Heide Sahl: 10 Zutaten für gutes Event Projektmanagement

Projektmanagement Events Live-Kommunikation

10 Zutaten für gutes Event Projektmanagement // Foto: ©iStock.com/mythja

 

 

Bozen, Italien. Letzter Abend eines sehr exklusiven und rundum gelungenen Incentives. Die Gäste höchstzufrieden. Einer fragt mich: „Was machen Sie eigentlich beruflich? Also ich meine im richtigen Leben?“ – Die Eventbranche hat ganz offensichtlich ein Imageproblem. Anders herum gesehen hat das Projektmanagement im Vorfeld und vor Ort offensichtlich so gut funktioniert, dass es für die Gäste leicht & luftig daherkam und kein bisschen nach „Arbeit“ aussah. So soll es sein. Dass jedoch sehr viel mehr dahintersteckt, sieht man spätestens dann, wenn ein Projekt so richtig in die Hose geht. Ein gewisses Know-how und etwas Talent sollte man dann doch mitbringen.

 

Aber was bedeutet Projektmanagement eigentlich? Wikipedia sagt: „Als Projektmanagement bezeichnet man das Initiieren, Planen, Steuern und das Kontrollieren und Abschließen von Projekten.“ Aha. Das klingt sehr theoretisch und komplex, – Letzteres ist es auch. Was aber macht gutes Event Projektmanagement aus? Wie kann man sicherstellen, dass Projekte geplant, gesteuert, kontrolliert und – möglichst auch – erfolgreich abgeschlossen werden können? Man kann gutes Event Projektmanagement ganz sicher in der Theorie beschreiben. In der Praxis weiß man häufig erst im Nachhinein, was gut war und was nicht. Eine ultimative Checkliste der zu beachtenden Punkte scheint es nur bedingt zu geben, denn Vieles ist Auslegungs- oder Geschmacksache, jedes Projekt ist anders, jeder Kunde hat eigene Vorstellungen oder Ansprüche und was in Fall 1 geklappt hat, muss in Fall 2 keineswegs noch einmal funktionieren.

 

Ein ausgeklügelter Projektplan macht ganz sicher Sinn. Er bildet die Basis, gibt Sicherheit, und das Abhaken von To Dos kann mitunter enorme Glücksgefühle erzeugen. Aber wie komme ich zum perfekten Projektplan und was hilft mir, wenn Unvorhergesehenes meinen Masterplan über den Haufen wirft? Gibt es ein Basisrezept hierfür? Um ein Projekt von A bis Z erfolgreich umzusetzen und dabei obendrein noch Spaß zu haben, muss man zunächst einmal verschiedene Hard und Soft Skills ins einen Topf werfen. Welche Zutaten braucht es?

 

 

 

#1 Struktur

 

Zu Beginn eines Projektes steht das Konzept, die Idee. Diese Idee ist idealerweise durchs komplette Projekt durchdekliniert und folgt dem berühmten roten Faden. Wie kommt das Projektmanagement nun ins Spiel? Es bringt ganz einfach dieser Idee das Laufen bei. Ein Projektplan sorgt dafür, die Aufgaben aller Bereiche und aller Gewerke im vorgegebenen Zeitrahmen und mit den entsprechenden Zuständigkeiten unter Kontrolle zu halten. Toptipp am Rande: Liebt Excellisten lieber freiwillig, dann können sie Euch sehr die Arbeit erleichtern! Es gibt hochkomplexe Projekte, da arbeitet man mit Projektplänen, mit Personaleinsatzplänen, Materiallisten, Produktionslisten, Transferplänen und Ablaufplänen, mit offenen-Punkte-Listen, Hotellisten, Restaurantlisten, Teilnehmermanagementdatenbanken, Terminübersichten… usw. usf. Bei anderen reicht ein einziger Masterplan. Entscheidend ist, dass essentielle Infos verbindlich und verständlich für alle Beteiligten aufbereitet und zugänglich sind. Regelmäßige Meetings helfen, – beim Verstehen, beim Behalten, beim Korrigieren, wenn mal etwas aus dem Ruder läuft. Dass diese Meetings gut vorbereitet sein müssen, versteht sich von selbst. Sie sind zudem ein gutes Stimmungsbarometer für die Projektleitung. Und das führt gleich zum nächsten Punkt.

 

 

#2 Offene Augen & Ohren

 

Eine äußerst wertvolle Gabe ist das Zuhören– und Sich-in-andere-hineinversetzen-können. Im Projektteam, aber auch mit Kunden und Dienstleistern. Die Umsetzung eines Projekts kann den Auftraggeber nur dann zufrieden stellen, wenn seine Wünsche und Bedürfnisse Beachtung finden. Somit ist der noch so reibungslose Ablauf eines fulminanten Galaabends nichts wert, wenn ein in der Krise steckendes Unternehmen eigentlich ein bescheidenes Mitarbeiter-Sommerfest gebraucht hätte. Aufmerksamkeit innerhalb des Projektteams ist eine Form des gegenseitigen Respekts und macht ein im besten Sinne funktionierendes Teamwork erst möglich. Je konsequenter alle an einem Strang ziehen, desto besser ist schlussendlich auch das Ergebnis. Offene Augen & Ohren sollte man auch immer gegenüber Kritik haben. (Konstruktive) Kritik ist ein Motor, der einem hilft, Dinge zu verbessern. Wer nur gelobt wird, kommt gar nicht erst auf die Idee, zur Optimierung an den kleinen (oder großen) Projektstellschräubchen zu drehen.

 

 

#3 Respekt

 

Wie im Leben allgemein ist Respekt immer ein guter Ratgeber. Respekt vor Kunden, Kollegen, Dienstleistern, Respekt vor dem Projekt und natürlich auch sich selbst gegenüber. Damit man als Team gut funktioniert, damit man Dinge nicht unterschätzt und damit das Projekt niemanden „auffrisst“. Teamwork heißt, dass man Dinge im Team schafft und dass dabei niemand unter die Räder kommt. Zuständigkeiten müssen klar verteilt sein, aber eine „Not-my-Job“-Einstellung kann im Zweifelsfall ein Projektkiller sein. Gegenseitiger Respekt verhindert, dass das „Teamwork“ nicht nur an den Gutmütigen hängen bleibt.

 

 

#4 Keep it simple

 

Die Erfahrung zeigt: Die Dinge müssen einfach sein, vereinfacht werden, – oder zumindest einfach wirken. Der rote Faden ist aus dem einzigen Grunde rot, damit ihn jeder sofort erkennt. Ziel ist immer, aus einer komplexen Aufgabenstellung eine einfache Lösung zu entwickeln. Und um die Ecke denkt man dabei nur im Hintergrund.

 

 

#5 Flexibilität

 

Jedes Projekt hat eigene Inhalte, Ziele, Zielgruppen, Timings, Tonalitäten. Jeder Kunde hat andere Vorstellungen. Es prallen Ideen, Geschmäcker, Ansprüche, Stärken und Schwächen von unterschiedlich vielen Beteiligten aufeinander, die es zu koordinieren gilt. Entweder man ist Diktator (nicht empfehlenswert) oder man ist flexibel. Wenn sich die Rahmenbedingungen in Projekten ändern, hilft es ungemein, mit dem klaren Ziel im Blick den einen oder anderen notwendigen Haken auf dem Weg schlagen zu können. Außerdem kommt es allzu häufig vor, dass ein von langer Hand geplantes und vorbereitetes Projekt im letzten Moment umgeworfen wird, da bewähren sich Flexibilität, eine Hands-on-Mentalität und eine funktionierende Teamarbeit umso mehr.

 

 

#6 In der Ruhe liegt die Kraft

 

Während der eine hibbelig, hektisch und quirlig an Dinge rangeht, ist die andere kaum aus der Ruhe zu bringen. Es ist ganz sicher eine Typenfrage. Klare Gedanken lassen sich jedoch leichter fassen, wenn man nicht die Nerven verliert, sondern fokussiert, prüft, abwägt und dann handelt. Intern wie extern vermittelt dieser Punkt Sicherheit und Kompetenz.

 

 

#7 Keine Angst vorm Scheitern

 

Wer Angst vor falschen oder unbeliebten Entscheidungen oder gar vorm Scheitern hat, blockiert und aktiviert sehr oft nur das Self-fulfilling prophecy-Prinzip. Wer die richtige Entscheidung aus Vorsicht zu lange aufschiebt, verwandelt sie mitunter in eine falsche. Insofern Ruhe bewahren, das Glück ist bekanntlich mit den Mutigen oder – wie man im Rheinland weiß: Et hätt’ noch immer joot jejange!

 

 

#8 Herzblut

 

Herzblut ist mein Favorit. Was man mit Herzblut macht, macht man einfach besser. Wer mit Spaß und dem festen Willen an ein Projekt geht, das Beste daraus zu machen, wird in der Regel dafür belohnt. Vor allem wird man mehr Spaß dabei haben. Das alleine ist unbezahlbar. Wer mit Herzblut bei der Sache ist, wird sich auch nicht so leicht von Rückschlägen entmutigen lassen. Leidenschaft im Projektmanagement bedeutet nämlich auch gerne mal Leidensfähigkeit 😉 Schließlich heißt Herzblut auch, nicht immer nur den Weg des geringsten Widerstands zu gehen. Viele Umwege lohnen sich. Wichtig ist, dass man spätestens kurz vor dem Verzetteln den Fuß vom Gas nimmt. Die richtige Dosierung kommt mit der Erfahrung.

 

 

#9 Liebe zum Detail

 

Eng mit Herzblut verbunden ist die Liebe zum Detail. Sie ist das i-Tüpfelchen, das gewisse Etwas, das überrascht und oft den entscheidenden Ausschlag gibt. Selbst wenn eine Tagung bspw. bis ins kleinste Detail perfekt gelaufen ist, wird einem Referenten vor allem in Erinnerung bleiben, dass er auf dem Weg ins Hotel im entscheidenden Moment quasi aus dem Nichts einen Regenschirm in die Hand gedrückt bekommen hat. Wenn so gut wie alles vorbereitet ist, ist die entscheidende Frage im Vorfeld: Was könnte ein Teilnehmer eines Events oder Incentives am meisten vermissen (unter Umständen sogar ohne es zu wissen)? Heutzutage sind es weniger die Kaviarhäppchen, sondern die „Money can’t buy“-Erlebnisse, der besondere Blick hinter die Kulissen, das Zusammentreffen mit einem „Insider“, das Ganz-nah-dran-sein, die persönliche Betreuung, das positive Überrascht-werden, die außergewöhnliche Atmosphäre. Kurzum: Immer das große Ganze im Visier haben, aber auf dem Weg dorthin das Auge für das eine oder andere Überraschungsmoment behalten, um nachhaltig zu beeindrucken.

 

 

#10 Last, but not least: Humor

 

Humor öffnet die Herzen, Humor nimmt Angst, Humor verbindet, Humor versöhnt, Humor baut Stress ab, Humor macht Erlebnisse denkwürdig, Humor relativiert… Humor trifft leider manchmal auch den falschen Nerv. Trotz allem: Wenn nichts mehr hilft, dann hilft Humor.

 

 

 

Event Projektmanagement: Übung, Erfahrung, „künstlerische Freiheit“

 

So weit, so gut: Ein Rezept mit 10 Zutaten. Aber wie sieht es mit den Mengenangaben aus? Die muss jeder Projektkoch und jede Projektköchin bei jedem einzelnen Projekt neu abwiegen und -wägen. Übung, Erfahrung und „künstlerische Freiheit“ sind gefragt. Zum Glück aber sind Projekte so vielfältig wie das kulinarische Universum: von Hausmannskost, über Großkantinen-Essen bis hin zur Haute Cuisine ist für jeden etwas dabei. So manches Projekt gelingt am Ende „aus der Lamäng“. Die Prise Humor sollte jedoch nie fehlen. In diesem Sinne: Gutes Gelingen!

 

 

 

Heide Sahl Event ProjektmanagementDIE AUTORIN: Heide Sahl bietet seit 14 Jahren Marketing- und Sponsoringberatung an und begleitet Kunden vom Konzept über das Event Projektmanagement bis hin zur Umsetzung und Aktivierung.

Ob Corporate Event, Tagungen, Messeauftritte, Teambuildings, Presseveranstaltungen, Galas, Fortbildungen, Incentives oder Sportsponsoring-Aktivierung: Das Ziel ist immer, Kunden individuell zu beraten und zu betreuen und ein „Das-war-der-Clou-Gefühl“ zu hinterlassen. Erreichbar ist sie hier: clou communication, Xing oder LinkedIn.

 

 

 

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