Event Canvas Design: Events strategisch planen!

28. Oktober 2023

Event Canvas Design EDCO

Event Canvas Design: Mehr Wirkung für Veran­stal­tungen durch stra­te­gi­sche Planung

 

Die Vorteile im Überblick:

  • stra­te­gi­sche Heran­ge­hens­weise: vom Event­ma­nage­ment zum Change Management
  • konkrete Formatideen, die nicht von der Stange kommen, sondern passend für die wich­tigsten Stake­holder entwi­ckelt werden
  • Klarheit über die Bedürf­nisse der Ziel­gruppen, des poten­ti­ellen Change und ein konse­quent daran ausge­rich­tetes Programm
  • Co-Creation stärkt den Zusam­men­halt im Team, konzen­trierte Arbeits­weise die Spaß macht und Neues entde­cken lässt
  • Mess­bar­keit: Kenn­größen, was das Event relevant macht und die den Wirkungs­grad messbar machen
  • konkretes Verspre­chen für die Kern­ziel­gruppen: Warum lohnt sich das Event für mich?

 

Erreichen deine Events ihre Ziele?

Na klar… Aber nicht Events haben Ziele, sondern deren Stake­holder. Damit das Erlebnis für diese wirkungs­voller wird und mess­barer Mehrwert entsteht, wurde die Event Canvas Methodik entwi­ckelt. Im folgenden Podcast bespreche ich mit Gerrit Jessen Schritt für Schritt den Prozess, für wen und warum sich dieser lohnt und welchen Mehrwert die Methode bietet. Aus der Praxis dazu ein State­ment von Sandra Calva­ruso, Abtei­lungs­lei­terin Marke­ting, Online, Events beim BDI — Bundes­ver­band der Deut­schen Indus­trie e.V.:

Die Methodik ist für uns ein konzen­trierter Prozess, um viel Inhalt in kurzer Zeit zu erar­beiten. Teil­ergeb­nisse bleiben zwar in der Schub­lade, aber die Halb­werts­zeit geht über die Jahre nicht verloren. Wichtig nur: Es braucht eine gute Mode­ra­tion, der/die time­keeper ist und die Diskus­sion inhalt­lich lenkt. Well done, Chris!

 

 

Hand aufs Herz: Bist du Abwickler oder Entwickler von Events? Sind wir nicht alle richtig gut darin, Events operativ umzusetzen?

 

Aber gehen wir Events auch stra­te­gisch an? Wissen wir um die rele­vanten Ziel­marken unseres Events und können den Wirkungs­grad steigern? Wie genau?

 

Vom Eventmanager zum Change Agent…

 

Die Methodik schafft mess­baren Wert für die wesent­li­chen Stake­holder. Also nicht nur das Publikum, sondern beispiels­weise auch der Beirat, der/die CEO, Spon­soren, die Assis­tenz, .… Der Schlüssel liegt im Change. Mit der Annahme, dass gut gemachte Events das Verhalten der Gäste nachher anders sein lässt als vorher. Ja, das ist hoch gegriffen — aber funk­tio­niert für mehr Wirkung! Mittels des struk­tu­rierten, erprobten Prozesses werden zügig kreative Proto­typen für Format­an­pas­sungen erarbeitet.

 

Dabei wird nicht ins Blaue designt (Unter­nehmen bittet X Agen­turen um Ideen in einem Pitch, die am Ende doch alle von der Stange kommen). Sondern: Ausge­hend von den konkreten Bedürf­nissen der wesent­li­chen Stake­holder und deren im “Event-Delta” defi­nierter Verhal­tens­ver­än­de­rung wird spezi­fisch entwi­ckelt. Maßge­schnei­dertes Event-Design eben. Dabei gibt es klare Krite­rien, an denen die Wirkung später gemessen, anpasst und opti­miert werden kann. Next Level Events!

 

Die Event Canvas Methodik ist vor allem ein Inno­va­ti­ons­tool und durch die visuelle Design­sprache spie­le­risch, einfach, anders. Ein weiterer Vorteil ist die Teilhabe: Sowohl der Owner des Events bis zum umset­zenden Orga-Team können alle Event­ge­stal­tende mit über­schau­barem Zeit­auf­wand gut mitge­nommen werden. Der Prozess lohnt sich vor allem für wieder­keh­rende Formate. Die Arbeit bleibt dabei nicht bei den 5 W‑Fragen stehen (was, wann, wo, wer, wie teuer?), sondern stellt die zentrale Frage, die auch mal weh tut: Warum eigent­lich? Alles, um mitein­ander das mehr an Wirkung zu erzielen.

 

Event Canvas Prozess

 

Die Event Canvas Design Methodik, entwi­ckelt von den Nieder­län­dern Ruud Janssen und Roel Frissen, bringt visuell-spie­­le­risch die Bedürf­nisse der Stake­holder auf einen Nenner. Neben den konkreten Proto­­typen-Ideen für Format­an­pas­sungen mündet das Wissen in einem narra­tiven Event­de­sign samt Event-Verspre­chen. Ein stra­te­gi­scher Weg, um sich wirkungs­voll zu bege­genen, erleben & lernen. Ein starkes Tool, um Wert durch Verhal­tens­ver­än­de­rungen zu schaffen. Bei Inter­esse melde dich gerne bei mir!

 

Lust auf den Event Canvas Design Prozess?

 

Der Prozess führt in fünf Schritten durch Canvases, die aus dem Business Model Canvas abge­leitet sind. Hier ein Über­blick im Schnelldurchlauf:

 

1. Zunächst werden die wich­tigsten Stake­holder defi­niert (Infos dazu oberhalb im Podcast):

Event Design Stakeholder

 

2. Mit der Empathie-Analyse geht es weiter, um über die Sinne den Bedürf­nissen der Stake­holder näher zu kommen:

Empathy Map © https://edco.global

 

3. Das Herz­stück bildet dann das Event Design Canvas — die wesent­li­chen Punkte in 111 Sekunden:

 

Event Canvas

 

4. Aus dem Canvas wird dann die erwünschte Verhal­tens­än­de­rung abgeleitet:

Event Delta

 

5. Als nächstes werden Proto­typen für das passende Event Format entwi­ckelt, die Lernen & Erleben zusammen bringen:

Event Prototyping

 

Hilf­reich sind die Zusam­men­fas­sungen, die in kurzen Videos direkt an Entscheider oder auch Ziel­gruppen weiter­ge­leitet werden können. Somit werden Annahmen über­prüft, ergänzt und das Bild vervoll­stän­digt. Es macht auch einfach Spaß, so poin­tiert zu arbeiten und direktes Feedback zu erhalten!

 

Der einzige Haken: So ein Prozess schlägt mit einen Tages­work­shop samt 4–8 Personen zu Buche. Diese Zeit ist aber mehr als sinnvoll inves­tiert. Die Methodik habe ich bereits mehrfach ange­wandt. Nicht nur ich, sondern auch die Kunden waren begeis­tert: Von der Stim­mig­keit, dem spie­le­ri­schen Prozess sowie den Ergeb­nissen des Work­shops, die direkt ange­wandt werden konnten. Das Gute: Die mindes­tens 9 Format-Proto­­typen reichen in der Regel für die nächsten 3 Jahre… Auf nach­hal­tigen Nutzen!

 

Vielleicht habt ihr ja auch Interesse an solch einem Prozess?

Melde dich gern bei mir, um mehr Wirkung in eure Events zu bekommen! Mail mir einfach.

 

Hier noch ein Award-gekröntes Beispiel, wozu das Event Canvas in der Praxis führen kann:

 

Feedback zum Event Canvas Prozess

 

Abschlie­ßend ein Agentur-Feedback von Paul Bräuer, mit dem ich für ein Public Event Format den Prozess durch­laufen bin:

  • zuerst: der Event Canvas Workshop mir dir hat Spaß gemacht!
  • unsere gene­relle Skepsis zu neuen Methoden, die oft nur alter Wein in neuen Schläu­chen sind, wurde diesmal nicht bestätigt
  • unser gene­reller Opti­mismus, dass wir mit dir einen Profi haben, der den Tages­ab­lauf gut durch­ziehen wird, wurde bestätigt
  • natür­lich revo­lu­tio­niert die Methode nicht unser Denken (das ist ja auch ein Klischee, das eine Canvas-Methode das könnte),… sie holt aber viel Gutes besser raus und lässt Schlechtes/Überflüssiges/Störendes beiseite (durch Blabla-Reduc­­tion, Video­pro­to­kol­lie­rung, Event-Fokus usw.)
  • es gibt vor allem einige Details und Detail­for­mate, die hängen­bleiben und weiter­ver­wendet werden
  • wir wollen aber auch die gesamte Methode weiter­ver­wenden — danke für die Inspiration!

 

PS: Hier übrigens die Truppe, mit der ich die Fort­bil­dung im Mai 2023 in Den Haag absol­viert habe — was für ein Spaß :)

Event Canvas Cohort 42 Den Haag

Hier geht es zu den templates auf mural, sowie weiter­füh­rende Artikel zum Thema > MICE Club // nh hotels // cvent

 

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