MICE Club 2013 // Wie Meetings erfolgreicher gestaltet werden

MICE Club Ideen & Sprüche

Mice Club 2013: Meetings erfolgreicher gestalten // Fotos: von meinem Ei-Ich-Kann-Alles-Telefon

 

 

Was ist eigentlich der MICE Club‚, hab ich mich offen gestanden beim ersten Mal lesen gefragt…?! Dank Google und Wikipedia kam ich mit dieser Definition auf die Sprünge. Schnell erkannte ich, dass ich dabei für meine alltägliche Arbeit – der Kreation von Momenten, in denen Menschen sich begegnen können – etwas zu entdecken hätte.

 

Im Oktober 2013 fand der erste MICE Club in Köln statt – gerne möchte ich im Rückblick einige Inspirationen, der von Domset hervorragend konzeptionierten Veranstaltung, festhalten. Anspruch und Ziel des zweitägigen Treffens war der Dreiklang von EDUCATIONAL (Inspiration), MICE LAB (Austausch) und NETWORKING (Branchentreff).

 

 

MICE Club // Opening @ Altes Pfandhaus Köln

 

 

Cleveres Opening des MICE Club

 

Los ging es in der durch die U-Form kommunikationsförderlichen Location Altes Pfandhaus. Die in die Kategorie Buyer unterteilten Teilnehmer aus Agenturen traten von backstage auf die Bühne, um sich dort in 20 Sekunden mit Interessensschwerpunkt vorzustellen. Die Supplier (Anbieter wie Hotels, Destinationen, Travel Management) hörten im Publikum bereits sitzend zu und stellten sich nach Eintreffen aller Buyer anhand eines Symbols mit einer Kurzgeschichte vor.

 

So wurde die Veranstaltung gleich zu Beginn sehr persönlich und zielorientiert, aber auch die jeweiligen Erwartungshaltungen gut auf den Punkt gebracht. Mit der von eventmobi programmierten App konnte sich jeder Teilnehmer individuell profilieren und direkten Kontakt mit Einzelnen aufnehmen (neben anderer Funktionen wie der Programmübersicht, matchings für spätere Treffen etc. – ein hervorragendes tool für Events!).

 

 

Atmosphäre der Offenheit

 

Die größte Leistung des holländischen Moderators Mike van der Vijver war aus meiner Sicht, eine Atmosphäre der Offenheit herzustellen. Mit diesem Gefühl wurde es möglich, dass Leute sich trauen konnten etwas zu sagen oder nachzufragen, wenn man Inhalte nicht verstanden hat – trotz der großen und unbekannten Gruppe.

 

Nach der ‚Openingzeremonie‘ gab es die Aufforderung in einer Minute mit dem Nachbarn kurz vertiefend zu reden und im Anschluß an die erste Keynote die Aufforderung aufzuschreiben, was man von dem Vortrag konkret mitnimmt. Dieser 1-2min Austausch und die Reflektion hilft einfach direkt festzuhalten, was mir wichtig geworden ist. Dies wird aus meiner Sicht leider viel zu selten gemacht (übrigens mein Lernpunkt: Die Welt ist eine Bühne – wir Menschen spielen dabei die Rollen :).

 

 

7 Gesetze des Meeting Designs

 

Folgend einige Thesen der ersten Themencloud „Meeting Architecture – Meetingeffizienz zwischen High-Tech und Schafwiese“ von Mike van der Vijver. Weitere konkrete Ideen, um Events mal anders zu gestalten finden sich hier.

 

1. Es geht immer um Menschen, nicht bloß Körper – involviere sie! / physical presence

2. Meetings sind Parallelwelten. / The real world is elsewhere (Nimm die Ideen aus den Meeting mit zum umsetzen in der Realität. Aber nutze das Meeting um Sachen anders als in der Realwelt zu machen; biete Sinn & Nutzen für die Realwelt.)

3. Meeting Design kann Verhaltensmuster nutzen oder bewusst brechen. / Raumbeispiele wie Klassenzimmer, Kirche – Anordnung & Ausrichtung der Räume geben Verhalten vor – spiele damit.

4. Die Masse ist weiser als du glaubst. / The wisdom of crowds

5. Meetings sind interkulturell unterschiedlich. / diveristy of expectations (Bsp. Koreaner: wollen Tagesablauf wissen zwecks Orientierung vs. Amerikaner: wollen eher überrascht werden – wie bringst du nun die unterschiedlichen Erwartungshaltungen zusammen…?! In diesem Fall: Programmablauf im Umschlag – jeder Teilnehmer kann selbst entscheiden, ob er ihn öffnet oder nicht)

6. Meetings besitzen Eigendynamik / order & sequence

7. In Meetings ist alles möglich. / The Magic of Meetings

 

 

Interaktivität – wie geht das in Meetings?

 

Sehr schön gelöst war der Zugang zu dem Themenfeld Interaktion bei Meetings. Eingeläutet mit einem Ortstransfer und damit einem Perspektivenwechsel ging es über mehrere Stationen zu Stehtischen ins Foyer (s. Bild ganz oben), in der eine zufällig geformte 5er-Gruppe die Frage „Was ist Interaktion?“ auf Papier bringen sollte.

 

In einer zweiten Runde mischten sich spontan wieder neue Personengruppen an anderen Stehtischen, auf denen die neue Konstellation von Teilnehmern als zweite Frage „Was kann ich für gute Interaktion beitragen?“ auf den mindmaps ergänzten. Dies bot alternierende Assoziationsketten aber auch einen guten conversation starter, bei denen sich jeder Teilnehmer als Person, seinem Geschäftsangebot samt seinen natürlichen Stärken / Themen leicht ‚ins Spiel bringen‘ konnte.

 

Bei der gemeinsamen Erarbeitung neuer Ergebnisse wurde Café und Kuchen gereicht. Im Nachmittagstief tat die physische Bewegung einfach nur gut. Abschließend wurden die Ergebnisse dann zurück im Plenum gemeinsam diskutiert und ausgewertet. Dabei wurde klar, dass Inhalte über drei Wege kommuniziert werden können: 1. erklären, 2. diskutieren und 3. selber machen. Dabei ist der dritte Weg als der nachhaltigste zu verstehen – mit Raum-, Personen- und Perspektivwechsel. Interaktivität ist dabei kein Ziel für sich selbst. Dazu muss das WARUM für den Einsatz geklärt werden und was damit erreicht werden soll. Dann erst kann überlegt werden, wie man das Format im Detail gestaltet (weiterführende Gedanken dazu finden sich hier: Konzeptionierung).

 

 

MICE Club // Sandmalerei Quartzbox

 

 

MICE Club Lab – spannendes Tool zum Netzwerken

 

Im Anschluss an den ersten großen Abschnitt ging es dann in Szenelocations (wie dem Exquisit oder Design Quartier Ehrenfeld), in denen sich die Supplier in vier Runden á 15min genauer vorstellen konnten – die Buyer wählten aus 6 Gruppen selbst aus. Im Kontrast dazu gab es am nächsten Tag im Dock.One ein zweites Lab, wo das altbewährte Flaschendrehen mit sehr guten Fragen kombiniert wurde, in denen sich jeder Teilnehmer wieder mit seinen Themen einbringen konnte. Mit Blick auf die Teilnehmer-Zielgruppe war diese zweite Form ganz offensichtlich mehr auf Augenhöhe – ein Setting für interessanten Dialog.

 

 

MICE Club // Spieltisch für Interaktive Fragerunde

 

 

Ach ja, der erste Tag wurde mit einer Fotoshow beendet, anhand derer die Ereignisse des Tages in Bildern festgehalten nochmals gemeinsam reflektiert werden konnten und durch Erinnerungen / Fragen / Anekdoten des Moderators sehr unterhaltsam und interaktiv kommentiert wurden. Ebenso überzeugend die beiden Budapester Sandmaler Quartzbox – dazu am besten weniger Worte und mehr Bilder (wurde visuell passgenau auf den MICE Club und Köln gemünzt):

 

 

 

Markenkommunikation @ MICE Club

 

Das Thema Markenkommunikation griff Keynote Speaker Rolf Gruber beim neu etablierten MICE Club auf. ‚Marke ist Orientierung und Anker‚, blieb mir persönlich hängen. Die Marke vermittelt Vertrauen und im besten Fall ein gutes (Bauch-) Gefühl. Dazu ist eine klare Vision, Fokussierung, Positionierung nötig. In einer ersten Gruppenarbeit wurden Punkte zu der Frage ‚Welche Marke fällt euch als stark ein & warum?‘ erarbeitet.

 

Aufgrund einer Nachfrage am Vortrag, wie man innovative Ideen tatsächlich verkauft bekommt (ob intern oder extern), wurde dieses Themenfeld spontan noch aufgegriffen. Erfolgreiche Markenkommunikation beinhaltet nach Gruber:

 

1. Anknüpfen an etwas Bekanntes

2. Abrufen von etwas Bekanntem

3. Ergänzen des WOW-Faktor – etwas Überraschendes einbauen und begründen

 

Daraus ergab sich die zweite Gruppenarbeit: ‚Organisiere ein Meeting weg vom Alltag im Büro und überzeuge den Kunden davon, in den Wald zu gehen!‘ Die Ergebnisse lasse ich mal außen vor – es war einfach klasse, dass das Thema so kurzfristig aufgegriffen wurde und für alle Teilnehmer nutzbar disktuiert werden konnte – ein echter Mehrwert!

 

 

Entschleunigung – sei im Moment

 

Die dritte Keynote überzeugte mich persönlich am meisten – der Holländer Willem Stortelder sprach zum Mythos des Zeitsparens. Mit provokanten Fragen wie ‚Wie lange dauert eine Wolke?‚, inspirativen Beispielen und unterhalb folgenden Thesen brachte er ein relevantes Thema unseres Zeitgeistes mit Bezug zur Veranstaltungsbranche auf dem Punkt. Auch interessant: Das Gehirn ist am aktivsten, wenn es gerade nichts zu tun hat. Ergo: das Leben ist JETZT, nur im HIER kannst du denken, handeln, begegnen – sei also in der Gegenwart, in diesem Moment und bringe deine Teilnehmer ebenso dazu! Sehr schön ist in diesem Kontext die Geschichte des Fischermanns:

 

 

 

7 Tipps zur Entschleunigung

 

1. 2min Landungszeit – beginne eine Session mit 2min Stille, so dass Leute ankommen können und wissen, das Sie in diesem Moment sind

2. Vorstellungsrunde in 10sek (alle rufen gleichzeitig ihren Namen & Telefonnummer) – damit nutzt jeder seine Stimme (Aktivität) und es verbindet die Gruppe mit einem Spaßfaktor

3. Buzz Momente alle 20 Minuten – baue alle 20min einen Reflektionsmoment ein, z. B. Q&A oder Zuhörer können ihren Nachbarn kurz fragen, ob sie Themen richtig verstanden haben oder wie sie es sehen; damit werden Themen richtig verstanden

4. Gegenwart Monitor – Knights of NOW

5. Psssstttt… höre auf dein inneres Kind – was würde das Kleinkind in dir jetzt machen wollen?!

6. Timespiration: a different look at time – verschenke Zeitgutscheine, egal ob 5 oder 15min – pure Aufmerksamkeit & Wertschätzung

7. Ohne Stundenplan – mache alles mit Liebe!

 

Daraus resultierte eine Aufgabe für zwei Personen zum Austausch: ‚Was liebst du an deiner Arbeit und warum machst du das?‘ Diese Frage ging tief und war gleichzeitig ein erneut gewinnbringender Austausch! Praktisch gab es auch einige Tipps für die Gestaltung von Events mit der Leitfrage, ‚was Zweck in der Gegenwart hat‘. Bleibt die schöne Frage: ‚Haben Sie den Mut die Gegenwart heraus zu fordern?‘

 

 

Murmelbahn-Aktion zum Abschluß

 

Wie kann man die geballten Informationen von zwei Tagen gut verinnerlichen: wie oben schon angedeutet, am besten in dem man selbst aktiv wird. Oder um Konfuzius zu zitieren: „Sage es mir, und ich werde es vergessen. Zeige es mir, und ich werde es vielleicht behalten. Lass es mich tun, und ich werde es können.“ Ergo: in 3×4 Gruppen unterteilt bauten wir zum Abschluß des MICE Club in 30min Murmelbahnen mit Reflektionspotential zur Verinnerlichung des Neu-Erlernten.

 

 

Mein Fazit: sehr, sehr wertvolle Impulse in kürzester Zeit. Man wünscht den MICE Club Machern und sich selbst, dass das Format etabliert werden kann und weitere Kreise zieht. Chapeau und Dankeschön! // Hier findet sich übrigens der Rückblick auf den MICE Club 2015.

 

 

MICE Club // Teambuilding Murmelbahn

Quellen: Video 1 – Quartzbox // Video 2 – FreeRangeStudios

 

 

Zu guter letzt noch die offiziellen Bilder vom MICE Club und ein Rückblick von Urs Seiler. Hilfreich in der Konzeption von Events sind auch diese Blogbeiträge: Veranstaltungskonzeption und MasterClass Eventkonzeption.

 

 

 

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