Event-App: Über Sinn und Unsinn von Apps

Event-App: Über Sinn und Unsinn von digi­talen Apps in analogen Erleb­nissen // Video: 5 Trends (via Event­Ma­nager)

 

 

Wir befinden uns im Jahre 2017. Ganz Deutsch­land wird von den Digital Even­t’­lern besetzt… Ganz Deutsch­land? Nein!

Ein von unbeug­samen Event-Vete­ranen bevöl­kertes Dorf hört nicht auf, dem Eindring­ling Wider­stand zu leisten… ;)

 

Eins ist klar: Der Zeit­geist bei Veran­stal­tungen ist eindeutig auf Event-App gebürstet. Gerade sitze ich wieder in einer Veran­stal­tung, in der man zur Nutzung der Event-App nahezu genötigt wird. Dabei ist mir erst­malig aufge­fallen, wie sehr ich davon abge­stossen bin. Ich sehe den Nutzen in diesem Kontext einfach nicht und ja: Es war mir zu lästig die App vorab zu installieren.

 

In einer zuneh­mend digi­talen Welt sehnen wir uns nach dem Kontrast: Einfach mal abschalten, wieder analog erleben. Kein Multi­tas­king, sondern ganz im Moment sein. Auch aus insze­na­to­ri­scher Sicht will ich als Regis­seur gar nicht, dass die Besucher ständig auf ihr Smart­Phone schauen. Gleich­zeitig bieten digitale Tools span­nende Möglich­keiten zur Inter­ak­tion. So können zum Beispiel Meinungen des Publi­kums in Echtzeit darge­stellt werden. Das eröffnet Gestal­tungs­mög­lich­keiten.

 

 

5 Event-App Anbieter stehen Rede und Antwort

 

Aufgrund dieser Wahr­neh­mung kamen mir fünf Fragen, die ich vier Inter­ak­­tions-Anbie­­tern gestellt habe. Diese sind bewußt heraus­for­dernd formu­liert: Gebt uns triftige Gründe, warum es sich lohnt die analoge Mauer einzu­reißen und der Event-App den Hof zu machen! Danke Thorben Grosser (Event­mobi), Holger Marggraf (Event — App-Partner), Andreas Jacobs (even­tum­sys­tems) und Tim Schlüter (VoxR), dass ihr euch auf die Chall­enge einge­lassen habt!

 

Vorab noch ein kleiner, aber feiner Diffe­ren­zie­rungs­punkt: Grund­sätz­lich gibt es zwei Möglich­keiten, wie Teil­nehmer Zugriff zur Event App erhalten: klas­sisch durch das Herun­ter­laden im App Store (Native App) oder brow­ser­ba­siert über einen Link (Web App). Wie das einen Unter­schied macht gleich in den Antworten. Im Kern die Frage: Wie kann durch digitale Tools analogen Veran­stal­tungen Mehrwert geboten werden?

 

 

1. Worin liegt der Mehrwert? Ist dieser messbar (Return on Investment)?

 

Event­mobi: Der Mehrwert der App liegt in den verbes­serten Kommu­ni­ka­ti­ons­flüssen. Planer und Teil­nehmer müssen nicht mehr diverse Tools für diverse Aufgaben nutzen. Sie haben alles in einem System. Dabei ist es egal, ob der Veran­stalter sich den Stress mit Excel-Listen spart. Oder der Teil­nehmer verschie­dene Geräte für Voting, Networ­king und ähnli­ches benutzen muss. Alles ist in einem System. Stress­frei. Der ROI ist auf verschie­dene Methoden sehr klar messbar, ob das Umfragen und die Auswer­tung von Verhal­tens­mus­tern sind. Das wichtige dabei ist, dass der Veran­stal­tungs­planer hiermit ein nütz­li­ches Tool bekommt. Damit kann er den ROI der gesamten Veran­stal­tung holis­tisch beob­achten und auswerten. Eine App liefert dabei viele, aber nicht alle Datenpunkte.

 

Event-App-Partner: Teil­nehmer haben jeder­zeit alle Infor­ma­tionen (Programm, Vortrags­un­ter­lagen, Veran­stal­tungsort, Teil­nehmer, Ausstel­ler­infos, …) zur Veran­stal­tung an einem Ort in der Event-App im Zugriff. Zudem wird das Networ­king unter­stützt, da man in der Event-App sieht, wer noch alles an der Veran­stal­tung teil­nimmt. So kann der Kontakt unkom­pli­ziert aufge­nommen werden.

Für Aussteller ist es natür­lich extrem bedeutsam, über Werbe­banner in der App mehr Sicht­bar­keit zu erhalten und konkret Leads zu gene­rieren. Letz­teres beispiels­weise durch das Down­loaden von QR-Code geschützten Dokumenten.

Veran­stalter profi­tieren von der App ebenso in mehr­fa­cher Weise: Einer­seits kommen Teil­nehmer, die aufgrund der besseren Inter­ak­­tions- und Networ­king-Möglich­keiten mit dem Event sehr zufrieden sind, gerne auch das kommende Jahr wieder. Zudem bietet die App viel­fäl­tige Möglich­keiten, die Inter­essen der Teil­nehmer besser zu verstehen und mit diesem Wissen zukünf­tige Events zu opti­mieren.

 

 

 

even­tum­sys­tems: Mit eventummydevice passen Sie die Veran­stal­tung perfekt an die Bedürf­nisse Ihrer Teil­nehmer an, und erzeugen so maximal inter­es­sierte Zuhörer. Und es entsteht für Sie die Möglich­keit Infor­ma­tionen von den Teil­neh­mern zu erhalten. Die Ergeb­nisse werden nicht nur in Echtzeit ange­zeigt: Sie bekommen die Auswer­tung außerdem in dem von Ihnen bestimmten Format und Design. Sie sparen dadurch lästiges und zeit­auf­wän­diges Auswerten von Daten.

 

VoxR: Wir verstehen uns gerade nicht als Event-App. Wir machen nur eine einzige Sache für Events und sind darauf hoch­spe­zia­li­siert: Echte Live-Inter­ak­­tion zwischen Bühne und allen Event-Teil­­neh­­mern. Damit das klappt muss der Zugang für Teil­nehmer geradezu brutal einfach sein. Jeder zusätz­liche Schritt, den ein Teil­nehmer machen muss, senkt die Betei­li­gung sofort spürbar. Daher haben wir uns für eine einfache Website entschieden.

 

Rück­frage: Worin liegt dann der Mehrwert eures … sagen wir dann: Tool?

Ich glaube, wir sind uns einig: Man macht Events, um das Denken und/oder Handeln von Menschen zu verän­dern. Diese Verän­de­rung gelingt expo­nen­tiell besser, wenn man die Menschen bei dieser Verän­de­rung betei­ligt. Ihre Stimmen hört, Ihre Fragen beant­wortet, Ihre Ideen einbringt. Wir haben keine Zahlen, aber auf Anfrage sehr gern beein­dru­ckende Case-Studies dazu.

 

 

2. Wie schafft man über eure Event App effektive Begegnung der Teilnehmer?

 

even­tum­sys­tems: Egal ob Sie im Vorfeld der Veran­stal­tung den Wissens­stand abfragen. Während der Veran­stal­tung auf Fragen der Teil­nehmer eingehen. Oder im Nach­hinein eine unkom­pli­zierte Feed­back­funk­tion zur Verfü­gung stellen. Mit eventummydevice stellen Sie eine unkom­pli­zierte Möglich­keit der Teilhabe zur Verfü­gung. Während der Veran­stal­tung steht Ihnen ein Admi­nis­trator zur Verfü­gung der den tech­ni­schen Ablauf sicher­stellt. Fragen werden zu dem Zeit­punkt an die Teil­neh­mern geschickt, wie es in den Vortrag passt. Diese können sofort graphisch live ausge­wertet werden. So werden Inter­ak­tionen gestaltet, die alle Teil­nehmer anspre­chen und in die Veran­stal­tung invol­vieren. Außerdem können belie­bige Multi­media Inhalte darüber zur Verfü­gung gestellt werden.

 

VoxR: Unserer Erfah­rung nach gibt es mit a) Work­shops b) XING/LinkedIN und c) Bar/Buffet gleich drei starke Orte in denen Begeg­nung hervor­ra­gend statt­finden kann. Wir wollen daher keinen WEITEREN Ort schaffen. Den Austausch an diesen bestehenden Orten befeuern wir dadurch, dass wir Themen, Ideen und Fragen trans­pa­rent machen. Immer wieder sehen wir, dass dies Gesprächs­an­lässe schafft, die dann an den oben genannten Orten aufge­griffen werden, und sie so kommu­ni­ka­tiver machen.

 

 

 

Event­mobi: Eine gute Usabi­lity ist das A&O — das heißt, die Teil­nehmer müssen sich einfach zurecht finden. Daneben kann man Begeg­nungen auf Veran­stal­tungen auch incen­ti­vieren, Stich­wort Gami­fi­ca­tion. Das macht es selbst für Teil­nehmer, die etwas schwie­riger sind, spannend zu netz­werken, weil sie dafür belohnt werden. Schluss­end­lich machen Apps das Ganze nicht nur effektiv, sondern auch effi­zient. Durch die Möglich­keit, schon vor der Veran­stal­tung mit Anderen in Kontakt zu treten. Oder über Suchen das Feld schneller zu durch­kämmen, als wenn man sich klas­sisch durch das Buffet netz­werkt. Neue Tools wie Grup­pen­dis­kus­sionen oder Foto­sha­ring erlaubt außerdem einen regen Austausch. Selbst wenn man als Veran­stalter viel­leicht den Infor­ma­ti­ons­fluss nach außen durch Social Media einschränken will.

 

Event-App-Partner: Über die Match­­ma­king-Funktion kann man „gleich­ge­sinnte“ Teil­nehmer finden, die eine hohe Über­lap­pung von Inter­essen haben. Mit diesen Teil­neh­mern kann man dann über eine inte­grierte Messa­­ging-Funktion in Kontakt treten und auch Termine vereinbaren.

 

 

3. Wie überzeugt ihr eure Kritiker, die App doch zu nutzen?

 

VoxR: Wir glauben, wenn der Wunsch, Veran­stal­tungen inter­aktiv zu machen nicht da ist, dann kann das beste Tool nicht helfen. Wenn also die Kritik dahin geht, so lassen wir einfach jedem seine Meinung. Wir arbeiten unter­dessen jeden Tag daran, den Menschen, die Inter­ak­tion wollen, es so leicht wie möglich zu machen. Das ist eher unser Job, als Kritiker zu überzeugen.

 

Event­mobi: Das beste Argument ist natür­lich mitt­ler­weile die Erwar­tungs­hal­tung der Teil­nehmer: Auf vielen Veran­stal­tungen, grade Kongressen, erwarten die Teil­nehmer eine App. Aus dieser aktu­ellen Xing-Umfrage geht hervor, dass bisher 32 % der Veran­stalter Apps einsetzen und hingegen 48 % der Teil­nehmer eine Event-App auf Veran­stal­tungen nutzen. Das unter­mauert gut die Erwar­tungs­hal­tung der Teil­nehmer. Daneben ist es oft eine einfache Kosten-Nutzen-Rechnung: Wenn der Veran­stal­tungs­planer sich bewusst wird, wie viel Zeit, Geld und vor allem Nerven durch das klas­si­sche Teil­­nehmer-Enga­­ge­­ment verschwendet werden, ist es meistens offen­sicht­lich, dass eine App sich lohnt.

 

 

 

Event-App-Partner: Die Event-App ersetzt nicht den persön­li­chen Kontakt oder Erlebnis, sie unter­stützt es aber. Sie hilft daher, besser mit anderen Teil­neh­mern, Refe­renten und Orga­ni­sa­toren zu inter­agieren. Und man hat die Sicher­heit, immer alle Infor­ma­tionen aktuell im Zugriff zu haben.

 

even­tum­sys­tems: Unsere Lösung ist keine App im eigent­li­chen Sinne, sondern eine dyna­mi­sche Webseite, die vom Admi­nis­trator gesteuert wird. Dieser kann Inhalte zu belie­bigem Zeit­punkt zur Verfü­gung stellen. Dies bedeutet die Hürde der Teil­nehmer eventummydevice zu nutzen, ist sehr viel geringer als eine App, ohne jedoch an Funk­tio­na­lität einzu­büßen. Alles was der Nutzer tun muss ist eine Webadresse einzu­geben (und eine Inter­net­ver­bin­dung haben ;).

 

Der Mehrwert einer gut gemachten inter­ak­tiven Veran­stal­tung gegen­über einem reinen Fron­tal­vor­trag, wiegt deutlich höher, als die Gefahr, dass Menschen ihr Smart­phone zur Ablen­kung verwenden. Diese Gefahr ist deutlich grösser wenn sie weniger inter­es­sierte Teil­nehmer haben. Deswegen beraten wir unsere Kunden stets ausführ­lich zur Nutzung von inter­ak­tiven Elementen.

 

 

4. Welche Zielgruppe profitiert auf welche Weise von eurer App?

 

Event-App-Partner: Wir haben verschie­denste Nutzen­ar­gu­mente aus Erwar­tungs­sicht der Teil­nehmer aber auch Mehr­wert­sicht der Veran­stalter hier zusam­men­ge­stellt. Zusammengefasst:

•   Teil­nehmer begeis­tern und zur erneuten Teil­nahme motivieren

•   Reich­weite der Veran­stal­tung vor, während und nach des Events erhöhen

•   bessere Einblicke in Teil­neh­mer­inter­essen gewinnen

•   mehr Umsätze gene­rieren durch Aussteller und Sponsoren

•   bessere Entschei­dungen treffen

•   einfache und nach­hal­tige Wissensvermittlung

•   neue Menschen kennen lernen und bestehende Geschäfts­kon­takte pflegen

 

 

VoxR: Unser Tool ermög­licht es, auf sichere und flexible Weise in Echtzeit und auf einen Blick zu sehen, wo ein Publikum gerade steht. Weil das so ist, erfährt der Sales-Redner, welche Einwände in diesem spezi­fi­schen Publikum vorhanden sind und kann darauf reagieren. Der CEO weiß, was das häufigst gefragte Thema bei „Ask-your-CEO“ ist und kann sicher­stellen, dass dieses Thema auf jeden­fall ange­spro­chen wird, der Projekt­ma­nager weiß, welches die tief­grei­fendsten Sorgen beim anste­henden Change-Thema sind und kann hier aufklären und Ängste abbauen. Insofern sind Ziel­gruppen: Veran­stalter von Marke­­ting-Events, internen Mitar­­beiter-Events, Kongressen und Trainings.

 

Mehrwerte: Kompakte Infos, Netzwerken, Interaktion

 

Event­mobi: Eine Event-App bringt mittel- bis lang­fristig gesehen dem Veran­stalter eine Zeit­er­sparnis, verein­facht Orga­ni­sa­ti­ons­pro­zesse, die Teil­neh­mer­zu­frie­den­heit steigt, es werden mehr Kommu­ni­ka­ti­ons­mög­lich­keiten geschaffen, Live-Inter­ak­­tion wird ermög­licht und einen Event-App dient darüber­hinaus der Image-Pflege des Unter­neh­mens (inno­vativ, up-to-date). Die #praxis­früh­stück Fall­studie macht das ganz ansehn­lich. Der Teil­nehmer hat mehr und einfa­chere Möglich­keiten sich über das Event zu infor­mieren, mehr Networ­king-Möglich­keiten, kann aktiver am Event teil­nehmen und den eigenen Tag auf der Veran­stal­tung besser organisieren.

 

even­tum­sys­tems: Für Exper­ten­runden hat sich eventummydevice als Vorab Umfrage Tool etabliert. Damit spart man auf der Veran­stal­tung kostbare Zeit um unter­schied­liche Meinungen und Ansichten zu sammeln. So geben wir dem Veran­stalter die Möglich­keit sich auf beson­dere Frage­stel­lungen entspre­chend vorzu­be­reiten. Auf Kongressen und sehr großen Veran­stal­tungen hat sich unser System als günstige Möglich­keit der Parti­zi­pa­tion der Teil­nehmer bewährt. Durch den Wegfall der Kosten für Bereit­stel­lung von Hardware, kann das System kosten­günstig einge­setzt werden. Und entfaltet durch die Hinzu­nahme von unseren Twit­ter­walls eine ganz eigene Dynamik. Auf Veran­stal­tungen jeder Art, wird die Feed­back­funk­tion einge­setzt. Die hohe Antwort­quote und beson­ders auch die unkom­pli­zierte Bereit­stel­lung der Auswer­tungen recht­fer­tigen dort bereits den Einsatz.

 

Twit­ter­wall // © eventumsystems

 

 

5. Wann und wie ist eine Event-App überhaupt sinnvoll?

 

Event­mobi: Eine Event-App ist dann sinnvoll, wenn eine Veran­stal­tung eine gewisse Komple­xität hat. Ein Musik­kon­zert braucht viel­leicht keine App. Sobald ich aber Dinge ausdrucke oder ‑schlimmer noch- im Vorfeld verschi­cken muss, kann eine Event-App ein sinn­volles Tool sein. Dabei ist die Grup­pen­größe egal. Wir nutzen Apps mitt­ler­weile regel­mäßig bei Incen­tives mit 30 Teil­neh­mern oder mehr, genau so wie auf Kongressen mit 5.000 Teilnehmern.

 

Event-App-Partner: Das lässt sich pauschal nicht beant­worten. Das hängt stark von dem Event-Format, den Veran­stal­tungs­zielen als auch der Teil­neh­mer­gruppe ab. Wir haben Kunden, die setzen die Event-App auch schon für kleinere Seminare mit 30 Teil­neh­mern ein. Wichtig dabei ist, dass die Erstel­lungs­kosten für die App möglichst gering sind. Da hilft es, dass wir Apps auch kopieren und wieder­ver­wenden können.

 

even­tum­sys­tems: Unsere Faust­regel lautet: Wenn Sie viele Teil­nehmer haben und das Budget gering halten wollen, nutzen Sie eine BYOD Lösung! eventummydevice empfiehlt sich beson­ders für Q&A Sessions, wenn Dinge bespro­chen werden sollen, oder Experten Antworten haben, die Teil­nehmer inter­es­sieren. Sobald ein Gefühl der Wert­schät­zung und Teilhabe der Zuhörer entstehen soll, wie das beispiels­weise häufig für Mitar­bei­ter­ver­samm­lungen der Wunsch der Veran­stalter ist, ist eine solche Möglich­keit defi­nitiv in Betracht zu ziehen.

 

VoxR: Wir empfehlen seit Jahren, diese Frage zu verfolgen: Wie sollen meine Teil­nehmer nach der Veran­stal­tung anders a) denken, b) fühlen, und c) handeln als vor der Veran­stal­tung. Antworten auf diese Fragen zu finden ist häufig nicht trivial. Aber wenn man sie hat, können Sie bei der Frage: Ist Tool xyz sinnvoll sicher helfen.

 

 

Gibt es Alternativen zur Event-App?

 

Ja! Der gute alte Bier­de­ckel zum Beispiel. In einer Veran­stal­tung habe ich mit dem Kontrast von digital und analog affinen Teil­neh­mern bewußt gespielt. So habe ich die beiden Mode­ra­toren, die auch vom Alter zufällig ideal zur Welt der Digital Natives und Zeitungs­leser passten, ein Abstim­­mungs-Battle starten lassen. So wurden die Vor- und Nach­teile der Abstim­mungs­me­thoden über den Veran­stal­tungs­ver­lauf gut sichtbar: Die Masse der Bier­­de­­ckel-Abstimmer war schneller — nämlich in wahrer Echtzeit. Dafür war die App-Abstim­­mung genauer.

 

Abstim­mung beim Deut­schen Alters­preis der Robert-Bosch-Stiftung

 

Eine andere einfache, aber oft vernach­läs­sigte Möglich­keit gezielte Begeg­nung von Teil­neh­mern herzu­stellen: Gut lesbare Namens­schilder mit Farb­mar­kie­rungen je nach Branche, Abtei­lung, Herkunft etc. Das hilft auf den ersten Blick seines­glei­chen zu iden­ti­fi­zieren und ins Gespräch zu kommen.

 

 

Fazit: Frage der Wirkung klären, dann das Tool definieren!

 

An den Gedan­ken­gängen wird für mich ersicht­lich, dass Veran­stal­tungen nicht wie ein “entweder — oder”, sondern als ein “sowohl — als auch” designt werden müssen. Die von VoxR aufge­wor­fene Frage nach der Wirkung “Was soll nachher anders sein als vorher?” ist für mich in der Gestal­tung der absolute Schlüssel. Rein vom Ergebnis und Kunden­nutzen her gedacht sollte entschieden werden, ob eine Event-App sinnvoll und gewinn­brin­gend ist. Ich wäre mutig Spie­le­reien als solche zu entzau­bern und nur zu einem Tool zu greifen, wenn es wirklich weiter­bringt. Dazu muss man sich in die Lebens­rea­lität der Teil­nehmer versetzen und aus ihrem Blick­winkel entscheiden, was für das Event ange­messen ist.

 

 

Frage: Welche Erfah­rungen machst du mit dem Einsatz einer Event-App?

 

 

Zum weiter­lesen rund um Event-Apps:

Starke Tipps gibt es in der “Event-App Bible 2017″ und hier: Social Media Einsatz bei Events

Event-Apps richtig planen & einsetzen – Leit­faden für Veran­stalter mit Tipps & Anleitungen

Inno­va­tives Veran­stal­tungs­format: Future Cube vom Klubhaus Köln