Live-Kommunikation: Als Einzelkämpfer von der Idee zum perfekten KMU Event!

KMU Event Orga­ni­sa­tion – wie auch dieser Sprung entspannt und profes­sio­nell gelingt! // Foto: André Wirsig

 

 

Live-Kommu­­ni­­ka­­tion findet nicht nur mit Hilfe von Event­agen­turen statt, sondern auch in den meisten kleinen und mitt­leren Unter­nehmen, den soge­nannten KMU. In Eigen­regie werden die Events und Messe­auf­tritte meistens selbst auf die Beine gestellt. Dabei wird die Hälfte des Marke­ting­bud­gets in KMU für die Live-Kommu­­ni­­ka­­tion ausge­geben, wie die „Event Klima“ Studie des FAMAB aufzeigt. Zeit, einmal genauer auf die Heraus­for­de­rungen von KMU zu schauen. Dazu habe ich DIE KMU Event-Expertin gefragt, die uns hier einige Hilfe­stel­lungen aus ihren Semi­naren mit auf den Weg gibt:

 

 

Eventmanagement ist Projektmanagement

 

In vielen KMU über­nehmen Mitar­beiter aus anderen Fach­be­rei­chen die Planung und Orga­ni­sa­tion von Events — neben ihrem eigent­li­chen Job. Gerade deshalb ist es notwendig, in jeder Phase des Event­pro­jekts, stets den Über­blick über den Status der Vorbe­rei­tungen zu haben! Aber: Wie gehe ich so ein Projekt über­haupt an? Welche Schritte sind dabei zu beachten? Wie reali­siere ich die Vorbe­rei­tungen neben meinen anderen Tätigkeiten?

 

Am Anfang steht immer eine Idee, der Anlass, der ein Unter­nehmen dazu führt, sich mit Live-Kommu­­ni­­ka­­tion zu beschäf­tigen. Wie wird aber aus dieser Idee ein erfolg­rei­cher Event? Event­ma­nage­ment ist Projekt­ma­nage­ment und erfor­dert Struktur in der Orga­ni­sa­tion. Aus meiner Erfah­rung hat sich dieser einfache Fünf-Schritte-Plan bewährt.

 

 

Schritt 1: Erst zielen, dann schießen!

 

Die Basis für alle weiteren Schritte bildet die Defi­ni­tion der Ziele für einen Event. Diese können sehr unter­schied­lich sein und es bedarf zu Beginn des Projekts Zeit, um hier geeig­nete Ziele heraus­zu­ar­beiten. Soll beispiels­weise der Bekannt­heits­grad eines Produkts oder des eigenen Unter­neh­mens gestei­gert werden? Steht die Stärkung des Images oder der eigenen Markt­po­si­tion im Mittel­punkt oder aber die Gewin­nung und Bindung von Kunden? Bei internen Events steht wiederum die Moti­va­tion der Mitar­beiter im Fokus und bildet das Hauptziel.

 

Auch die genaue Bestim­mung der Ziel­gruppe gehört in diese Projekt­phase: An wen richtet sich der Event? Sind es Kunden, sind es poten­ti­elle Kunden, ist es die inter­es­sierte Öffent­lich­keit oder sind es die eigenen Mitar­beiter? Auch die Bestim­mung der Alters­gruppe (mit ihren Vorlieben) und der Herkunfts­re­gion gehören zur genauen Zielgruppenanalyse.

 

 

Schritt 2: Erst planen, dann organisieren!

 

Klingt so simpel wie einfach, aber wer hier nicht genau arbeitet, verliert später mitunter den Durch­blick. Mit diesem Schritt wird der Rahmen für den Event bestimmt und in einem Projekt­plan fixiert: Welche Veran­stal­tungsart passt zur Umset­zung der Ziele und zur Ziel­gruppe? Wie viel Geld steht für die Veran­stal­tung zur Verfü­gung? Wie sieht das Programm aus, die Insze­nie­rung? Wann soll der Event statt­finden, wie soll die Location aussehen? Und welche Kommu­ni­ka­ti­ons­wege werden für die Bewer­bung des Events genutzt?

 

Wie der Projekt­plan aussieht, hängt maßgeb­lich von den Gege­ben­heiten und Gewohn­heiten im Unter­nehmen ab: Das kann ganz konser­vativ über Excel Tabellen oder ähnli­ches erfolgen. In vielen KMU werden bereits Online-Tools für Projekte genutzt. Ganz gleich, für welchen Weg man sich entscheidet, wichtig sind die Aktua­lität, also das konti­nu­ier­liche Pflegen der Tools, und das Bestimmen eines „Head of…“, bei dem die Fäden der Planung und Orga­ni­sa­tion zusammenlaufen.

 

 

Schritt 3: KMU Event Organisation – immer der Reihe nach!

 

Ist der Rahmen durch die genaue Planung erst einmal gesteckt, wird dieser „mit Leben“ gefüllt. Die vorab fest­ge­legten Planungs­schritte werden in die richtige Reihen­folge mit kurzer Beschrei­bung der Aufgaben / To-Do’s gebracht. Falls die Orga­ni­sa­tion mit einem Team erfolgt: Jetzt ist der Zeit­punkt, Aufgaben zu verteilen. Es gibt zahl­reiche Beispiele für Check­listen, die einzelne Aufgaben enthalten, von Verträgen mit Loca­tions, Caterern und anderen einge­bun­denen Dienst­leis­tern bis zum Status der Refe­ren­ten­suche. Aber auch hier gilt: Nur aktuelle und laufend gepflegte Check­listen bieten jeder­zeit Überblick!

 

 

Schritt 4: In der Ruhe liegt die Kraft — Tag der Veranstaltung

 

Dank der struk­tu­rierten Vorar­beit bleiben Richtung Veran­stal­tungstag in der Regel nur noch die nötigsten Arbeiten übrig. Oft passieren gerade kurz vor der Veran­stal­tung aber noch unvor­her­ge­se­hene Dinge, für die dann der Kopf frei ist.

 

Für die letzten Erle­di­gungen bieten sich eben­falls Check­listen an (empfeh­lens­wert: Tagungs­planer, Event­pla­nung sowie Recht & Versi­che­rung): Was muss noch erledigt werden? Was muss zum Veran­stal­tungsort mitge­nommen werden (Prospekte, Tagungs­mappen, Rollups, Namens­schilder etc.)? Welche wich­tigen Tele­fon­num­mern könnten benötigt werden (Tech­niker, Caterer, Referent, Taxi etc.)?

 

 

Schritt 5: Erfolgskontrolle – nach dem Event ist vor dem Event!

 

Erinnern Sie sich an Ihre zu Beginn getrof­fene Ziel­ver­ein­ba­rung: Was wollten Sie mit der Veran­stal­tung errei­chen? Jetzt ist es an der Zeit, die Veran­stal­tung „Revue passieren“ zu lassen. Es gibt verschie­dene Wege, den Erfolg zu messen, je nach den vorab defi­nierten Zielen: Wie war die Teil­neh­mer­re­so­nanz? Wie waren die Rück­mel­de­quoten der Einge­la­denen? Wurde das Budget einhalten? Wurden Produkte verkauft? Nicht selten stellt sich auch erst einige Zeit später heraus, ob die Veran­stal­tung beispiels­weise die Umsatz­ziele bewirkt hat.

 

Auch die Manö­ver­kritik ist Teil der Erfolgs­kon­trolle: In einer abschlie­ßenden Team­runde wird beur­teilt, ob die Kommu­ni­ka­tion inner­halb des Orga­ni­sa­ti­ons­teams geklappt hat, die Zusam­men­ar­beit mit den Dienst­leis­tern reibungslos funk­tio­nierte, wo es Ansätze für Verbes­se­rungen gäbe etc.

 

 

Fazit: KMU Event wirkungsvoll durch Fünf-Schritte-Plan umsetzen!

 

Vielen KMU ermög­licht erst dieses Schritt-für-Schritt-Planen ein profes­sio­nelles Event­ma­nage­ment im Einklang mit allen anderen Marke­ting­ak­ti­vi­täten des Unter­neh­mens. Gerade in der Planungs­phase werden Schnitt­stellen zu anderen Marke­ting­in­stru­menten defi­niert und genutzt. Gänzlich neu entstan­dene Projekt­teams werden ziel­ge­richtet und wirkungs­voll gesteuert. Live-Kommu­­ni­­ka­­tion ist eben auch in KMU von so wich­tiger Bedeu­tung, dass sie nicht dem Zufall über­lassen werden sollte.

 

 

DIE AUTORIN: Kerstin Hoffmann-Wagner ist Event­be­ra­terin und Trai­nerin für Event- und Messe­themen. Von Hessen aus berät sie Unter­nehmen in verschie­densten Fragen zu ihrer Live-Kommunikation.

 

Nach lang­jäh­riger Erfah­rung als Projekt­lei­terin Events und Messe­auf­tritte für ein großes deut­sches Unter­nehmen, hat sie sich 2012 dazu entschlossen, sich auf die reine Event­be­ra­tung zu konzentrieren.

 

 

 

Welche Werk­zeuge für die Orga­ni­sa­tion von Events bedienen Sie sich? Was hilft, was nicht? Gleich unter­halb disku­tieren! Wer infor­miert bleiben will trägt sich in meinen News­letter ein und like doch gleich mein Facebook Profil für regel­mä­ßige Inspi­ra­tion rund um die Live-Kommunikation.