Epic Fail Events — Teil 2 // Eventmanagement Fehler, aus denen man lernen kann…

Epic Fail Events — Regis­seur Michael Bay verlässt bei der Samsung CES 2014 Präsen­ta­tion die Bühne, weil der Tele­prompter ausfällt… #EPIC­FAI­LE­VENT // Quelle: youtube

 

 

Nach meinem ersten Teil mit fünf #epic­fai­le­vent Geschichten komme ich zu weiteren Bege­ben­heiten aus der Live-Kommu­­ni­­ka­­ti­ons­­branche. Meine Moti­va­tion ist nicht die Scha­den­freude, sondern dass diese wahren Geschichten jungen Event­ma­na­gern Lern­po­ten­tial bieten. Schließ­lich muss nicht jeder Fehler begangen werden — auch wenn man gerade aus den eigenen am besten lernt. Viel­leicht könnten folgende Episoden für das Arbeits­leben von Hilfe sein:

 

 

1) Steffi Goerger: niemals den Privatrechner für Präsentationen einsetzen!

 

Niemals den eigenen Rechner als Regie­rechner nutzen (aus Kosten­gründen und Prag­ma­tismus bei einer klei­neren Kunden­ver­an­stal­tung passiert) und niemals das WLAN anlassen. Und wenn doch in jedem Fall dafür sorgen, dass Skype nicht aktiv ist. Sonst kann es durchaus vorkommen, dass ein einge­hender Anruf für alle Teil­nehmer zu sehen ist. Lustig wird es dann, wenn vor lauter Hektik auch noch auf “annehmen“ geclickt wird und der Kopf des Anrufers kurz für alle auf der Leinwand zu sehen ist… #epicfail vom feinsten!

 

 

2) Kerstin Hoffmann-Wagner: “durchsägen, was das Zeug hält”

 

Hier das Beispiel für ein gravie­rendes Kommu­ni­ka­ti­ons­pro­blem zwischen unserer dama­ligen Location (einem Congress-Zentrum), unserem Messe­bauer und mir: Bei einer von mir verant­wor­teten Haupt­ver­samm­lung stellte sich während des ersten von damals zwei Aufbau­tagen heraus, dass sich durch die von uns gewählte Saal­be­stuh­lung die gesamte Saalhöhe ‑einschließ­lich des Bühnen­hauses- um einiges verrin­gerte. Niemand hatte das im Vorfeld so kommu­ni­ziert. Wir waren immer von der vollen Höhe ausge­gangen, auch der Messe­bauer. Damals, noch in Zeiten von Bühnen­rück­wänden aus MDF-Elementen hieß es dann also: den zweiten Tag und die Nacht vor der Haupt­ver­samm­lung durch­sägen, was das Zeug hält. Da zahlt sich aus, ein gutes Verhältnis zu den Gewerken zu haben! Klingt heute lustig, aber das war das einzige Mal in meiner Zeit als Projekt­lei­tung, dass ich von einer noch nicht einmal halb­fer­tigen Baustelle am Vorabend wegge­gangen bin und nicht gut geschlafen habe…

Fazit: Doublecheck gerade bei tech­ni­schen Daten und seit dem gab es kurz vor jeder Haupt­ver­samm­lung eine große Runde mit allen Gewerken in der Location, um einen weiteren epic fail zu verhindern.

 

 

3) Eva Heid: Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser!

 

Ein epic fail habe ich selbst produ­ziert — nämlich mich darauf zu verlassen, dass eine wichtige Infor­ma­tion über Dritte und Vierte richtig bei den Teil­neh­mern ankommt, ohne nochmal zu kontrol­lieren. Und so kam es, dass einige der Teil­nehmer mitten im Dezember bei 30cm Schnee und Outdoor-Akti­­vität dann doch mit hoch­ha­kigen Schuhen und im Kostüm über Schnee und Eis gestapft sind. Tapfer, aber ganz schön leicht­sinnig! Gerutscht sind viele, hinge­fallen einige, aber zum Glück hat sich niemand verletzt…

 

 

epic fail events — starke Nerven gehören nicht immer zur Grundausstattung…

 

 

4) Epic Fail Events — allerdings auf Seiten des Kunden

 

Eine Projekt­ma­na­gerin schrieb mir: Ich habe mich tagelang drum geküm­mert, dass wir einen Vorstand an einem Flug­hafen auf dem Rollfeld abholen können: Dabei erlaubt dieser Flug­hafen so etwas nie, nicht mal für den eigenen Präsi­denten. Und die Abholung sollte natür­lich mit der Konzern­li­mou­sine geschehen. Noch verbo­tener wenn man nicht die zuge­las­senen Flug­ha­fen­fahr­zeuge nimmt. Irgendwie habe ich dann das scheinbar Hoff­nungs­lose doch geneh­migt bekommen… Plötz­lich mussten weitere Personen mit zum Abholen (kurz­fristig Leute für´s Rollfeld anmelden geht natür­lich gar nicht) und es mussten damit (weil nun mehr Personen) zwei Autos sein, … Wie durch ein Wunder auch das noch hinbekommen.

Der eine interne Abholer hatte aber irgendwie keine Lust recht­zeitig zum Flug­hafen zu fahren, fährt zu spät los und kommt nicht recht­zeitig an. Das war aber das präpa­rierte Auto (tech­nisch top in Schuss, innen und außen gerei­nigt, …). Zwei andere Abholer verspäten sich auch, kommen an in der Minute, in der der Flieger auch schon landet. Das Auto ist schmutzig, voller Kram wie Fast­food­ver­pa­ckung, Klamotten, das falsche Mine­ral­wasser, die Abholer ziehen sich auch noch im Laufen zum Vorfeld um (kamen in Privat­klei­dung), nirgendwo Platz für die Wech­sel­schuhe und Klamotten. Also hatten 3 Frauen nun Hand­ta­schen aus denen oben Schuhe und Kram hervorquoll.

Mit quiet­schenden Reifen den Vorstand am Flieger gerade noch abge­passt. Und das erste was dem Vorstand auffällt und laut bespro­chen wird, ist in was für einem miesen Zustand das Auto ist…

Tja… Agentur 100 Punkte, Kunde… nunja…

 

 

5) Internationale Erfahrung: unterschätze keine Gewerkschaft!

 

Ein Senior Projekt­leiter berich­tete mir von seinem persön­li­chen epic fail events, nämlich Gewerk­schaften auf dem ameri­ka­ni­schen Konti­nent zu unter­schätzen. So wurde er einmal aufgrund üblicher Hospi­­ta­­lity-Maßnahmen auf Veran­las­sung der Flug­­hafen-Gepäck­­träger- und Taxi­fah­rer­ge­werk­schaft in Mexico (Baja Cali­fornia) während laufender Veran­stal­tung verhaftet. Nicht schön!

 

 

6) Autosalon Genf 2014: komplett neu — in 16h!

 

Aus aktu­ellem Anlass füge ich noch eine Geschichte vom Auto­salon in Genf hinzu. Bei der Gene­ral­probe mit dem Vorstand hat eben­dieser das Konzept komplett mit den Worten abge­wählt: ‘Das sind nicht wir — überlegt euch bis morgen früh was Neues’. Das ist natür­lich DER Supergau. Schlimm natür­lich für den Kommu­ni­ka­ti­ons­chef, der das Konzept verant­wortet aber nicht intern nach oben kommu­ni­ziert hat. Wünscht man natür­lich keinem, auf den letzten Drücker Musiken, Filme und weitere Elemente noch mal neu anfassen zu müssen. Die Qualität wird dadurch sicher nicht besser…

 

 

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