Veranstaltungskonzeption // 7 Kernfragen für erfolgreiche Events

Veranstaltungskonzeption

Veranstaltungskonzeption // Foto: Christian Mueringer, ©iStock.com/macgyverhh

 

 

Was ist am wichtigsten bei der Veranstaltungskonzeption eines Live-Events, auf was muss man achten? Als Konzeptioner muss ich immer wieder die selben Fragen stellen. Daher habe ich mit Hilfe einiger Branchenexperten neben dem Organisatorischem (Datum, Ort, Personenanzahl…) folgende wichtige Punkte zusammengestellt.

 

 

„Ein gutes Konzept bedarf lediglich ein paar guter Worte, es überrascht, bildet, es unterhält und bringt in aussagekräftigen Bildern alle Botschaften zum Ausdruck. Der Zauber liegt in der Einfachheit – sie ist die äußerste Form der Raffinesse.“

Christian Schmachtenberg, MDlab München

 

 

Die 7 Kernfragen der Veranstaltungskonzeption

 

1) Zielgruppe – um wen geht es?

  • Externe Kunden, interne Mitarbeiter oder die Presse als Multiplikator?
  • Geschlecht und Altersstruktur der Adressaten (da andere Wahrnehmung)?
  • Was sind die Erwartungen und Sorgen der Zielgruppe und wo steht sie (falls bei der Zielgruppe nur soziodemografische und keine psychografischen Daten kommuniziert werden)?

 

2) Kernbotschaft – um was geht es?

  • Was will der Kunde vermitteln?
  • Was soll der Zielgruppe nachhaltig im Kopf verankert werden? Worüber spricht man noch länger?
  • Welche weiteren Nebenziele soll das Event ebenso vermitteln?

 

3) Pressebild – was soll an wen kommuniziert werden?

  • Welches ‚große Bild’ geht an die Medien raus (sofern es um die Medien als Transporteur der Inhalte an ein größeres Publikum geht…)?
  • Wie bekomme ich die Markenbotschaften optimal für die Medienpartner in Szene gesetzt?
  • Wie sind die Kommunikationskanäle definiert?

 

4) Budget – um wie viel geht es?

  • Welches Budget ist angesetzt?
  • Welche Wirkung erzielt das Konzept in Abhängigkeit des Budgets?
  • Gibt es ein Pitchhonorar (sofern der Auftrag ausgeschrieben wird)?

 

5) Timing – um wann geht es und wie viel Zeit bleibt bis dahin?

  • Wie viel Zeit haben wir für die Konzeption und Realisation?
  • Was ist in dieser Zeit machbar und realistisch?
  • Wann gibt es Schulterblicktermine mit dem Kunden?

 

6) Leistungsprofil – um welchen Aufwand geht es?

  • Welche Leistungen sollen genau erbracht werden?
  • Mit welchen Partnern extern bzw. beim Kunden muss ich mich abstimmen?
  • Operativ aus Agentur-Sicht: Wie viele Agenturen nehmen beim Pitch teil?
  • Soll die Veranstaltung evaluiert werden? Zu welchem Grad wurde die Zielgruppe erreicht? Welchen Pressespiegel hat das Event generiert?

 

7) Einbettung / Zusammenhang – wie sieht die Historie bzw. das Umfeld aus?

  • Wie ist die Erwartungshaltung und Selbstverständnis des Kunden bzw. der Marke?
  • Wie sieht die Dachidee aus (Ableitung aus Produkt, Marke, klassische Werbung, Kommunikation, …)?
  • Wie sehen die Aktivitäten in den anderen Kommunikationskanälen aus?
  • Was ist die Historie der Veranstaltung (falls vorhanden)?
  • Was ist das besondere Merkmal der Veranstaltung?

 

 

Der Job des Konzeptioners ist es, auf die Vorgaben im Briefing seitens des Kunden hin gute Fragen zu stellen, um genau raus zu finden, was die Ziele des Kunden sind! Diese Ziele ermöglichen dann auch den Erfolg messbar zu machen.

 

 

Veranstaltungskonzeption / Live KommunikationFoto Veranstaltungskonzeption: proevent

 

 

Interesse an weiteren Tipps? Dann könnte mein Buch EVENTS WIRKUNGSVOLL INSZENIEREN genau das Richtige sein! Alternativ empfehle ich mein kostenloses eBook unterhalb zu bestellen. Außerdem könnten folgende Bücher für die Veranstaltungskonzeption von Interesse sein. Ebenso lohnt der eveos Blogbeitrag mit Gedanken aus dem Buch von Stephan Schäfer-Mehdi sowie diese inspirative Blogreihe. Fragen aus der Praxis an die Veranstaltungskonzeption diskutiere ich in diesen beiden Blogposts: Teil 1 und Teil 2.

 

 

Welche Tipps aus der praktischen Erfahrung kannst du ergänzen? Ich freue mich auf Kommentare unterhalb! Um regelmäßig Inspirationen für die Arbeit in der Live-Kommunikation zu erhalten, like mein Facebook Profil und trage dich doch einfach gleich in meinen Newsletter ein.

 

 

               

 

 

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Vielen Dank an die offene, bereitwillige Auskunft folgender Branchenkollegen (alle wärmstens zu empfehlen):

Simon Schneider, Projektleiter bei BBDO Live

David Korte, Director Strategy & Concept bei VOK DAMS.Events GmbH

Christopher Müller, Teamleiter Live Communications bei FAKTOR 3 AG

Lena Schlieper, Senior-Projektleitung bei Jung von Matt/relations GmbH

Alexa Küddelsmann, Senior Consultant bei Oliver Schrott Kommunikation GmbH

Andrea Bergheim, freie Senior-Projektleiterin

Gunnar Romeyke, Head of Event Production bei NOWADAYS – CREATIVE PRODUCTION

 

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