Heide Sahl: 10 Zutaten für gutes Event Projektmanagement

10 Zutaten für gutes Event Projekt­ma­nage­ment // Foto: ©iStock.com/mythja

 

 

Bozen, Italien. Letzter Abend eines sehr exklu­siven und rundum gelun­genen Incen­tives. Die Gäste höchst­zu­frieden. Einer fragt mich: „Was machen Sie eigent­lich beruf­lich? Also ich meine im rich­tigen Leben?“ – Die Event­branche hat ganz offen­sicht­lich ein Image­pro­blem. Anders herum gesehen hat das Projekt­ma­nage­ment im Vorfeld und vor Ort offen­sicht­lich so gut funk­tio­niert, dass es für die Gäste leicht & luftig daherkam und kein bisschen nach „Arbeit“ aussah. So soll es sein. Dass jedoch sehr viel mehr dahin­ter­steckt, sieht man spätes­tens dann, wenn ein Projekt so richtig in die Hose geht. Ein gewisses Know-how und etwas Talent sollte man dann doch mitbringen.

 

Aber was bedeutet Projekt­ma­nage­ment eigent­lich? Wiki­pedia sagt: „Als Projekt­ma­nage­ment bezeichnet man das Initi­ieren, Planen, Steuern und das Kontrol­lieren und Abschließen von Projekten.“ Aha. Das klingt sehr theo­re­tisch und komplex, – Letz­teres ist es auch. Was aber macht gutes Event Projekt­ma­nage­ment aus? Wie kann man sicher­stellen, dass Projekte geplant, gesteuert, kontrol­liert und – möglichst auch – erfolg­reich abge­schlossen werden können? Man kann gutes Event Projekt­ma­nage­ment ganz sicher in der Theorie beschreiben. In der Praxis weiß man häufig erst im Nach­hinein, was gut war und was nicht. Eine ulti­ma­tive Check­liste der zu beach­tenden Punkte scheint es nur bedingt zu geben, denn Vieles ist Ausle­­gungs- oder Geschmack­sache, jedes Projekt ist anders, jeder Kunde hat eigene Vorstel­lungen oder Ansprüche und was in Fall 1 geklappt hat, muss in Fall 2 keines­wegs noch einmal funktionieren.

 

Ein ausge­klü­gelter Projekt­plan macht ganz sicher Sinn. Er bildet die Basis, gibt Sicher­heit, und das Abhaken von To Dos kann mitunter enorme Glücks­ge­fühle erzeugen. Aber wie komme ich zum perfekten Projekt­plan und was hilft mir, wenn Unvor­her­ge­se­henes meinen Master­plan über den Haufen wirft? Gibt es ein Basis­re­zept hierfür? Um ein Projekt von A bis Z erfolg­reich umzu­setzen und dabei oben­drein noch Spaß zu haben, muss man zunächst einmal verschie­dene Hard und Soft Skills ins einen Topf werfen. Welche Zutaten braucht es?

 

 

 

#1 Struktur

 

Zu Beginn eines Projektes steht das Konzept, die Idee. Diese Idee ist idea­ler­weise durchs komplette Projekt durch­de­kli­niert und folgt dem berühmten roten Faden. Wie kommt das Projekt­ma­nage­ment nun ins Spiel? Es bringt ganz einfach dieser Idee das Laufen bei. Ein Projekt­plan sorgt dafür, die Aufgaben aller Bereiche und aller Gewerke im vorge­ge­benen Zeit­rahmen und mit den entspre­chenden Zustän­dig­keiten unter Kontrolle zu halten. Toptipp am Rande: Liebt Excel­listen lieber frei­willig, dann können sie Euch sehr die Arbeit erleich­tern! Es gibt hoch­kom­plexe Projekte, da arbeitet man mit Projekt­plänen, mit Perso­nal­ein­satz­plänen, Mate­ri­al­listen, Produk­ti­ons­listen, Trans­fer­plänen und Ablauf­plänen, mit offenen-Punkte-Listen, Hotel­listen, Restau­rant­listen, Teil­neh­mer­ma­nage­ment­da­ten­banken, Termin­über­sichten… usw. usf. Bei anderen reicht ein einziger Master­plan. Entschei­dend ist, dass essen­ti­elle Infos verbind­lich und verständ­lich für alle Betei­ligten aufbe­reitet und zugäng­lich sind. Regel­mä­ßige Meetings helfen, – beim Verstehen, beim Behalten, beim Korri­gieren, wenn mal etwas aus dem Ruder läuft. Dass diese Meetings gut vorbe­reitet sein müssen, versteht sich von selbst. Sie sind zudem ein gutes Stim­mungs­ba­ro­meter für die Projekt­lei­tung. Und das führt gleich zum nächsten Punkt.

 

 

#2 Offene Augen & Ohren

 

Eine äußerst wert­volle Gabe ist das Zuhören- und Sich-in-andere-hinein­­ver­­­setzen-können. Im Projekt­team, aber auch mit Kunden und Dienst­leis­tern. Die Umset­zung eines Projekts kann den Auftrag­geber nur dann zufrieden stellen, wenn seine Wünsche und Bedürf­nisse Beach­tung finden. Somit ist der noch so reibungs­lose Ablauf eines fulmi­nanten Gala­abends nichts wert, wenn ein in der Krise steckendes Unter­nehmen eigent­lich ein beschei­denes Mitar­­beiter-Sommer­­fest gebraucht hätte. Aufmerk­sam­keit inner­halb des Projekt­teams ist eine Form des gegen­sei­tigen Respekts und macht ein im besten Sinne funk­tio­nie­rendes Teamwork erst möglich. Je konse­quenter alle an einem Strang ziehen, desto besser ist schluss­end­lich auch das Ergebnis. Offene Augen & Ohren sollte man auch immer gegen­über Kritik haben. (Konstruk­tive) Kritik ist ein Motor, der einem hilft, Dinge zu verbes­sern. Wer nur gelobt wird, kommt gar nicht erst auf die Idee, zur Opti­mie­rung an den kleinen (oder großen) Projekt­stellsch­räub­chen zu drehen.

 

 

#3 Respekt

 

Wie im Leben allge­mein ist Respekt immer ein guter Ratgeber. Respekt vor Kunden, Kollegen, Dienst­leis­tern, Respekt vor dem Projekt und natür­lich auch sich selbst gegen­über. Damit man als Team gut funk­tio­niert, damit man Dinge nicht unter­schätzt und damit das Projekt niemanden „auffrisst“. Teamwork heißt, dass man Dinge im Team schafft und dass dabei niemand unter die Räder kommt. Zustän­dig­keiten müssen klar verteilt sein, aber eine „Not-my-Job“-Einstellung kann im Zwei­fels­fall ein Projekt­killer sein. Gegen­sei­tiger Respekt verhin­dert, dass das „Teamwork“ nicht nur an den Gutmü­tigen hängen bleibt.

 

 

#4 Keep it simple

 

Die Erfah­rung zeigt: Die Dinge müssen einfach sein, verein­facht werden, – oder zumin­dest einfach wirken. Der rote Faden ist aus dem einzigen Grunde rot, damit ihn jeder sofort erkennt. Ziel ist immer, aus einer komplexen Aufga­ben­stel­lung eine einfache Lösung zu entwi­ckeln. Und um die Ecke denkt man dabei nur im Hintergrund.

 

 

#5 Flexibilität

 

Jedes Projekt hat eigene Inhalte, Ziele, Ziel­gruppen, Timings, Tona­li­täten. Jeder Kunde hat andere Vorstel­lungen. Es prallen Ideen, Geschmä­cker, Ansprüche, Stärken und Schwä­chen von unter­schied­lich vielen Betei­ligten aufein­ander, die es zu koor­di­nieren gilt. Entweder man ist Diktator (nicht empfeh­lens­wert) oder man ist flexibel. Wenn sich die Rahmen­be­din­gungen in Projekten ändern, hilft es ungemein, mit dem klaren Ziel im Blick den einen oder anderen notwen­digen Haken auf dem Weg schlagen zu können. Außerdem kommt es allzu häufig vor, dass ein von langer Hand geplantes und vorbe­rei­tetes Projekt im letzten Moment umge­worfen wird, da bewähren sich Flexi­bi­lität, eine Hands-on-Menta­­lität und eine funk­tio­nie­rende Team­ar­beit umso mehr.

 

 

#6 In der Ruhe liegt die Kraft

 

Während der eine hibbelig, hektisch und quirlig an Dinge rangeht, ist die andere kaum aus der Ruhe zu bringen. Es ist ganz sicher eine Typen­frage. Klare Gedanken lassen sich jedoch leichter fassen, wenn man nicht die Nerven verliert, sondern fokus­siert, prüft, abwägt und dann handelt. Intern wie extern vermit­telt dieser Punkt Sicher­heit und Kompetenz.

 

 

#7 Keine Angst vorm Scheitern

 

Wer Angst vor falschen oder unbe­liebten Entschei­dungen oder gar vorm Schei­tern hat, blockiert und akti­viert sehr oft nur das Self-fulfil­­ling prophecy-Prinzip. Wer die richtige Entschei­dung aus Vorsicht zu lange aufschiebt, verwan­delt sie mitunter in eine falsche. Insofern Ruhe bewahren, das Glück ist bekannt­lich mit den Mutigen oder – wie man im Rhein­land weiß: Et hätt’ noch immer joot jejange!

 

 

#8 Herzblut

 

Herzblut ist mein Favorit. Was man mit Herzblut macht, macht man einfach besser. Wer mit Spaß und dem festen Willen an ein Projekt geht, das Beste daraus zu machen, wird in der Regel dafür belohnt. Vor allem wird man mehr Spaß dabei haben. Das alleine ist unbe­zahlbar. Wer mit Herzblut bei der Sache ist, wird sich auch nicht so leicht von Rück­schlägen entmu­tigen lassen. Leiden­schaft im Projekt­ma­nage­ment bedeutet nämlich auch gerne mal Leidens­fä­hig­keit ;-) Schließ­lich heißt Herzblut auch, nicht immer nur den Weg des geringsten Wider­stands zu gehen. Viele Umwege lohnen sich. Wichtig ist, dass man spätes­tens kurz vor dem Verzet­teln den Fuß vom Gas nimmt. Die richtige Dosie­rung kommt mit der Erfahrung.

 

 

#9 Liebe zum Detail

 

Eng mit Herzblut verbunden ist die Liebe zum Detail. Sie ist das i‑Tüpfelchen, das gewisse Etwas, das über­rascht und oft den entschei­denden Ausschlag gibt. Selbst wenn eine Tagung bspw. bis ins kleinste Detail perfekt gelaufen ist, wird einem Refe­renten vor allem in Erin­ne­rung bleiben, dass er auf dem Weg ins Hotel im entschei­denden Moment quasi aus dem Nichts einen Regen­schirm in die Hand gedrückt bekommen hat. Wenn so gut wie alles vorbe­reitet ist, ist die entschei­dende Frage im Vorfeld: Was könnte ein Teil­nehmer eines Events oder Incen­tives am meisten vermissen (unter Umständen sogar ohne es zu wissen)? Heut­zu­tage sind es weniger die Kavi­ar­häpp­chen, sondern die „Money can’t buy“-Erlebnisse, der beson­dere Blick hinter die Kulissen, das Zusam­men­treffen mit einem „Insider“, das Ganz-nah-dran-sein, die persön­liche Betreuung, das positive Über­rascht-werden, die außer­ge­wöhn­liche Atmo­sphäre. Kurzum: Immer das große Ganze im Visier haben, aber auf dem Weg dorthin das Auge für das eine oder andere Über­ra­schungs­mo­ment behalten, um nach­haltig zu beeindrucken.

 

 

#10 Last, but not least: Humor

 

Humor öffnet die Herzen, Humor nimmt Angst, Humor verbindet, Humor versöhnt, Humor baut Stress ab, Humor macht Erleb­nisse denk­würdig, Humor rela­ti­viert… Humor trifft leider manchmal auch den falschen Nerv. Trotz allem: Wenn nichts mehr hilft, dann hilft Humor.

 

 

 

Event Projektmanagement: Übung, Erfahrung, “künstlerische Freiheit”

 

So weit, so gut: Ein Rezept mit 10 Zutaten. Aber wie sieht es mit den Mengen­an­gaben aus? Die muss jeder Projekt­koch und jede Projekt­kö­chin bei jedem einzelnen Projekt neu abwiegen und ‑wägen. Übung, Erfah­rung und „künst­le­ri­sche Freiheit“ sind gefragt. Zum Glück aber sind Projekte so viel­fältig wie das kuli­na­ri­sche Universum: von Haus­manns­kost, über Groß­­kan­­tinen-Essen bis hin zur Haute Cuisine ist für jeden etwas dabei. So manches Projekt gelingt am Ende „aus der Lamäng“. Die Prise Humor sollte jedoch nie fehlen. In diesem Sinne: Gutes Gelingen!

 

 

 

DIE AUTORIN: Heide Sahl bietet seit 14 Jahren Marke­­ting- und Spon­so­ring­be­ra­tung an und begleitet Kunden vom Konzept über das Event Projekt­ma­nage­ment bis hin zur Umset­zung und Aktivierung.

Ob Corpo­rate Event, Tagungen, Messe­auf­tritte, Team­buil­dings, Pres­se­ver­an­stal­tungen, Galas, Fort­bil­dungen, Incen­tives oder Spor­t­s­pon­­so­ring-Akti­­vie­rung: Das Ziel ist immer, Kunden indi­vi­duell zu beraten und zu betreuen und ein „Das-war-der-Clou-Gefühl” zu hinter­lassen. Erreichbar ist sie hier: clou commu­ni­ca­tion, Xing oder LinkedIn.

 

 

 

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