Epic Fail Event // 5 Geschichten, um aus Fehlern zu lernen…

15. Februar 2014

Epic Fail Event — hier mit Bundes­kanz­lerin Dr. Merkel // Quelle: Luso­Trailer youtube

 

 

Seien wir ehrlich — die besten Geschichten schreibt das echte Leben. Nicht, dass wir uns Fehler wünschen — aber man wird sie kein zweites Mal machen. Außerdem können andere ungemein gut aus Ihnen lernen. Von meinem epic fail auf meinem aller­ersten Regiejob schreibe ich bei dieser Fashion Show. Folgend fünf ausge­wählte Storys von Projekt­lei­tern aus der Live-Kommu­­ni­­ka­­tion als Beginn der Serie epic fail event

 

 

1) Epic Fail Event: bei Drucksachen besser prototypen!

 

Gerade diese Woche bei einer freien Projekt­lei­terin passiert: für eine Veran­stal­tung mit 4.000 Gästen mussten Ausweise und ein Handout mit den Event-Infor­­ma­­tionen und Lageplan für allen Akti­vi­täten herge­stellt werden. Im Layout sah alles super perfekt aus, auf alles geachtet, also ab in den Druck – natür­lich alles auf den letzten Drücker. Schnell abgeholt, weil dann auf den Ausweis noch ein Barcodesti­cker aufge­klebt werden musste. Leute bestellt, alles steht bereit, die Ausweise werden abgeholt, kontrol­liert und durch heften (wirklich mit Heft­klam­mern) wurde das Unter­neh­mens­logo abge­schnitten, so dass man es nicht mehr lesen konnte. Es hat einfach niemand darüber nach­ge­dacht oder es sich angesehen.

 

Also gehen alle 4.000 Exem­plare noch einmal in den Druck und werden in der Nacht vor dem Event mit allen Leuten, die bereits 13 h Aufbau hinter sich haben, wieder die Barcode Sticker aufge­klebt…….. Morgens um 7:00 h war der letzte fertig, um 7:05 h checkte der erste Gast ein!

 

Fazit: immer ein Sample machen, ansehen und dann erst alles drucken und finalisieren.

 

 

2) Fran Koetter: “Agency and their fucking fake smile”

 

Ein bekannter epic fail ist den Kunden auf Veran­stal­tung in den Funk zu lassen und parallel zu vergessen, alle anderen Betei­ligten darauf hinzu­weisen. Das kann schnell mal böse enden. Fran Koetter schrieb mir ihre drei Lehren:

 

1) Teile dein Event Back­Of­fice niemals mit deinem Kunden.
2) Teile niemals einen Walkie Channel mit deinem Kunden.
3) Never fake smile your client, even if your are truly honest…..

 

Hinter­grund war folgender: Nach einigen Unstim­mig­keiten im Team, die lauthals auf dem Walkie Channel ausge­tragen wurden, bin ich ins Back­of­fice gegangen. Wollte mich kurz erholen und even­tuell auch Back­stage arbeiten. Liegt schon etwas länger zurück.
Der Kunde, wie gesagt bei uns im Office und auch auf dem Walkie Channel, hat somit alles mitge­kriegt, schaut mich ganz verwirrt an, und die einzige Reaktion die ich zeigen konnte, war den Kunden mit einem riesigen lächlen zu grüssen…

 

“Hey XY… :) “

Dem Kunden fiel nur eins ein: “Agency and their fucking fake smile”

Achjaaaa….

 

epic fail event #epicfailevent Thorben Grosser

epic fail event von Thorben Grosser — jeder fängt mal klein an :)

3) Wolf Rübner: “Der Laser ist aus! Das Rohr ist geplatzt!”

 

Meine kitz­ligste Situa­tion spielte 1991 in Wuppertal auf einem Fußball­feld in einem de Boer-Zirkus­­zelt, erzählte mir Wolf Rübner (Event­campus): 125 Jahre Herberts (heute DuPont). 2.500 Gäste mit Gästen wie Minis­ter­prä­si­dent Johannes Rau etc. Am Ende des Fest­aktes war eine Laser Show vorge­sehen. Ungefähr eine Stunde vorher, der Festakt lief schon, hörte ich über Interkom einen fürch­ter­li­chen Fluch und dann „Der Laser ist aus! Das Rohr ist geplatzt!“ Dann hörte ich lange nichts. Fieber­haft über­leget ich, was ich tun könnte, wenn die Laser Show ausfallen würde.

 

Mein Kopf war leer, keine Idee. Dann zwischen­durch „wir instal­lieren den Ersatz-Laser, wird knapp“. Ich konzen­trierte mich auf die Regie, was blieb mir sonst übrig. Das Publikum erwar­tete keine Laser­Show, den Rest müßte man dem Kunden verhack­stü­cken. Irgendwie würde es schon gut gehen.

 

Es ging gut aus. Was war geschehen? Der Getränke-Liefe­rant war unvor­her­ge­sehen gekommen und über den Wasser­schlauch gefahren. Der Tech­ni­sche Leiter, der sonst alle Liefe­ranten abge­fer­tigt hatte, war natür­lich während der Show back­stage. So nahm das Verhängnis seinen Lauf…

 

 

4) Simon Schneider (BBDO Proximity): ganz praktisch — niemals neue Schuhe tragen!

 

Ein klas­si­scher epic fail im Event­ma­nage­ment sind zum Beispiel neue Busi­ness­schuhe auf einer Groß­ver­an­stal­tung in beispiels­weise einer Messe­halle. Wer diesen Fehler macht, wird unter Höllen­schmerzen garan­tiert daraus lernen und zukünftig bereits zuvor einge­lau­fene Event-Umset­­zungs-Schuhe besitzen, die kundentauglich/schick sind, sich zum Anzug kombi­nieren lassen UND trotzdem bequem sind…

 

 

5) Kerstin Hoffmann-Wagner: Wetter-Gau und jetzt?

 

Weniger ein Fehler in der Vorbe­rei­tung, sondern eher eine „Prüfung“ von Kerstin Hoffmann-Wagner: Was ist im Falle eines Wetter-Gau’s zu tun…? Wir hatten in Berlin eine Medi­en­kon­fe­renz über zwei Tage vorbe­reitet, Top-Refe­­renten aus der Medi­en­branche (damals über­wie­gend aus München stammend), viele Kunden, Top-Location – alles wunderbar. Dann: schon am Vortag totales Winter­chaos in Berlin, Glatteis, Flug­hafen geschlossen. Meine Kollegin war schon dort, ich noch in Frank­furt bei 12°C plus wie auch im Rest von Deutsch­land. Ich habe mich dann mit dem Zug „durch­ge­schlagen“ nach Berlin, aber über die Hälfte der Refe­renten und der Gäste des ersten Tages kamen gar nicht, wir mussten vor Ort das komplette Programm umstellen, quasi minüt­lich gab es neue Infos, welcher Referent oder Gast nun doch kam oder eben auch nicht. Den zweiten Tag konnten wir wenigs­tens zu ¾ durchziehen.

 

Fazit: Obacht bei Winter­ver­an­stal­tungen mit hohem Mobi­li­täts­auf­kommen und die Einsicht, dass die beste Vorbe­rei­tung nicht vor „höherer Gewalt“ schützt. Letzt­lich da habe ich gelernt: Gelassen bleiben, retten was zu retten ist, analy­sieren kann man später!

 

 

epic fail event #epicfailevent Christian Hufnagel

 

 

Die Moral von der Geschicht…

…das Schöne oder auch Schlimme immer wieder ist (je nachdem wie man es betrachten will), dass nicht Schlimmes passiert, weil irgendwie alle es immer wieder hin bekommen! Natür­lich gibt es auch richtig böse Situa­tionen, wo es eben nicht geklappt hat und sehr böse geendet ist: die Love­pa­rade 2010 in Duisburg zählt wohl in diese Kate­gorie. Defi­nitiv ein Epic Fail Event!

 

Es gibt aber auch die oben beschrie­benen Fälle — weitere davon bald auf diesem Blog. Wer eigene epic fail event Geschichten hat, kann mir diese gerne mailen oder auch einfach über #EPIC­FAI­LE­VENT über die sozialen Foren teilen.

 

 

Like doch am besten gleich mein Facebook Profil Ablauf­re­gis­seur, wo es täglich neues zu entde­cken gibt!

 

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