Events gut überstehen // 7 Tipps

Events gut über­stehen: Gesunde Arbeits­um­ge­bungen – für geis­tiges wie körper­li­ches Wohlbefinden

 

Die Event­branche ist ener­ge­tisch, schnell­lebig und aufre­gend. Von Corpo­rate Events oder Konfe­renzen bis hin zu großen Festi­vals sowie Konzerten ist der Druck, einzig­ar­tige Erleb­nisse zu liefern, enorm. Aber mit all der Aufre­gung geht auch eine große Belas­tung durch Stress, körper­liche Belas­tung und geistige Erschöp­fung einher. Um die Produk­ti­vität lang­fristig aufrecht­zu­er­halten und Burnout zu vermeiden, ist es wichtig, gesunde Arbeits­um­ge­bungen zu schaffen – sowohl geistig als auch körper­lich. Welche Stra­te­gien funk­tio­nieren für unser Wohl­be­finden? Klare Kommu­ni­ka­tion, defi­nierte Rollen, effek­tive Planung und die Einhal­tung von Erwar­tungen! Folgend ein Einblick, was ich in den letzten 25 Jahren gelernt hab…

 

1. Priorisiere klare Kommunikation

Das Herz­stück jeder erfolg­rei­chen Veran­stal­tung ist die starke, konsis­tente Kommu­ni­ka­tion. Die Event­pro­duk­tion umfasst ein Team mit vielen beweg­li­chen Teilen: Event­ma­nager, Ton- & Licht­tech­niker, Kreative wie Künstler & Co. Wenn die Kommu­ni­ka­tion stockt, treten Miss­ver­ständ­nisse auf, die zu Stress und vermeid­baren Fehlern führen.

 

 

• Richte daher regel­mä­ßige Check-Ins ein: Ob tägliche Bespre­chungen oder wöchent­liche Fort­schritts­be­spre­chungen — jedes Team­mit­glied sollte wissen, was passiert und wie sie zum gemein­samen Erfolg beitragen können. Auf Produk­tion ist das die Regie­be­spre­chung zu Beginn oder Day-In/Out Meetings.
• Zusam­men­ar­beits­tools verwenden: Platt­formen von Teams über Slack, Asana, todoist oder Trello können lebens­ret­tend sein, wenn es darum geht, Aufgaben zu koor­di­nieren, Fort­schritte zu verfolgen und Infor­ma­tionen in Echtzeit auszu­tau­schen. Muss man natür­lich aufsetzen, pflegen und zu nutzen wissen…
• Eine Feedback-Kultur schaffen: Gibt es offenen Dialog, in dem Team­mit­glieder Bedenken, Ideen oder Probleme austau­schen können? Dies sorgt nicht nur für Trans­pa­renz, sondern auch Vertrauen und wirkungs­volle Zusammenarbeit.

 

Klare Kommu­ni­ka­tion redu­ziert erfah­rungs­gemäß Ängste, verbes­sert den Zusam­men­halt im Team und stellt sicher, dass alle ihre Rolle kennen. Dadurch vermeiden wir Verwir­rung gerade in Momenten mit hohem Druck.

 

2. Rollen und Verantwortlichkeiten definieren

Unklar­heiten führen immer zu Frus­tra­tion. Wenn Rollen unklar sind, können sich Verant­wort­lich­keiten über­schneiden oder Aufgaben verloren gehen, was auto­ma­tisch zu Span­nungen und Stress führt. Das ist unnötig! Jede Person im Team sollte von Anfang an genau wissen, was von ihr erwartet wird. Diese Klarheit hilft bei der persön­li­chen Verant­wor­tung und ermög­licht es den Team­mit­glie­dern, sich in ihren Arbeits­bei­trägen sicher zu fühlen.

 

• Erstelle deshalb detail­lierte Stel­len­be­schrei­bungen und ein Orga­ni­gramm: Auch wenn sich einige Aufgaben über­schneiden, kann eine Haupt­ver­ant­wor­tung für jeden Einzelnen Verwir­rung vermeiden. Durch das Orga­ni­gramm sind Berichts­ketten und Struk­turen sofort ersichtlich.
• Bestimmt Projekt­leiter im Team: Größere Teams brauchen Team­leads, die bestimmte Aspekte der Produk­tion über­wa­chen (wie Logistik, tech­ni­sche Einrich­tung, Kunden­kom­mu­ni­ka­tion). So wird sicher­ge­stellt, dass kein Aspekt der Veran­stal­tung vernach­läs­sigt wird.
• Cross-Training (aka backup): Obwohl die Defi­ni­tion von Rollen entschei­dend ist, kann Cross-Training in Krisen­zeiten nützlich sein. Team­mit­glieder sollten ein grund­le­gendes Verständnis anderer Rollen haben, damit sie bei Bedarf einspringen können, ohne zusätz­li­chen Druck auszuüben.

 

3. Effektive Planung: Vorbeugen statt Heilen

Eine gute Planung ist die Grund­lage jeder erfolg­rei­chen Veran­stal­tung – und eines gesunden Arbeits­um­felds. Eine effek­tive Planung stellt nicht nur sicher, dass wir die nötige Zeit und Ressourcen haben, die wir benö­tigen, sondern verhin­dert auch Hektik in letzter Minute, die selbst die erfah­rensten Profis zermürben kann.

 

• Lege realis­ti­sche Zeit­pläne fest: Unrea­lis­ti­sche Fristen sind ein Rezept für Stress und Burnout. Teile den Prozess der Veran­stal­tungs­pro­duk­tion in über­schau­bare Aufgaben mit klaren Fristen auf. Diese müssen intern wie extern kommu­ni­ziert und respek­tiert werden.
• Probleme vorher­sehen: Bei jedem Event kommt es zu Problemen. Das ist die Natur der Sache. Erstelle Notfall­pläne, um sich auf mögliche Probleme mit der Ausrüs­tung, dem Wetter (Paris & Olympia lässt grüßen) oder dem Personal vorzu­be­reiten. Wenn wir auf das Uner­war­tete vorbe­reitet sind, verrin­gert sich der last-minute Stress durch Über­ra­schungen. Schon hilf­reich einen Plan B oder C durch­dacht zu haben (und noch besser ihn dann nicht zu brauchen).
• Effektiv dele­gieren: Niemand kann alles allein machen. Sorge dafür, dass die Aufgaben gleich­mäßig verteilt sind, damit sich niemand über­for­dert fühlt. Und dann auch loslassen – niemanden hilft Mikromanagement.
• Bei der Planung geht es nicht nur um die Verwal­tung der Logistik, sondern auch um die Bewäl­ti­gung von Stress. Mit dem rich­tigen Rahmen schaffen wir einen Puffer, der unseren Teams hilft, konzen­triert, ruhig und effi­zient zu bleiben, auch wenn es dann doch hektisch wird.

 

4. Klare Erwartungen setzen

Einer der größten Faktoren für Burnout bei Veran­stal­tungen ist das Gefühl, die Erwar­tungen nie zu erfüllen, insbe­son­dere wenn sie unklar sind oder sich ständig ändern (was sie nun mal tun…). Sowohl das Team als auch der Kunde müssen den Umfang der Veran­stal­tung und die zu erbrin­genden Leis­tungen verstehen, um unnö­tigen Zusatz-Stress zu vermeiden.

 

• Kunden­er­war­tungen managen: Sag dem Kunden offen, was in Bezug auf Zeit, Budget und Ressourcen erreichbar ist. Verhinder „Scope Creep“, indem ihr früh­zeitig Grenzen setzt.
• Ände­rungen früh­zeitig kommu­ni­zieren: Wenn Ände­rungen auftreten (und das tun sie ja ständig), kommu­ni­ziere sie dem Team so früh wie möglich. Abrupte Anpas­sungen führen zu Frus­tra­tion und über­stürzter, kompri­mi­tierter Arbeit.
• Ausge­wo­gen­heit fördern: Setze Erwar­tungen an die Work-Life-Balance. Es ist üblich, dass wir Event­profis lange Stunden arbeiten. Aber lasst uns nicht über­treiben, da dies schnell zu Erschöp­fung führen kann. Jeder kennt das — aber muss das?

 

5. Körperliches Wohlbefinden: Vernachlässige den Körper nicht

Während die psychi­sche Gesund­heit bei Gesprä­chen über das Wohl­be­finden am Arbeits­platz oft im Mittel­punkt steht, darf die körper­liche Belas­tung der Veran­stal­tungs­pro­duk­tion nicht über­sehen werden. Schließ­lich wollen wir Events gut über­stehen… ;) Lange Arbeits­zeiten, schweres Heben und eine Umgebung, in der man ständig unter­wegs ist, belasten nun mal den Körper. Planen wir auch im Nachgang ausrei­chend Erholung ein?

 

• Förder daher Bewegung und richtige Ergo­nomie: Ermutige zu häufigen Pausen, um dich zu strecken und zu bewegen. Biete bei Aufgaben, die schweres Heben oder sich wieder­ho­lende Bewe­gungen beinhalten, eine ange­mes­sene Schulung zur Ergo­nomie an, um Verlet­zungen zu vermeiden.
• Stelle Flüs­sig­keits­zu­fuhr und gesunde Snacks bereit: Dehy­drie­rung und schlechte Ernäh­rung beim Catering können schnell Energie rauben und die Produk­ti­vität senken (und vege­ta­ri­sche Alter­na­tiven sollten zwischen­zeit­lich auch zum Standard gehören). Halte das Team mit Wasser­sta­tionen und nahr­haften Snacks bei Kräften. Auch Scho­ko­lade soll schon Wunder bewirkt haben…
• Und schaffe Ruhe­zonen: Richte an langen Dreh- oder Aufbau­tagen ausge­wie­sene Bereiche ein, in denen Team­mit­glieder eine kurze Pause machen oder sich hinsetzen können. Dies mag wie eine kleine Geste erscheinen, macht aber einen großen Unter­schied bei der Aufrecht­erhal­tung des Energieniveaus.

 

 

6. Gut abschließen: Vermeide Burnout auf der Zielgeraden

Die letzten Tage vor einer Veran­stal­tung – oder der Abbau danach – sind oft die Zeit, in der Burnout am härtesten zuschlägt. Das Adre­nalin der Veran­stal­tung selbst kann ein Team durch die Durch­füh­rung tragen, aber wenn Du nicht aufpasst, können die Folgen brutal sein (die ich leider selbst schon schmerz­haft durch­leben musste).

 

• Lasst uns daher an den bespro­chenen Plan halten: Vermeide Über­ar­bei­tungen in der x‑ten Stunde – das wird selten besser. Vertraue auf die Vorbe­rei­tung und den Prozess, den Du bereits einge­richtet hast. Auch deshalb lieb ich den Exzel­­lenz-Gedanken: mit den vorhan­denen Ressourcen das Beste raus­holen, dann aber auch Schluß machen. Beim nächsten Mal hab ich viel­leicht mehr Zeit, Geld oder Erfah­rung – und dann nutze sie.
• Verteile die Arbeits­be­las­tung: Über­laste nicht ein Team­mit­glied mit allen Aufgaben nach der Veran­stal­tung. Dele­giere Aufgaben wie Aufräumen, Abschluss­be­richte und Nachverfolgungen.
• Feier die Erfolge: Nimm Dir nach der Veran­stal­tung Zeit, um die harte Arbeit anzu­er­kennen, die zum Erfolg geführt hat. Das Feiern von Erfolgen stärkt eine positive Team­kultur und gibt jedem einen Moment zum Durch­atmen und um sich wert­ge­schätzt zu fühlen.

 

7. Events gut überstehen: Sinn & Spaß behalten

Wozu betreiben wir all den Aufwand? Wenn der Sinn dafür klar ist, geht alles gut von der Hand. Für mich ist die tiefer­lie­gende Grund die Begeg­nung. Wie Martin Buber es sagte: Alles wirk­liche Leben ist Begeg­nung. Ich ergänze: In jeder Begeg­nung liegt die Kraft für Trans­for­ma­tion. Wenn es gelingt mit neuen Ideen ein Event zu verlassen, die mich für etwas besseres gewonnen haben — dann haben wir was richtig gemacht. Verän­de­rung ist mögli­cher­weise ein hoher Anspruch, der mich aber zufrieden stellt und zutiefst belohnt.

 

Aber nicht nur für Gäste, sondern auch in der Begeg­nung des Teams: Lasst uns Ausschau halten nach Momenten, die uns größer raus­gehen lassen als wir rein­ge­kommen sind. Und wenn wir dann noch den Spaß behalten trotz der vielen kleinen poten­ti­ellen Kata­stro­phen — und daran wachsen — na, wer will nicht Teil dieses winning teams sein?

 

Und zu guter letzt: Be kind :) zu deinem Team und auch zu dir selbst. Fehler passieren und nicht jeder arbeitet gleich schnell an den Aufgaben. Verständnis für einander aufbringen und verzeihen gehört zu guten Produk­tionen dazu. Wenn wir alle etwas netter zu einander sind, lassen sich kleinere Stol­per­steine und Fehler besser wegste­cken — vor allem onsite.

 

 

Fazit: Ein Plan für nachhaltigen Erfolg

In der schnell­le­bigen Welt von Events erfor­dert die Aufrecht­erhal­tung einer gesunden Arbeits­um­ge­bung Absicht: Klare Kommu­ni­ka­tion, defi­nierte Rollen, effek­tive Planung und das Setzen realis­ti­scher Erwar­tungen können Stress und Burnout verhin­dern, bevor sie auftreten. Ebenso sorgt die Konzen­tra­tion auf das körper­liche Wohl­be­finden und die Schaf­fung von Raum für Pausen und Erholung dafür, dass das Team die Ausdauer hat, ein Projekt bis zum Ende durchzuziehen.

 

Indem Du sowohl dem geis­tigen als auch dem körper­li­chen Wohl­be­finden Prio­rität einräumst, schaffst Du nicht nur eine ange­neh­mere Arbeits­um­ge­bung – Du legst auch den Grund­stein für lang­fris­tigen Erfolg und Nach­hal­tig­keit in der Branche. Wenn das Team unter­stützt, vorbe­reitet und wert­ge­schätzt wird, wird es bei jedem Event Höchst­leis­tungen erbringen. Brief und Siegel.

 

Frage: Wie gehst du mit Stress bei Produk­tionen um? Was fördert gesunde Arbeits­um­ge­bungen bei Events aus deiner Sicht – für geis­tiges wie körper­li­ches Wohl­be­finden? Wie sorgst du dafür, um Events gut über­stehen zu können?

 

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