in eure Events zu bekommen! Mail mir einfach.

Hier noch ein Award-gekröntes Beispiel, wozu das Event Canvas in der Praxis führen kann:

Feedback zum Event Canvas Prozess

Abschließend ein Agentur-Feedback von Paul Bräuer, mit dem ich für ein Public Event Format den Prozess durchlaufen bin:

zuerst: der Event Canvas Workshop mir dir hat Spaß gemacht!
unsere generelle Skepsis zu neuen Methoden, die oft nur alter Wein in neuen Schläuchen sind, wurde diesmal nicht bestätigt
unser genereller Optimismus, dass wir mit dir einen Profi haben, der den Tagesablauf gut durchziehen wird, wurde bestätigt
natürlich revolutioniert die Methode nicht unser Denken (das ist ja auch ein Klischee, das eine Canvas-Methode das könnte),… sie holt aber viel Gutes besser raus und lässt Schlechtes/Überflüssiges/Störendes beiseite (durch Blabla-Reduction, Videoprotokollierung, Event-Fokus usw.)
es gibt vor allem einige Details und Detailformate, die hängenbleiben und weiterverwendet werden
wir wollen aber auch die gesamte Methode weiterverwenden — danke für die Inspiration!

PS: Hier übrigens die Truppe, mit der ich die Fortbildung im Mai 2023 in Den Haag absolviert habe — was für ein Spaß :)