Wissensmanagement – der Schlüssel für Effizienz, Klarheit und Wachstum

3. März 2020

Wissensmanagement Wiki

Wissens­ma­nage­ment // Stadt­bi­blio­thek Stutt­gart by Kuma Kum

 

 

Jedes Event ist einzig­artig. Dennoch gibt es Stan­dards, auf die man sich bei der Planung verlassen kann. Warum gerade junge Nach­wuchs­kräfte im Dunkeln tappen lassen, weil die Zeit mal wieder knapp ist? Nicht alle Fehler müssen wieder­holt werden. Deshalb habe ich die Quali­­täts- und Wissens­ma­na­gerin Anne von Brock­hausen gefragt, welche Tools uns aus dem Wissens­ma­nage­ment für Event­pla­nung helfen können. Bitteschön:

 

 

Was alle Unternehmen eint

 

Für mich haben alle erfolg­rei­chen Unter­nehmer und Geschäfts­führer eins gemeinsam: Sie sind Macher­typen. Sie treiben ihre Themen voran, moti­vieren Mitar­beiter und Kunden. Sie wünschen sich, dass der Arbeits­alltag reibungslos abläuft.

 

Dabei stolpern sie aber immer wieder über zwei Themen:

 

  • Kein einheit­li­ches Verständnis zwischen den Kollegen hinsicht­lich der Verant­wort­lich­keiten sowie
  • das Fehlen von internem Firmen­wissen aufgrund unzu­rei­chender oder fehler­hafter Kommu­ni­ka­tion unter­ein­ander führen dazu,

 

dass Dinge gar nicht oder fehler­haft ausge­führt werden.

 

 

Wie sich Unternehmen bei Wachstumsschritten verändern

 

Und doch sind diese Unter­nehmen trotz allem erfolg­reich, aber warum? Meiner Meinung nach liegt der Grund hierfür vor allem an den Wachs­tums­schritten erfolg­rei­cher Orga­ni­sa­tion. Struk­turen und Kommu­ni­ka­ti­ons­wege verän­dern sich bei 3 → 9 → 30 → 90 → 300 Mitar­bei­tern. Das sorgt für immer wieder für Unruhe und neue Probleme, wenn die alten gerade gelöst sind.

 

  • Im ersten Fall sitzen die Kollegen noch in einem Raum.
  • Danach trennt sie bereits eine Wand.
  • Bei 30 teilen sie sich auf zwei Flure und in Abtei­lungen auf.
  • Ab 90 Mitar­bei­tern werden zusätz­liche Stabs­ab­tei­lungen eingezogen.

 

All das macht die Arbeits­welt nicht einfa­cher für Event’ler. Darüber hinaus sind die Junioren nicht auf dem Wissens­stand der Senioren und lang­jäh­rige Mitar­beiter verharren, weil „Das schon immer so gemacht wurde.“ In den zwanzig Jahren als Ange­stellte und Bera­terin in unter­schied­lichsten Unter­neh­mens­größen fand ich das immer wieder als Ursache für die vorhan­denen Probleme vor.

 

 

Woran es bei allen immer wieder fehlt

 

Am Beginn fehlt oft das Basis­wissen, dass für alle in einer Branche gleich ist. Egal in welcher Orga­ni­sa­tion ich anfing zu arbeiten oder zu beraten: Kaum einer konnte mir ein simples Mitar­bei­ter­buch zeigen, in dem die Leit­planken, in denen ich mich bewegen durfte, defi­niert wurden. Immer musste ich mir mühsam einen Über­blick verschaffen:

 

  • Wer macht was?
  • Bis wohin darf ich entscheiden?
  • Wen muss ich ansonsten fragen?
  • Was muss ich machen, wenn ich auf Dienst­reise gehen will?
  • Welche Vorlagen oder Präsen­ta­tion muss ich für welchem Zweck verwenden?
  • Wie sind die Arbeits­pro­zesse und wo finde ich geeig­nete Dienstleister?

 

Das kostete jeden Mitar­beiter Zeit bis er wirklich produktiv arbeiten konnte. Und gerade in den ersten Tagen hätte ich mehr als genug Zeit gehabt mich mit solchen Dingen intensiv auseinanderzusetzen.

 

 

WIKIpro — das Tool für MEHR Standards im Wissensmanagement

 

Deswegen habe ich in 2013 gemeinsam mit meinen Kunden auf Basis einer Wiki-Tech­­no­­logie die digitale Wissens­ma­nage­ment­platt­form WIKIpro entwi­ckelt. Diese Art von Platt­form zeichnet sich vor allem durch ihre perfekten Such­al­go­rithmen aus. Klar, war es Arbeit, das Wissen erst einmal dort einzu­spielen. Aber jetzt nach sieben Jahren und zahl­reiche Kunden­pro­jekte später sieht der Wissens­struk­tur­baum immer gleich aus. Viele Inhalte, die bei allen Orga­ni­sa­tionen vorkommen, sind bereits vorge­schrieben und müssen nur noch indi­vi­dua­li­siert werden.

 

In rund 30 Projekten testeten wir, was die Menschen im Unter­neh­mens­kon­text wirklich brauchen. Die Einar­bei­tungs­zeit neuer Mitar­beiter konnten wir in vielen Fällen von zwei Monaten auf zwei Wochen deutlich verrin­gern. Prozesse, Check­listen für die Planung, ein Pool von Dienst­leis­tern und Tools lassen sich zentral fest­halten und konti­nu­ier­lich verfei­nern. Und in jedem Unter­nehmen gab es Menschen, die begeis­tert das jewei­lige Wiki mit Wissen gefüllt haben.

 

In der Regel fingen alle spätes­tens damit an, wenn einer der erfah­renen Kollegen mit all seinem Fach­wissen das Unter­nehmen verlässt. Egal ob via Video, in Bildern, als Sprach­auf­nahme oder getippt, alle Formate lassen sich wunderbar in Wikis einbinden. Denn wenn der Mitar­beiter erst einmal weg ist, ist es gar nicht so einfach, Struk­turen und Netz­werke wieder neu aufzu­bauen. Ein kurzer Blick ins Wiki kann da Wunder bewirken und viel Zeit sparen.

 

 

Für Klarheit und Verlässlichkeit sorgen

 

Für mich in meinen Bera­tungs­pro­jekten heute, ist immer eine meiner erste Amts­hand­lungen, die Dinge, die in einem Unter­nehmen einfach und klar zu bestimmen sind in WIKIpro fest­zu­halten. Dann weiß jeder Bescheid, wer für was zuständig ist und wie weit er sich alleine bewegen darf. Die Stan­dard­sa­chen sind ein für alle Mal geregelt und werden unbü­ro­kra­tisch und für alle sichtbar geändert. Statt unnötig zu disku­tieren, können die Mitar­beiter ihre Kapa­zität dort einsetzen, was ihr Hauptjob ist.

 

Denn damit verdienen Sie Geld – mit den unnö­tigen immer wieder­keh­renden Diskus­sionen nicht.

Also fangen Sie lieber heute an und nutzen Sie ihre Zeit ab sofort deutlich sinn­voller als bisher!

 

 

Wissensmanagement Event Anne von Brockhausen Norm-KonformMit detek­ti­vi­schem Feinsinn versucht Anne von Brock­hausen den Arbeits­alltag von Unter­neh­mern und ihren Mitar­bei­tern zu erleich­tern. Ihre ersten zehn Jahre des Berufs­le­bens verbrachte sie sowohl in unter­schied­lich großen Unter­nehmen als auch in verschie­denen Branchen. Alles Wissen, das sie dort lernen konnten nutzt sie seit 2009 in ihrem eigenen Unter­nehmen und hat seitdem mehr als 80 Orga­ni­sa­tionen beraten. Und überall, wo ihr der Alltag zu mühsam erscheint, entwi­ckelt sie gemeinsam mit einer B2B-Online-Agentur einfache digitale Werk­zeuge. So entstand 2013 WIKIpro für digi­tales Wissens­ma­nage­ment. In 2020 wird die Platt­form Udoku im Medi­zin­pro­duk­te­be­reich auf den Markt kommen.

 

 

Frage: Mit welchen Wissens­ma­nage­ment Tools arbeitet ihr in eurer Agentur? Welche Erfah­rungen macht ihr damit?

 

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