MICE Club 2013 // Wie Meetings erfolgreicher gestaltet werden

Mice Club 2013: Meetings erfolg­rei­cher gestalten // Fotos: von meinem Ei-Ich-Kann-Alles-Telefon

 

 

‘Was ist eigent­lich der MICE Club’, hab ich mich offen gestanden beim ersten Mal lesen gefragt…?! Dank Google und Wiki­pedia kam ich mit dieser Defi­ni­tion auf die Sprünge. Schnell erkannte ich, dass ich dabei für meine alltäg­liche Arbeit — der Kreation von Momenten, in denen Menschen sich begegnen können — etwas zu entde­cken hätte.

 

Im Oktober 2013 fand der erste MICE Club in Köln statt — gerne möchte ich im Rück­blick einige Inspi­ra­tionen, der von Domset hervor­ra­gend konzep­tio­nierten Veran­stal­tung, fest­halten. Anspruch und Ziel des zwei­tä­gigen Treffens war der Drei­klang von EDUCA­TIONAL (Inspi­ra­tion), MICE LAB (Austausch) und NETWOR­KING (Bran­chen­treff).

 

 

 

 

Cleveres Opening des MICE Club

 

Los ging es in der durch die U‑Form kommu­ni­ka­ti­ons­för­der­li­chen Location Altes Pfand­haus. Die in die Kate­gorie Buyer unter­teilten Teil­nehmer aus Agen­turen traten von back­stage auf die Bühne, um sich dort in 20 Sekunden mit Inter­es­sens­schwer­punkt vorzu­stellen. Die Supplier (Anbieter wie Hotels, Desti­na­tionen, Travel Manage­ment) hörten im Publikum bereits sitzend zu und stellten sich nach Eintreffen aller Buyer anhand eines Symbols mit einer Kurz­ge­schichte vor.

 

So wurde die Veran­stal­tung gleich zu Beginn sehr persön­lich und ziel­ori­en­tiert, aber auch die jewei­ligen Erwar­tungs­hal­tungen gut auf den Punkt gebracht. Mit der von event­mobi program­mierten App konnte sich jeder Teil­nehmer indi­vi­duell profi­lieren und direkten Kontakt mit Einzelnen aufnehmen (neben anderer Funk­tionen wie der Programm­über­sicht, matchings für spätere Treffen etc. — ein hervor­ra­gendes tool für Events!).

 

 

Atmosphäre der Offenheit

 

Die größte Leistung des hollän­di­schen Mode­ra­tors Mike van der Vijver war aus meiner Sicht, eine Atmo­sphäre der Offen­heit herzu­stellen. Mit diesem Gefühl wurde es möglich, dass Leute sich trauen konnten etwas zu sagen oder nach­zu­fragen, wenn man Inhalte nicht verstanden hat — trotz der großen und unbe­kannten Gruppe.

 

Nach der ‘Opening­ze­re­monie’ gab es die Auffor­de­rung in einer Minute mit dem Nachbarn kurz vertie­fend zu reden und im Anschluß an die erste Keynote die Auffor­de­rung aufzu­schreiben, was man von dem Vortrag konkret mitnimmt. Dieser 1–2min Austausch und die Reflek­tion hilft einfach direkt fest­zu­halten, was mir wichtig geworden ist. Dies wird aus meiner Sicht leider viel zu selten gemacht (übrigens mein Lern­punkt: Die Welt ist eine Bühne — wir Menschen spielen dabei die Rollen :).

 

 

7 Gesetze des Meeting Designs

 

Folgend einige Thesen der ersten Themen­cloud „Meeting Archi­tec­ture — Meeting­effi­zienz zwischen High-Tech und Schaf­wiese“ von Mike van der Vijver. Weitere konkrete Ideen, um Events mal anders zu gestalten finden sich hier.

 

1. Es geht immer um Menschen, nicht bloß Körper — invol­viere sie! / physical presence

2. Meetings sind Paral­lel­welten. / The real world is else­where (Nimm die Ideen aus den Meeting mit zum umsetzen in der Realität. Aber nutze das Meeting um Sachen anders als in der Realwelt zu machen; biete Sinn & Nutzen für die Realwelt.)

3. Meeting Design kann Verhal­tens­muster nutzen oder bewusst brechen. / Raum­bei­spiele wie Klas­sen­zimmer, Kirche — Anord­nung & Ausrich­tung der Räume geben Verhalten vor — spiele damit.

4. Die Masse ist weiser als du glaubst. / The wisdom of crowds

5. Meetings sind inter­kul­tu­rell unter­schied­lich. / dive­risty of expec­ta­tions (Bsp. Koreaner: wollen Tages­ab­lauf wissen zwecks Orien­tie­rung vs. Ameri­kaner: wollen eher über­rascht werden — wie bringst du nun die unter­schied­li­chen Erwar­tungs­hal­tungen zusammen…?! In diesem Fall: Programm­ab­lauf im Umschlag — jeder Teil­nehmer kann selbst entscheiden, ob er ihn öffnet oder nicht)

6. Meetings besitzen Eigen­dy­namik / order & sequence

7. In Meetings ist alles möglich. / The Magic of Meetings

 

 

Interaktivität — wie geht das in Meetings?

 

Sehr schön gelöst war der Zugang zu dem Themen­feld Inter­ak­tion bei Meetings. Einge­läutet mit einem Orts­transfer und damit einem Perspek­ti­ven­wechsel ging es über mehrere Stationen zu Steh­ti­schen ins Foyer (s. Bild ganz oben), in der eine zufällig geformte 5er-Gruppe die Frage “Was ist Inter­ak­tion?” auf Papier bringen sollte.

 

In einer zweiten Runde mischten sich spontan wieder neue Perso­nen­gruppen an anderen Steh­ti­schen, auf denen die neue Konstel­la­tion von Teil­neh­mern als zweite Frage “Was kann ich für gute Inter­ak­tion beitragen?” auf den mindmaps ergänzten. Dies bot alter­nie­rende Asso­zia­ti­ons­ketten aber auch einen guten conver­sa­tion starter, bei denen sich jeder Teil­nehmer als Person, seinem Geschäfts­an­gebot samt seinen natür­li­chen Stärken / Themen leicht ‘ins Spiel bringen’ konnte.

 

Bei der gemein­samen Erar­bei­tung neuer Ergeb­nisse wurde Café und Kuchen gereicht. Im Nach­mit­tags­tief tat die physi­sche Bewegung einfach nur gut. Abschlie­ßend wurden die Ergeb­nisse dann zurück im Plenum gemeinsam disku­tiert und ausge­wertet. Dabei wurde klar, dass Inhalte über drei Wege kommu­ni­ziert werden können: 1. erklären, 2. disku­tieren und 3. selber machen. Dabei ist der dritte Weg als der nach­hal­tigste zu verstehen — mit Raum‑, Personen- und Perspek­tiv­wechsel. Inter­ak­ti­vität ist dabei kein Ziel für sich selbst. Dazu muss das WARUM für den Einsatz geklärt werden und was damit erreicht werden soll. Dann erst kann überlegt werden, wie man das Format im Detail gestaltet (weiter­füh­rende Gedanken dazu finden sich hier: Konzep­tio­nie­rung).

 

 

 

 

MICE Club Lab — spannendes Tool zum Netzwerken

 

Im Anschluss an den ersten großen Abschnitt ging es dann in Szene­lo­ca­tions (wie dem Exquisit oder Design Quartier Ehren­feld), in denen sich die Supplier in vier Runden á 15min genauer vorstellen konnten — die Buyer wählten aus 6 Gruppen selbst aus. Im Kontrast dazu gab es am nächsten Tag im Dock.One ein zweites Lab, wo das altbe­währte Flaschen­drehen mit sehr guten Fragen kombi­niert wurde, in denen sich jeder Teil­nehmer wieder mit seinen Themen einbringen konnte. Mit Blick auf die Teil­­nehmer-Ziel­­gruppe war diese zweite Form ganz offen­sicht­lich mehr auf Augen­höhe — ein Setting für inter­es­santen Dialog.

 

 

 

 

Ach ja, der erste Tag wurde mit einer Fotoshow beendet, anhand derer die Ereig­nisse des Tages in Bildern fest­ge­halten nochmals gemeinsam reflek­tiert werden konnten und durch Erin­ne­rungen / Fragen / Anek­doten des Mode­ra­tors sehr unter­haltsam und inter­aktiv kommen­tiert wurden. Ebenso über­zeu­gend die beiden Buda­pester Sand­maler Quartzbox — dazu am besten weniger Worte und mehr Bilder (wurde visuell pass­genau auf den MICE Club und Köln gemünzt):

 

 

 

Markenkommunikation @ MICE Club

 

Das Thema Marken­kom­mu­ni­ka­tion griff Keynote Speaker Rolf Gruber beim neu etablierten MICE Club auf. ‘Marke ist Orien­tie­rung und Anker’, blieb mir persön­lich hängen. Die Marke vermit­telt Vertrauen und im besten Fall ein gutes (Bauch-) Gefühl. Dazu ist eine klare Vision, Fokus­sie­rung, Posi­tio­nie­rung nötig. In einer ersten Grup­pen­ar­beit wurden Punkte zu der Frage ‘Welche Marke fällt euch als stark ein & warum?’ erarbeitet.

 

Aufgrund einer Nach­frage am Vortrag, wie man inno­va­tive Ideen tatsäch­lich verkauft bekommt (ob intern oder extern), wurde dieses Themen­feld spontan noch aufge­griffen. Erfolg­reiche Marken­kom­mu­ni­ka­tion beinhaltet nach Gruber:

 

1. Anknüpfen an etwas Bekanntes

2. Abrufen von etwas Bekanntem

3. Ergänzen des WOW-Faktor — etwas Über­ra­schendes einbauen und begründen

 

Daraus ergab sich die zweite Grup­pen­ar­beit: ‘Orga­ni­siere ein Meeting weg vom Alltag im Büro und über­zeuge den Kunden davon, in den Wald zu gehen!’ Die Ergeb­nisse lasse ich mal außen vor — es war einfach klasse, dass das Thema so kurz­fristig aufge­griffen wurde und für alle Teil­nehmer nutzbar disk­tu­iert werden konnte — ein echter Mehrwert!

 

 

Entschleunigung — sei im Moment

 

Die dritte Keynote über­zeugte mich persön­lich am meisten — der Holländer Willem Stor­telder sprach zum Mythos des Zeit­spa­rens. Mit provo­kanten Fragen wie ‘Wie lange dauert eine Wolke?’, inspi­ra­tiven Beispielen und unter­halb folgenden Thesen brachte er ein rele­vantes Thema unseres Zeit­geistes mit Bezug zur Veran­stal­tungs­branche auf dem Punkt. Auch inter­es­sant: Das Gehirn ist am aktivsten, wenn es gerade nichts zu tun hat. Ergo: das Leben ist JETZT, nur im HIER kannst du denken, handeln, begegnen — sei also in der Gegen­wart, in diesem Moment und bringe deine Teil­nehmer ebenso dazu! Sehr schön ist in diesem Kontext die Geschichte des Fischermanns:

 

 

 

7 Tipps zur Entschleunigung

 

1. 2min Landungs­zeit — beginne eine Session mit 2min Stille, so dass Leute ankommen können und wissen, das Sie in diesem Moment sind

2. Vorstel­lungs­runde in 10sek (alle rufen gleich­zeitig ihren Namen & Tele­fon­nummer) — damit nutzt jeder seine Stimme (Akti­vität) und es verbindet die Gruppe mit einem Spaßfaktor

3. Buzz Momente alle 20 Minuten — baue alle 20min einen Reflek­ti­ons­mo­ment ein, z. B. Q&A oder Zuhörer können ihren Nachbarn kurz fragen, ob sie Themen richtig verstanden haben oder wie sie es sehen; damit werden Themen richtig verstanden

4. Gegen­wart Monitor — Knights of NOW

5. Psss­stttt… höre auf dein inneres Kind — was würde das Klein­kind in dir jetzt machen wollen?!

6. Time­spi­ra­tion: a diffe­rent look at time — verschenke Zeit­gut­scheine, egal ob 5 oder 15min — pure Aufmerk­sam­keit & Wertschätzung

7. Ohne Stun­den­plan — mache alles mit Liebe!

 

Daraus resul­tierte eine Aufgabe für zwei Personen zum Austausch: ‘Was liebst du an deiner Arbeit und warum machst du das?’ Diese Frage ging tief und war gleich­zeitig ein erneut gewinn­brin­gender Austausch! Prak­tisch gab es auch einige Tipps für die Gestal­tung von Events mit der Leit­frage, ‘was Zweck in der Gegen­wart hat’. Bleibt die schöne Frage: ‘Haben Sie den Mut die Gegen­wart heraus zu fordern?’

 

 

Murmelbahn-Aktion zum Abschluß

 

Wie kann man die geballten Infor­ma­tionen von zwei Tagen gut verin­ner­li­chen: wie oben schon ange­deutet, am besten in dem man selbst aktiv wird. Oder um Konfu­zius zu zitieren: “Sage es mir, und ich werde es vergessen. Zeige es mir, und ich werde es viel­leicht behalten. Lass es mich tun, und ich werde es können.” Ergo: in 3x4 Gruppen unter­teilt bauten wir zum Abschluß des MICE Club in 30min Murmel­bahnen mit Reflek­ti­ons­po­ten­tial zur Verin­ner­li­chung des Neu-Erlernten.

 

 

Mein Fazit: sehr, sehr wert­volle Impulse in kürzester Zeit. Man wünscht den MICE Club Machern und sich selbst, dass das Format etabliert werden kann und weitere Kreise zieht. Chapeau und Danke­schön! // Hier findet sich übrigens der Rück­blick auf den MICE Club 2015.

 

 

Quellen: Video 1 — Quartzbox // Video 2 — FreeR­an­ge­Stu­dios

 

 

Zu guter letzt noch die offi­zi­ellen Bilder vom MICE Club und ein Rück­blick von Urs Seiler. Hilf­reich in der Konzep­tion von Events sind auch diese Blog­bei­träge: Veran­stal­tungs­kon­zep­tion und Master­Class Event­kon­zep­tion.