5 Fragen zum Veranstaltungskonzept // Nützliche Tipps – Teil 1

Veranstaltungskonzept Live-Kommunikation

Veranstaltungskonzept – worauf kommt es an? // Foto: André Wirsig

 

 

Vor einigen Wochen erhielt ich eine Mail mit 10 Fragen an ein Veranstaltungskonzept. Die Leiterin Veranstaltungsmanagement in einer unternehmensverbundenen Stiftung hatte die Anfrage, wie sie ihre Vielzahl von inhouse Veranstaltungen einfach mal neu und anders gestalten kann.

 

Ich bin mir sicher, dass vielen weiteren Verantwortlichen ähnliche Fragen zum Veranstaltungskonzept unter den Nägeln brennen. Die gestellten Fragen nehme ich zum Anlass auf diesem Wege ohne Anspruch auf abschließende Vollständigkeit zu beantworten. Mein Blogpost zu den Kernelementen der Veranstaltungskonzeption könnte ebenso von Interesse sein wie der zweite Teil.

 

Im Zentrum steht die Frage: Was wollen wir, wen wollen wir erreichen, kann ich es bezahlen?

 

 

„Die Qualität einer Veranstaltung ist immer abhängig von der Qualität der Fragestellungen.“

 Cristián Gálvez

 

 

1. Vor der Veranstaltung (VA), während der VA, nach der VA: Worauf kommt es beim Veranstaltungskonzept an?

 

Es sollte immer darauf geachtet werden, dass so weit wie möglich nach Projektmanagment-Standards gearbeitet wird. Das heißt beispielsweise regelmäßige Team-Meetings, strukturierte Kommunikation (Status Updates), ganz wichtig: ein Organigramm (Verantwortung sowie Kommunikationswege: wer macht was im Projekt und wer berichtet an wen) sowie klare Freigabeprozesse.

 

In der Planungsphase sollten als erstes Ziele definiert werden, bevor man anfängt zu organisieren. Oft hat man erste Ideen und entwickelt dann hinterher erst die Ziele – dabei sollte man immer vom Ende her denken, ergo klare und messbare Ziele festlegen, die man dann anvisieren kann. Es mag sinnvoll sein neben dem Hauptziel, nämlich das Unternehmen / die Organisation und ihre Kernbotschaft authentisch und kommunikativ ‚auf die Bühne‘ zu bringen, weitere Unterziele festzulegen. Im Projektverlauf müssen diese Ziele immer wieder betrachtet werden, ob sie noch ‚richtig‘ sind, denn oft genug verändern sich während der Planung die Ziele – seitens Kunden, der Machbarkeit oder durch das Thema an sich.

 

Ganz wichtig sind standarisierte Checklisten (Inhalte, Präsentationen, Redner, Organisation, Abläufe, Technik), die immer wieder aktualisiert werden. Definitiv NICHT Einzellisten führen, die immer wieder zusammengefügt werden müssen, da dort die höchste Fehlerquote entsteht. Bei großen Projekten inklusive Travelmanagement und Logistik ist eine Datenbanklösung angebracht.

 

Weiterhin empfehle ich neben den Planungstreffen auch ein Gewerkemeeting mit allen Verantwortlichen an einem Tisch bevor es zur Veranstaltung geht. Dabei können auf direktem Wege schnell Lösungen für Probleme (ob bekannt oder erst auftauchend) gefunden werden. Vor Ort gehört natürlich eine Regiebesprechung bzgl. des Ablaufs einer Veranstaltung mit allen Beteiligten vor Ort dazu. Ganz wichtig: am Ende das Feiern nicht verpassen (Wertschätzung zeigen).

 

 

2. Dramaturgie des Veranstaltungkonzept (Grundsätze, verschiedene Formate)

 

In Analogie zum Theater sollte jedes Event in drei Akten konzipiert werden: Anfang, Mitte und Ende. Wenn man den Spannungsbogen weiter spannt, dann beginnt die Dramaturgie bei der Einladung zum Event und endet mit dem follow up. Also Vor- und Nachkommunikation beachten: ein Dankesmail im Nachgang ist kein dramaturgischer Schluss. Es sollte Zwischensteps geben, Reminder, womöglich auch noch vorab ein ‚Handout‘ versenden, im Nachgang auf jeden Fall noch so etwas wie Fotoalbum oder Video zuschicken.

 

Generell zur Damaturgie: ich bin ein Fan des ‚roten Faden‚, der verbindende Rahmen für die Kommunikation, den Inhalt, die Methoden, die Medien, den Ablauf, die Organisation, die Dekroation und das logistische Umfeld – also alles aus einem Guss zu konzipieren. Weitere Fragestellungen: Was ist mein Anfang und was soll am Ende rauskommen? Wie kann ich die Elemente aneinanderbinden, so dass es eine Geschichte erzählt und dass Leute in den Pausen darüber ins Gespräch kommen können…

 

Ansonsten: Routine verlassen, Querdenken, Wendepunkte schaffen – dazu muss man sich Freiraum schaffen. Man muss aber nicht nur ‚Querdenken‘ manchmal passt das gar nicht zum Kunden / Thema. Es gibt auch Kunden, die mit Querdenken gar nicht klar kommen oder Themen, die klar und ‚eher klassisch‘ umgesetzt werden müssen, denn ein Event ist nicht nur des Events wegen zu gestalten, sondern um eine Idee zu transportieren. Grundsätzlich sollte man Kunden davon überzeugen, dass man auch ‚mal etwas anders‘ machen kann, doch sollte man die Teilnehmer auch berücksichtigen, denn wenn die mit dem Event ’nichts anfangen‘ können, macht es keinen Sinn.

 

Folgend noch einige Stichpunkte (s. auch Cristián Gálvez), weiterführende Links ganz unten:

• Akteure so aneinanderreihen, dass Informationen aufeinander aufbauen

• Prinzipien der Heldenreise & Dramaturgie beachten

• Psychologie: Lustgewinn & Schmerzvermeidung durch Sicherheit, Selbstwert, Bindung

• A.V.E.: aktivierend, verarbeitungserleichternd, erinnerungsverstärkend

• Multisensual: alle Sinne ansprechen (Erinnerung steigt, umso mehr Sinne angesprochen werden)

• interaktive Methoden bewirken nachhaltige Erlebnisse und erhöhen die Motivation

• mit vertrauten Bildwelten der Zuhörer arbeiten, die dem Kommunikationsziel dienen

• Kreativität ist Profession, Handwerk, Technik

• künstlerische Elemente eröffnen neue Blickwinkel für das Thema

• laterales Denken – kreative Sprünge – assoziativ verknüpfen – everything is a remix

• Elemente: Musiken & Auftrittsmusiken, Lichtstimmungen, Bilder & Medien (Openingfilm etc.), Theater & Tanz, Redner, Bühne / Raum / Ausstattung

 

 

„Es gibt viele Wege zum Kunden, aber nur einen direkten. Events schaffen neue Lebenswirklichkeiten. Events sind verdichtete Momente, die einer durchdachten Dramaturgie folgen.“

 Cristián Gálvez

Veranstaltungskonzeption

 

 

3. Was macht einen guten VA-Ablauf aus?

 

Spontane Assoziationen: Reduktion auf das Wesentliche (weniger ist mehr), Mehrwert bieten, Ablauf reibungs- bzw. fehlerlos über die Bühne bringen, Inhalte / Botschaften auf den Punkt bringen ohne zu langweilen, unerwartete Wendungen & Überraschungen, Interaktion mit Publikum -> Zuschauer zu Beteiligten machen, Reiz / Lustgewinn / Aktivität fördern, Zielgruppe innerlich bewegen, Energiemanagement hinterfragen: wo ’schalten‘ Besucher im Verlauf ab?

 

Unbedingt mit den Leerläufen wie Pausen, Übergängen, Laufwegen spielen (damit ist nicht gemeint, diese vollzupacken, sondern sie bewusst einzusetzen). Hier sollte man mit dem Unterbewusstsein arbeiten, z.B. man sieht das Thema noch auf Screen, Aufstellern, Auslegern, Servietten etc. Es regt an, sich über das Thema auch bei einem Kaffee zu unterhalten, weitere Gedanken aufzunehmen und somit auch zu vertiefen.  Die Besucher müssen das Gesehene auch irgendwann verarbeiten können, damit es besser hängen bleibt. In einer guten Veranstaltung ist immer auch etwas Interaktives / Haptisches / Erlebnisorientiertes enthalten – daran kann man sich besser erinnern. Interaktive Terminals bieten sich z. B. an, da man selber entscheiden kann, ob man das nutzen will und wie intensiv. Etwas Kreatives zu erarbeiten, was man mit ’nach Hause‘ nimmt ist immer toll, denn dort wird sofort gefragt, was ist das / was hat das zu bedeuten, der Teilnehmer erklärt die Kerninhalte und beschäftigt sich somit auch im Nachgang noch einmal mit dem Thema.

 

Um die Aufmerksamkeit aufrecht zu halten könnte man u.a. auch mit einem Duftmanagement arbeiten in den Veranstaltungsräumen. Weiterhin immer wieder kleine ‚Einlagen‘, die die Teilnehmer ‚wach‘ werden lassen. Beim Catering sollte auch immer darauf geachtet werden, dass die Menüs so ausgearbeitet werden, dass es leicht und nicht belastend ist. Weiterhin kleine Fruchtsnacks für zwischendurch und ’natürliche Energiedrinks‘. Es gibt von Ernährungsinstituten Hilfen zu dem Thema.

 

 

4. Gibt es Do’s und Don’ts beim Veranstaltungskonzept / Ablauf?

 

Do’s ganz wichtig: Schnittstellen-Kommunikation – hier geht am ehesten mal was verloren (Aufgabe des Projektleiters), klare deadline (Annahmeschluß für Änderungen), Planung & Kommunikation ist 3/4 der Miete, verschenke Wertschätzung – an Mitarbeiter wie Gäste und Redner (schärfe die Sinnhaftigkeit, dies ist der Motivationsfaktor No. 1), schriftliche Absprachen mit Location und Gewerken treffen, Checklisten, Ablaufplan.

 

Don’ts: Ressort-Denken, An-Sich-Raffen von Aufgaben, Termine verschieben, Termine & deadlines nicht einhalten (was zu Problemen in der ganzen Gruppe führt), Referenten ignorieren die Zeitvorgaben bei den Präsentationen (gleiches Recht für alle), 80’s Führungskultur und Ansagen cholerisch herumschreien…

 

 

5. Woran kann der Erfolg der Veranstaltung gemessen werden?

 

Natürlich VORHER klare Ziele definieren (z. B. welche Inhalte an wen transportieren, Erlebnisse vermitteln, Emotionen auslösen, Marketingstrategie durchsetzen, Markenwert aufbauen, Nebenziele erreichen) und hinterher die Zielerreichung prüfen. Die meisten tun sich aber schon mit der Zieldefinition schwer. Wann habe ich eine Information gut vermittelt? Wie messe ich Emotionen? Wer die Ziele gut festgelegt hat kann auf vielfältige Möglichkeiten der Evaluierung zugreifen: z. B. Umfrage direkt am Ende der VA, Grad der Interaktion / Feedback, Rückläufer Einladungen, Preis pro Person, % von Neubesuchern, Bewertungen im Vorjahresvergleich, social media response, etc.

 

Aus den Verbesserungsvorschlägen kann man frühzeitig zukünftige Veranstaltung optimieren und Entwicklungspotentiale für die nächsten Veranstaltungen formulieren. Zusätzlich zu den messbaren Daten sollte die Beobachtung natürlich auch hinzugezogen werden. Es ist ganz spannend zu sehen, wie manche Veranstaltungselemente angenommen werden, z.B. Info-Terminals, an denen die inhaltlichen Botschaften noch einmal aufgegriffen werden – werden sie genutzt oder nicht? Fragebögen zur Veranstaltung sollten auch nicht nur von den Teilnehmern und von dem Auftraggebern sondern auch von allen externen Gewerken beantwortet werden.

 

 

Vielen Dank an Eva Heid und Andrea Bergheim für die zusätzlichen Meinungen & Einschätzungen. Beide sind als Projektleiter frei buchbar und sehr zu empfehlen!

 

 

Frage: Was ist beim Veranstaltungskonzept noch wichtig, was haben wir unterbeleuchtet, was sehr ihr anders?

 

 

Weiterführend könnten folgende Links noch von Interesse sein:

30 Minuten Wirkungsvolle Marketing-Events von Cristián Gálvez

Die Welt der Regie und Dramaturgie – vom Theater lernen von m:con

Eventdramaturgie / Veranstaltungskonzept von Reinhard Philippi

Inhalt und Ablauf eines Events als Geschichte inszenieren von Wolf Rübner

Basics Eventmarketing / Briefing – Konzeption von Marco Gödde

 

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