Konferenzdesign: Sieben Regeln für die Konzeption innovativer Konferenzen von Ed Bernacki

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Konferenzdesign – sieben Regeln für die Konzeption innovativer Konferenzen, so dass sie für den Einzelnen wirken!

 

 

Wie können Konferenzen besser konzipiert werden, damit sie tatsächlich Wirkung erzielen? Ed Bernacki hat mit den Seven Rules For Designing More Innovative Conference handlungsstarke Kernthesen für besseres Konferenzdesign formuliert. Die Lektüre seines eBook lohnt sich sehr – bei Interesse einfach hier lesen!

 

Auf welche Faktoren kommt es bei der Konzeption des Konferenzdesign an?

 

 

#1: Die wahren Experten der Konferenz befinden sich im Publikum, nicht auf der Bühne

 

Zu viele Eventorganisatoren gehen davon aus, dass die Besucher um der Experten und Redner willen eine Konferenz besuchen. Oft werden daher zu internen Konferenzen Referenten von außen eingeladen – und dabei die Stimmen derjenigen ignoriert, die mit dem Thema täglich in der Praxis zu tun haben. Das kann dann zu allgemeinen Vorträgen führen, die an dem vorbei gehen, was die Zuhörer wirklich hören sollten.

 

Der Blick von außen ist zwar wertvoll, darf aber nicht auf Kosten der Zuhörerschaft gehen. Nutzen Sie auf jeden Fall die Expertise, Erkenntnisse und Erfahrung des Publikums!

 

 

#2: Denke an die Investitionsrendite – auch wenn diese schwer messbar ist

 

In der Aus- und Weiterbildung von Mitarbeitern gibt es den Trend, den Nutzen zu messen, der aus Investitionen in Fortbildungsmaßnahmen gezogen werden kann („Return of Investment“). Dieser Trend wird ebenso in der Konferenzbranche zunehmen. Wie man den Mehrwert des investierten Geldes misst, ist aber nicht ganz einfach. Zwei Aspekte sollten dabei berücksichtigt werden:

 

1. Es gibt jemanden, der die Teilnahmegebühren bezahlt. Was ist diesem Geldgeber wichtig? Meistens geht es um eine Veränderung im Verhalten der Teilnehmer.

2. Die Besucher investieren ihre Zeit (und manchmal auch Geld), um an der Konferenz teilzunehmen.

 

Die Implikationen aus diesen beiden Ansätzen unterscheiden sich, sind aber gleich wichtig. Die Organisation Meeting Professionals International hat herausgestellt, dass die MICE Branche es in der Vergangenheit verpasst hat, die Wertschöpfung der investierten Millionen in der Konferenzbranche zu messen.

 

In den folgenden Regeln daher einige Vorschläge, um einen stärken Fokus auf die Wertschöpfung von Konferenzen und Tagungen zu legen.

 

 

#3: Konzipiere dein Konferenzdesign mittels Logistik und Lernkurve

 

Die erste Frage an die Konferenzkonzeption sollte lauten: „Was sind die Lernziele der Konferenz, wie soll die Lernkurve aussehen?“ Sehr oft ist die Antwort jedoch: „Das Thema der Veranstaltung ist…“

Das Thema ist jedoch nicht das Lernziel. Die Gestaltung von Konferenzen, die effektiven Nutzen bringen, beginnt vor allem damit zu erkennen, dass es zwei unterschiedliche Prioritäten gibt. Dies mag auch zu zwei unterschiedlichen Planungsteams führen.

 

Jede Veranstaltung benötigt:

 … eine Strategie für die Logistik, welche sich um die Details der Veranstaltungsplanung kümmert. Das ist die traditionelle Rolle des Eventmanagers.
 … eine Strategie für die Lernkurve, welche festlegt, warum diese Veranstaltung überhaupt stattfindet, welche Ergebnisse essenziell sind für die Teilnehmer und wie diese erreicht werden können. In öffentlichen Institutionen und größeren Unternehmen gibt es hierfür eigene Fortbildungs-Experten.

 

Diese beiden Ziele zu definieren, erfordert unterschiedliche Denkweisen: Die Leute, die sich um die Logistik kümmern, sollten analytisch begabte, detailorientierte Problemlöser sein. Die Fortbildungs-Spezialisten beschäftigen sich mit den konkreten Inhalten und der gewünschten Lernkurve. Sie sollten den Weitblick haben zu fragen: „Was ist hier möglich?“ Sie sollten sich mit Ideen beschäftigen, die vorher so noch nie ausprobiert wurden. Wenn großartige Logistikplanung auf großartige inhaltliche Lernkurvenpläne treffen, ist sehr viel möglich!

 

 

#4: Die Lernziele eines Kongresses bestimmen den Aufbau des Inhalts

 

Um die gewünschten Ergebnisse zu erreichen, sollte aus dem Vollen geschöpft werden! Trotzdem überlassen zu viele Tagungen dies dem Zufall. Die Tagungswirtschaft bedient sich zum Beispiel oft der „call for speakers“-Praxis (Ausschreibung der Redeplätze). Der Inhalt wird dann aus den Themen der Referenten gebaut. Dadurch wird eine Konferenz thematisch darauf beschränkt, was Redner präsentieren wollen – anstatt auf das, was die Besucher hören sollten.

 

Beginne also damit Fragen zu stellen, die das inhaltliche Design der Veranstaltung betreffen:

• Inwiefern sollen die Gäste in die Veranstaltung eingebunden sein?
• Was sollen die Besucher auf der Konferenz erreichen oder gestalten?
• Wie kann der Kongress dazu genutzt werden direkten Mehrwert für die Teilnehmer zu schaffen, indem Einblick, Netzwerke und Möglichkeiten vermittelt werden?

 

Für jede dieser Fragen sollte es Checklisten geben, um dir bei der Erstellung und Planung des Inhalts zu helfen.

 

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#5: Nutze die Fähigkeiten deiner Besucher

 

Viel zu wenige Konferenzen nutzen die Expertise der Teilnehmer, um Neues zu gestalten. Was wäre, wenn statt noch einer Powerpoint-Präsentation mal eine interaktive Brainstorming-Runde stattfindet, welche Gäste sinnvoll einbezieht? Tausche beispielsweise eine klassische Session gegen eine 30-minütige greatest challenge-Ideenwerkstatt.

 

Und zwar so: Nehmen Sie sich fünf Minuten Zeit, um den Kontext zur Kernfrage klarzumachen: „Was ist die größte Herausforderung Ihres nächsten Jahres?“ Geben sie den Besuchern Zeit, diese Fragen zu besprechen und investieren Sie dann zehn Minuten, die Ideen zusammenzutragen. Manche Veranstaltungen haben durch diese Vorgehensweise Hunderte von Ideen entwickelt – welche dann zu Artikeln im Firmen-Newsletter, Themen eines Fortbildung-Workshops und anderen neuen Angeboten wurden.

 

Wenn Sie den im Raum vorhandenen Intellekt und die Kreativität der Besucher nutzen, sind Sie Geburtshelfer neuer Ideen und es entsteht entschiedener Mehrwert für die Teilnehmer!

 

 

#6: Gebe Networking klare Strukturen und plane das Aufeinandertreffen der Teilnehmer

 

Auf Konferenzen treffen sich Menschen – und potentielle Geschäftspartner. Soll das dem Zufall überlassen werden oder geplant sein? Das liegt in Ihrer Hand. Überlegen Sie sich, sollen…

 

• … Besucher mit ähnlichen Fragestellungen und Problemen aufeinander treffen?
• … sich Leute mit ähnlichen Interessen für eine potenzielle Zusammenarbeit oder Geschäftspartnerschaft finden?
• … Mentoren oder Experten vermittelt werden, die auch in Zukunft Feedback zu Projekten oder Karriere geben?

 

All diese Begegnungen sind von großem Mehrwert für die Besucher – und so stellen ebendiese auch genau so sicher, dass Besucher wieder kommen möchten. Die Begegnungen sollten daher klar ermöglicht und geführt sein – und sind nicht nur Nebensache.

 

 

#7: Gehe davon aus, dass Konferenzbesucher ungern partizipieren

 

Sofern deine Teilnehmer offen zugeben, dass Sie auf Konferenzen gehen und sich Notizen machen, diese aber nie wieder anschauen, dann ist es höchste Zeit, dies zu thematisieren. Welche Fähigkeiten brauchen Teilnehmer, um effektiv an einer Konferenz zu partizipieren?

 

Sie sollten…

• … sich hilfreiche und bedeutungsvolle Notizen machen.
• … den Rednern auf eine Art und Weise zuhören, welche Einblicke und Ideen produzieren.
• … verschiedenen Rednertypen zuhören: „Motivationssprecher motivieren, während Lehrer lehren“.
• … in der Auswahl der Workshops den Spagat zwischen dem Wissen, was „sehr wichtig“ und „ganz nützlich“ sein könnte unterscheiden.
• … netzwerken mit einem sinnvollen Ziel.
• … handeln und die neuen Anregungen bei der Arbeit dann auch umzusetzen.

 

 

Fazit: Diese einfachen aber wirkungsvollen Hinweise sorgen für eine klare inhaltliche Ausrichtung, gute Vernetzung und Einbindung der Teilnehmer und damit für ein gutes Konferenzdesign. Was sich Besucher von einer Konferenz erhoffen, habe ich für den MICE-Club formuliert. Wenn ich Ihnen beim Konferenzdesign helfen kann, melden Sie sich gerne!

 

 

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