Event-Konzept: Mit diesen 13 Fragen wird jede Veranstaltung besser…

Kate­gorie: Allge­mein, Events, Shows

13. Januar 2016

Event-Konzept: 13 Fragen zu Veranstaltungen

Event Konzept: Worauf ich bei der Konzep­tion von Veran­stal­tungen achte… // Photo: stocksnap

 

 

Die letzten Jahre über habe ich unzäh­lige Shows im Bereich von Corpo­rate Events reali­siert. Aus dieser Praxis heraus möchte ich meine häufigsten Fragen an Event-Konzepte weiter­geben. Nachdem ich bei diesen 7 Fragen für erfolg­reiche Events eher auf die Basics eines Veran­stal­tungs­kon­zepts eingehe, sind folgende 13 Fragen ganz prak­ti­scher Natur und für die Opti­mie­rung von Event­for­maten gedacht:

 

 

13 Fragen an ein Event-Konzept, die ich immer stelle…

 

 

1. Was ist das Ziel der Veran­stal­tung? Nur wenn die Ziele klar defi­niert sind, kann man einen Plan entwi­ckeln, um dort auch tatsäch­lich hinzu­kommen… Ein guter Anfang für die Ziel­de­fi­ni­tion ist die SMART Formel.

 

2. Wer genau ist die Ziel­gruppe? Umso besser ich die Besucher kenne, desto genauer kann ich mich in ihre Erfah­rungs­welt hinein­denken und aus deren Sicht ein Event-Konzept gestalten, welches für die Ziel­gruppe rele­vante Erleb­nisse kreiert.

 

3. Was soll nachher anders sein als vorher? Diese Frage defi­niert die erwünschte Wirkung. Simpel aber wirkungs­voll. Dennoch viel zu selten klar zu beant­worten. Daher: Dran­bleiben und nachfragen.

 

4. Was ist die Botschaft, wie lautet die Geschichte? Die Verdich­tung auf Kern­bot­schaften ist harte Arbeit, lohnt sich aber immer. Wenn dies alles in eine gute Geschichte verpackt wird, kann man sich diese besser merken.

 

5. Welche Headline steht in der Zeitung und welches Bild wird dazu abge­druckt? Warum ist die Veran­stal­tung relevant? Sind die Inhalte kernig und klar formu­liert, so dass sie am nächsten Tag noch zu erinnern sind? Gibt es einen Moment, auf den sich alles zuspitzt und als DAS Bild fest­ge­halten werden kann, um die Botschaft visuell zu kommunizieren?

 

6. Ist das Event-Konzept abwechs­lungs­reich, über­ra­schend, unter­haltsam? Jedes gute Event-Konzept benötigt eine gute Drama­turgie mit Höhe- und Wende­punkten (Drei Akte: Einlei­tung, Haupt­teil, Schluss). Gibt es eine Dynamik, die für Abwechs­lung sorgt (Kontraste sorgen für Spannung)? Ist der Anteil von Infor­ma­tion und Emotion ausge­wogen? Wie sehen die Szenen aus – gibt es aufein­ander aufbau­ende Momente? Ist der Anteil von Reden, Medien, Show und Pausen ausge­wogen? Gibt es Längen – egal ob real oder gefühlt?

 

7. Perspek­tiv­wechsel: Was kann ich als Außen­ste­hender spiegeln, was die Unter­neh­mens­mit­ar­beiter in der Innen­wahr­neh­mung über­sehen? Als Berater kann und muss man manchmal das Bild gerade rücken. Nur Mut, ich lag selten mit meinem Empfinden falsch. Die Außen­per­spek­tive hilft oft Dinge auf den Punkt zu bringen.

 

8. Welches Team soll das Event umsetzen? Nur in einge­spielten Teams mit den rich­tigen Stärken können Atmo­sphären gestaltet werden, die am Ende über­zeugen. Daher schaue ich mir genau an, wer für das Licht, Ton, Medi­en­steue­rung etc. verant­wort­lich sein wird. Welche Kompe­tenzen haben die Betei­ligten Akteuere, wo könnten Engpässe vorliegen?

 

9. Gibt es ein Hight­light? Who is the star? Kann man eindeutig von einem Höhe­punkt sprechen? Sofern es einen Star der Show gibt, wird auch klar auf wen sich alle Insze­nie­rung ausrichten muss. Genau auf das Thema muss “alles einzahlen”. Ist der Gesamt­ein­druck der gewollten Aussage bzw. der Inhalte ange­messen und bleibt die Insze­nie­rung authenttisch?

 

10. Sind die Über­gänge klar und werden diese vor Ort geprobt? Die meisten Probleme tauchen in den Über­gängen auf. Selbst wenn die Zeit knapp sein sollte, so bestehe ich immer auf einer Probe für die Über­gänge. Auch die Über­gänge der Medien sollten genau einge­richtet sein. Im Normal­fall plant man aber genügend Zeit ein, um zunächst tech­­nisch-medial, dann mit allen Akteueren und abschlie­ßend einer Gene­ral­probe zu proben. Auch ganz wichtig: Danach gibt es keine last-minute-Ände­­rungen mehr!

 

11. Wie steht es um die Kommu­ni­ka­tion? Nicht nur was die Botschaften an die Gäste betrifft, sondern auch intern im Team. Sind alle Inhalte bei den Leuten ange­kommen, wurden Proben­zeiten kommu­ni­ziert? Kennt jeder im Team jeden, so dass auf kurzem Wege auch Leute mitein­ander Prom­bleme lösen… Sind bei der Veran­stal­tung die Kommu­ni­ka­ti­ons­wege klar (Catering, Hostessen, Work­shops etc.)?

 

12. Gibt es genügend Momente der Inter­ak­tion? Viel zu viele Event-Konzepte sind zu eindi­men­sional und frontal geplant. Spannend wird es durch eine Parti­zi­pa­tion. Im besten Falle gibt es auch am Ende klare Lern­punkte zum mitnehmen und Action Steps zum umsetzen.

 

13. Gibt es Feedback und eine Evalua­tion? Ich stelle fest, dass das Thema sich zwar viele Unter­nehmen wie Agen­turen auf die Fahne schreiben, in der Praxis aber so gut wie nie statt findet. Persön­lich habe ich mir ange­wöhnt die Fehler und Lern­mög­lich­keiten daraus jedes mal fest­zu­halten. So kann ich spätes­tens im nächsten Jahr daran anknüpfen und vermeiden, dass die selben Fehler passieren.

 

 

Frage: Welche Fragen stellst du an ein Event-Konzept? Ich freue mich über deinen Kommentar unterhalb!

 

 

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