8 Praxis Tipps für die Event Locationsuche

Kate­gorie: Allge­mein, Events

24. August 2017

Event location Suche Tipps HALLE45

8 Praxis Tipps für die Event Loca­ti­on­s­uche // Gast­bei­trag Sarita Lensch von Event Inc.

 

 

Wie finde ich die passende Location für mein Event? Worauf gilt es bei der Event Loca­ti­on­s­uche zu achten, damit die Kosten nicht explo­dieren und die Botschaft des Events rüber­kommt? Das habe ich die Expertin Sarita Lensch gefragt. Die Info­grafik bringt die wich­tigsten Aspekte auf den Punkt:

 

8 EVENTLOCATIONS Tipps bei der Suche

 

 

Tipp 1: Art der Veranstaltung klären

 

Die Art der Veran­stal­tung ist ausschlag­ge­bend für die Wahl der Event­fläche. Einen einfa­chen Leit­faden gibt es so nicht — die Wahl muss immer indi­vi­duell getroffen werden. Wo Meetings und Tagungen vor ein paar Jahren in klas­si­schen Hotel-Semi­­n­ar­räumen statt­fanden, werden heut­zu­tage zuneh­mend Off-Loca­­tions dafür in Betracht gezogen.

 

Als Off-Location bezeichnet man beispiels­weise leer­ste­hende Räum­lich­keiten ohne Innen­ein­rich­tung, oftmals im indus­tri­ellen Stil. Inter­ak­tive Meetings oder Work­shops finden zuneh­mend in Lofts, Fabrik­ge­bäuden oder Outdoor­lo­ca­tions statt. Es gibt sogar Event­schiffe die Raum und Platz für solche Anlässe bieten. Das Ziel ist nun nicht mehr allein über genügend Platz oder die passende Ausstat­tung zu verfügen, sondern eben­falls eine span­nende und außer­ge­wöhn­liche Atmo­sphäre für unver­gess­liche Augen­blicke zu schaffen.

 

Dieser Trend hat sich auch bei Hoch­zeiten einge­schli­chen. Viele Braut­paare suchen nicht mehr nach dem traum­haften Märchen­schloss oder dem groß­zü­gigen Restau­rant am See – loftar­tige Wohnungen oder alte Fabrik­ge­bäude und Hallen werden zuneh­mend attrak­tiver. Doch so viele span­nende und außer­ge­wöhn­liche Loca­tions es auch gibt, man sollte immer noch den Sinn und Zweck sowie die Umsetz­bar­keit im Hinter­kopf behalten. Nicht jede Location bietet die opti­malen Vorraus­set­zungen für jedes Event.

 

 

 

Tipp 2: Die Größe der Location richtet sich nach der Teilnehmerzahl

 

Eine Faust­regel für den Platz bezie­hungs­weise die Quadrat­me­ter­an­zahl die jeder Teil­nehmer zur Verfü­gung haben sollte, gibt es so nicht. Das hängt in der Regel vom Konzept und den indi­vi­du­ellen Ansprü­chen der Veran­stalter ab. Bei einem Empfang mit Steh­ti­schen plant man pro Person einen Quadrat­meter ein. So können sich die einzelnen Gäste noch sehr gut bewegen. Wenn es sich jedoch um eine Podi­ums­dis­kus­sion oder einen Vortrag handelt bei denen die Gäste ledig­lich sitzen, kann auch weniger Platz einge­plant werden. Bei einer Gäste­an­zahl von 40 Personen bieten 100 Quadrat­meter eine optimale Raumgröße.

 

Wenn es sich dann jedoch um eine Art Workshop handelt bei dem die Gäste in Inter­ak­tion treten sollen und beispiels­weise ein großer Stuhl­kreis oder eine Bühne aufge­baut werden soll, sollte man schon einmal 100 Quadrat­meter mehr einplanen.

 

Bei der Frage nach der Größe der Location sollten Event­planer sich an folgenden Fragen orien­tieren: Wie ist der Ablauf der Veran­stal­tung? Muss beispiels­weise eine Bühne, Tanz­fläche oder Buffet aufge­baut werden? Ist eine Außen­fläche vorhanden die zusätz­lich genutzt werden kann? Sind beispiels­weise Kinder auf der Veran­stal­tung die eine extra Spiel­fläche benötigen?

 

eventlocation klassikstadt frankfurt

Meeting­raum im Loft: © Klas­sik­stadt über Event Inc // Event Locationsuche

 

 

Tipp 3: Eventportale nutzen

 

Die meisten Event­por­tale agieren wie Markt­plätze auf denen man von der Location bis hin zum Catering, der Deko­ra­tion oder dem DJ alles für sein Event buchen kann. Dabei gibt es natür­lich auch unter­schied­liche Portale. Die einen legen mehr Wert auf Best-Price Angebote die anderen mehr auf Qualität der Anbieter. Bevor man sich für ein Portal entscheidet, sollte man sich vorab genau über die Leis­tungen, anste­hende Kosten und Refe­renzen informieren.

 

In der Regel ist es sinnvoll den persön­li­chen Erst­kon­takt über das Telefon zu suchen. Hier kann man nicht nur schnell die Exper­tise und die Qualität der Beratung erkennen sondern erspart sich im besten Fall auch eine aufwen­dige Suche durch das gesamte Port­folio der Anbieter. Am anderen Ende des Telefons sitzen nämlich profes­sio­nelle Event­be­rater die sich in ihrer Branche und ihrem Port­folio bestens auskennen.

 

Wichtig ist, dass Sie den Beratern einen groben Plan mit an die Hand geben: Was soll es für eine Veran­stal­tung werden und wo soll sie statt­finden? Zentral gelegen oder ländlich? Handelt es sich um ein Firmenevent oder eine private Veran­stal­tung? Ein Budget­rahmen sowie –ganz wichtig– mehrere poten­zi­elle Daten. Seien Sie offen für Vorschläge und Inspi­ra­tion. Versteifen Sie sich nicht auf eine spezi­elle Vorstel­lung oder Location. Die Event­be­rater eröffnen Ihnen meist ganz neue Ideen und Möglich­keiten an die Sie vorher gar nicht gedacht haben.

 

 

Tipp 4: Versteckte Kosten beachten

 

Eine realis­ti­sche Budget­pla­nung ist das A und O! Die Preise die auf den meisten Inter­net­seiten veröf­fent­licht werden sind oftmals “nackt” und zeigen gerade einmal die Netto-Raum­­miete pro Person. Infor­mieren Sie sich also immer über die Gesamt­kosten, auch über mögliche Aufschläge damit Sie die volle Kosten­kon­trolle haben. Sofern Sie sich von einer Location über­zeugen konnten, sollten Sie sich über deren Koope­ra­ti­ons­partner infor­mieren. Oftmals verfügen die Loca­tions über feste Partner auf deren Angebote Sie zu vergüns­tigten Preisen zurück­greifen können. Event­dienst­leister separat zu buchen ist meistens viel teurer. Bevor man sein Budget plant sollten diese sechs Dinge unbe­dingt im Hinter­kopf bleiben:

 

  • Raum­mieten werden meist “nackt” ange­geben: Wenn Sie beispiels­weise eine Off-Location oder ein Loft mieten, werden Sie in der Regel einen leeren Raum vorfinden. Hier muss also passendes Mobiliar, gege­be­nen­falls eine Bühne oder Bar dazu gemietet werden. Manchmal kann es auch dazu kommen, dass Heiz­kosten sowie Nacht- und Zeit­zu­schläge dazu kommen.

 

  • Ab einer Perso­nen­zahl von circa 50 Personen sollte, je nach Ausmaß der Veran­stal­tung, mindes­tens ein Sicher­heits­be­auf­tragter vor Ort sein. Dieser wird nach Stunden vergütet. Auch hier kann es zu Nacht­zu­schlägen pro Person kommen.

 

  • Wenn es um Catering-Pauschalen geht vari­ieren die Preise sowie die Qualität. Je nach Art der Verpfle­gung und Aufwand können durch­schnitt­lich pro Person zwischen 50€ für einen Empfang mit Finger­food bis 100€ für ein gesetztes Dinner anfallen.

 

  • Eben­falls fallen Kosten für Service­per­sonal an. Diese sind nicht in den Catering-Pauschalen enthalten. Das Service­per­sonal wird pro Person für einen bestimmten Zeitraum gebucht und vergütet. Wird der Zeitraum über­schritten fallen zusätz­liche Kosten an.

 

  • Bei Geträn­ke­pau­schalen ist beson­dere Vorsicht geboten – hier kann es schnell teuer werden. In den meisten Pauschalen sind ledig­lich Soft­drinks, Kaffee und Tee enthalten. Für Wein und andere alko­ho­li­sche Getränke werden Aufschläge berechnet. Wichtig ist auch vorab zu klären, was die einzelnen Getränke kosten wenn die Pauschale vorbei ist, die Veran­stal­tung jedoch länger geht als geplant. Hier lockt die größte Kosten­falle. Bei manchen Caterern kann man die Getränke auch nach “Verbrauch” abrechnen. Dies ist eine gängige und oft gewählte Alter­na­tive zur klas­si­schen Pauschale. Diese Art eignet sich vor allem für größere Veran­stal­tungen wie Konzerte oder Messen. Die Pauschalen dagegen sind für Hoch­zeiten oder Firmen­feiern geeignet.

 

 

Tipp 5: Kaufen Sie nicht die Katze im Sack

 

Um ein Gefühl für die Räum­lich­keiten zu bekommen, ist es immer sinnvoll einen Veran­stal­tungs­raum vorab zu besich­tigen. Dies erleich­tert nicht nur die Planung des Events sondern verrät Ihnen auch etwas über die Atmo­sphäre des Raumes. Dadurch bekommen Sie einen ganz neuen Blick auf die Location und die Möglich­keiten die zur Gestal­tung bereit stehen. Machen Sie nicht den Fehler und mieten Sie blind eine Location die Sie vorab nicht gesehen haben – nur weil Sie schnell eine benö­tigen oder Sie in Zeitnot sind, weil Ihnen andere Loca­tions abgesagt haben.

 

Vor allem bei der Planung von Hoch­zeiten sollte diese Möglich­keit in Betracht gezogen werden. Bei größeren Veran­stal­tungen lohnt sich dies übrigens auch bei Caterern. Verein­baren Sie ein Probeessen, denn – “Fotos sind geduldig” und oftmals wunder­schön bear­beitet. Wenn Ihnen die Möglich­keit gegeben wird, nutzen Sie sie und über­zeugen Sie sich vor Ort selbst über das Angebot und die Qualität.

 

 

Drei finale Tipps für die Event Locationsuche:

Event Locationsuche Checkliste

Danke an Sarita Lensch von Event Inc. für die Zusammenstellung!

 

 

Weitere hilf­reiche Tipps finden Sie auch hier:

11 ulti­ma­tive Tipps zur Wahl der perfekten Eventlocation
Event­ma­nage­ment: 10 wichtige Punkte für den Location Check
Verhand­lungs­ge­schick bei der Loca­ti­on­s­uche – 7 Tipps

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