Probenplan: 10 Tipps für reibungslose Events & worauf es beim Proben ankommt!

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10 Tipps für reibungslose Events & worauf es beim Probenplan ankommt!

 

 

Mit weit über 1.000 Shows im TV- und Eventbereich habe ich alles erlebt, was eine Show reibungslos auf die Bühne bringt – dabei aber auch alles schief laufen kann. Aus diesem Erfahrungsschatz teile ich 10 Tipps für einen effektiven Eventablauf. Diese Ratschläge werden 100% zu besseren Events verhelfen:

 

 

1. Probenplan – schafft Orientierung!

 

Wie schon in dem Wort Probenplan drin steckt: Es gilt einen Plan für die Proben zu haben. Sowohl im Kopf, aber auch auf Papier. Dieser unterscheidet sich von einem Aufbauplan oder einem Regieplan (eine Vorlage gibt es übrigens hier). Vor allem muss er aber im Vorfeld mit allen Gewerken und mitwirkenden Akteuren abgestimmt sein. Kommt jedes Gewerk mit der geplanten Zeit und der inhaltlichen Reihenfolge vor Ort so aus? Jeder weiß mit einem Probenplan, was er für wann wie vorzubereiten hat. So schafft der Probeplan Orientierung.

 

 

2. Teammeetings – für bessere Kommunikation.

 

Das Regiemeeting zu Beginn eines jedes Events ist die Basis für das weitere Vorgehen. In diesem lasse ich jeden im Team kurz mit Name und Funktion vorstellen. Dann kommuniziere ich als Regisseur zunächst die „Big Idea“ sowie das Ziel der Veranstaltung. Dieses hilft allen Mitwirkenden im späteren Verlauf hilfreiche Ideen einzubringen oder auch zu hinterfragen, ob das was wir machen die gewünschte Wirkung erzielt. Gemeinsam besprechen wir den Regieplan und schauen uns den Probeplan an. Hier können unkompliziert Rückfragen gestellt und schnell interdisziplinäre Lösungen erarbeitet werden.

 

Darüber hinaus installiere ich ein regelmäßiges Statusmeeting im weiteren Probeverlauf. Egal ob Morgens vor oder Abends nach den Proben – dies sorgt für die nötige Grundkommunikation, die unbedingt notwendig ist.

 

 

Es muss eine Vision der Dinge geben – diese gilt es hemmungslos durchsetzen. So werden Dinge exzellent!

 

 

3. Probenablauf – eine Vision haben und diese umsetzen.

 

Für das Gelingen der Show sind Proben unumgänglich. Was nicht geprobt wird, findet nicht statt. Dazu muss es einen klaren inhaltlichen Probenplan geben. Dieser sollte vor der Probe von einzelnen Programmpunkten zunächst an alle beteiligten Gewerke klar kommuniziert werden. Dann kann dies technisch eingerichtet werden. Am Beispiel der Rednerposition: Man kann den Redner nicht einfach auf die Bühne schicken und los geht’s. An welcher Stelle kommt dieser auf der Bühne gut rüber? Das liegt am Bühnenbild, wo er sauber im Licht steht, die Kamera ihn gut einfangen kann (gerade auch der Hintergrund ist dabei wichtig) und es kein Ton-Feedback gibt. Neben den technischen Aspekten sollte auch der Redner wissen, von wo er wann auftritt und wo genau er stehen soll (eine Markierung auf dem Boden hilft immer). Außerdem sollte er vor der Probe wissen, wo sich zum Beispiel der Teleprompter und Kameras befinden etc.

 

Also erst kommunizieren, dann einrichten der kritischen Stellen und dann erst Proben. Danach kann man dem Redner Feedback geben und Anmerkungen der technischen Crew einfließen lassen (vielleicht wirft der Redner einen Schatten auf die Rückwand hinter ihm, könnte aber 1m weiter weg von der Rückprojektion stehen…).

 

 

Probenplan - Was nicht geprobt wird, findet nicht statt - Event Zitate

 

 

4. Content Check – verschafft Zeit!

 

Damit man am Probentag keine wertvolle Zeit verliert bietet es sich an, am Vorabend mit dem Kunden alle Inhalte zu überprüfen. So können Tippfehler in Charts entdeckt, Fehler eliminiert, Tonpegel von Filmen angeglichen und Lichtszenen sowie Übergänge definiert werden. Wichtig für die Operator ist dazu eine saubere Content-Übergabe. Am besten mit einer kompakten Liste, die Dateititel benennt und klärt, an welche Position diese im Veranstaltungsablauf gehören. Das spart viel unnötigen Ärger. Über Nacht können dann nötige Änderungen vorgenommen und noch vor Probenbeginn aktualisiert werden.

 

 

5. Geheimtipp – auf die Übergänge achten.

 

Zentral für das Gelingen einer reibungslosen Veranstaltung ist nicht nur die Einzelprobe. Idealerweise hat man dabei immer gleich auch schon den Übergang von der Situation davor und danach im Blick. In den Details und richtigem Timing liegt die Kunst. Wie lange ist beispielsweise der Auftrittsjingle für die Rednerin, wann geht sie genau los, damit sie perfekt getimt auf ihrer Position ankommt. Wie unterstützt das Licht diese Sequenz, aus welcher Stimmung kommt es, wie endet es? Wie verändern sich die Medieninhalte an dieser Stelle. Wie wirkt der Übergang im Gesamten? Oft wird nur die Rede an sich geprobt, aber sobald die Rednerin einmal steht, ändert sich ja nicht viel. Daher unbedingt das Vorher und Nachher im Blick haben und mitproben.

 

 

6. Generalprobe – sonst geht es schief…

 

Erst in der Generalprobe sieht man den gesamten „Flow“ der Show. Idealerweise läuft der Ablauf schon jetzt reibungslos über die Bühne. Vielleicht fallen hier aber noch Stolpersteine auf, die vorher so nicht auftauchten. Auf jeden Fall gibt die Generalprobe allen Beteiligten Sicherheit und Routine. Es gilt das alte Gesetz aus dem Theater: Lieber eine fehlerhafte Generalprobe als eine vermasselte Uraufführung. Leider sind viele Events einmalig, da muss es natürlich sitzen…

 

Event Prozesse Probenplan

 

 

7. Notfallplan – was, wenn es doch schief geht…

 

Wenn man beim Auftreten einer Störung erst anfängt zu überlegen, wie die Lösung sein könnte, ist es schon zu spät. Daher sollte vorher über einige denkbare Szenarien nachgedacht werden. Diese müssen zwischen den Entscheidern abgestimmt sein. Zentral ist, wie man als Verantwortlicher reagiert – möglichst schnell, souverän, klar. Anschreien bringt dabei übrigens gar nichts, wie ich es bereits bei den Prinzipien wirkungsvoller Teamkommunikation formuliert hab.

 

Hier ein paar Klassiker und der Lösungsansatz: Was geschieht, wenn

…das Mikrofon ausfällt? // Ein Ersatzmikrofon liegt in Bühnennähe bereit, dass gleich reingereicht wird.

…ein Video nicht spielt? // Es gibt eine kurze Information an den Moderator über die Bühnenassistenz in der ersten Reihe. Alternativ übernimmt der nächste Redner mit einem spontan-witzigen Kommentar und sorgt so noch für einen Publikumslacher.

…die Präsentation ausfällt? // Der Techniker schaltet sofort auf den Backup Rechner um. Sollte dieser auch nicht funktionieren, gibt es in der Mediensteuerung ein KeyVisual, auf das immer geschaltet werden kann. So fällt dem Publikum der Fehler vermutlich gar nicht groß auf.

…der Redner aus dem Licht läuft? // Die Lichtkollegen haben mehrere Szenen geleuchtet und erweitern den Lichtradius. Zur Not manuell nachleuchten.

…der Raum geräumt werden muss? // Die Moderatorin oder Regisseur machen eine ruhige, aber klare Ansage über die Beschallung. Aktiv formulieren: Was sollen die Gäste machen? Deskalieren, aber bestimmt sein. Bloß nicht für Panik sorgen.

…ein Auto auf der Bühne liegen bleibt? // Natürlich gibt es viele Sonderfälle, die nicht für jede Veranstaltung gelten. Aber da ich mich viel im Automobilbereich bewege, ist dies auch ein mögliches Szenario. Im schlimmsten Fall müssen Bühnenhelfer das Auto auf die gewünschte Stelle schieben. Auch hier gilt – bloß keine Hektik, aber bestimmt und souverän umsetzen. Eben den einen Schritt weiter gedacht haben…

 

Natürlich hilft es, wenn Redner nicht auf dem Fehler rumreiten und sagen: „Oh, hier hätte eigentlich jetzt ein Film kommen müssen.“ Einfach weitermachen.  Wenn was fürs Publikum offensichtlich schief läuft, dann eben locker kommentieren. Auch das ist etwas, was man in der Probe einfach mal proben kann…

 

 

Der Vorteil ist ja, dass das Publikum niemals weiß, wie es eigentlich hätte aussehen sollen.

Sie erleben nur ihr eigenes Echtzeit-Erlebnis. Das spielt uns in die Hände…

 

 

8. Arbeitszeiten – aus gutem Grund einzuhalten!

 

Abgesehen von den Proben gibt es klare gesetzliche Vorgaben zur Sicherheit, Fluchtplänen, Erste Hilfe. Diese gilt es zu beachten – das zahlt sich einfach aus. Genauso wie der Arbeitszeitenschutz. Es gilt als offenes Geheimnis, dass es hier in der Eventszene oft zu längeren Arbeitsstunden als den vorgeschriebenen maximalen 10h kommt. Aus meiner Sicht gibt es einen guten Grund, warum der Gesetzgeber sagt nach 10 Stunden am Tag ist Schluss. Als Freelancer sind wir in der nächsten Woche auf einer anderen Baustelle, auf der ebenso wieder volle Aufmerksamkeit gefordert wird. Die Konzentration geht einfach nach einer gewissen Zeit flöten. Leider musste ich in meinem Arbeitsleben schon einen Todesfall eines Riggers miterleben und einen Schwerstunfall bei einer Theater-Hebebühne. Ohne das dies konkret mit der Arbeitszeit zusammenhing, finde ich es unangebracht, wenn Auftraggeber die Arbeitszeiten ignorant wissentlich in Kauf nehmen. Hier gilt es in der Event-Szene noch besser zu werden. Es muss ja nicht gleich wie bei amerikanischen Gewerkschaften zugehen – aber 16h am Tag sind nicht hinnehmbar (leider aber immer wieder die Realität…). So wird eine Show definitiv nicht besser.

 

 

9. Fehler vermeiden – keine Last Minute Änderungen.

 

Oft fallen Kunden in letzter Minute noch Änderungspunkte ein. Egal ob dies nervöse Assistenten sind mit kleinen Chart-Änderungswünschen oder inhaltliche Ablaufumstellungen. Wenn in letzter Minute noch mal geändert wird, dann ist die Wahrscheinlichkeit extrem hoch, dass es schief geht. Entweder hat irgendjemand im Team das nicht mitbekommen und schon ist ein Lichtfehler drin oder das Mikro aus etc. Also klare Regel: Nach der Generalprobe wird nichts mehr geändert!

 

Außerdem ist eine Konstanz im Show Calling enorm wichtig. Das Team spielt sich automatisch auf die Art und Weise des Taktgebers ein. Wenn dann entweder ein Moderator sich auf der Bühne ganz anders verhält oder aber der Regisseur anstatt von „3, 2, 1, GO“ auf einmal zu „Redner, ähm, jetzt los“ wechselt führt das zu Unsicherheit bei Operatern in der Ausführung von CUEs. ‚Soll ich jetzt das Chart klicken oder nicht?‘ Also einfach vorhersehbar bleiben – alles so machen wie auch schon in den Proben der Fall war.

 

 

10. Enjoy – let the show beginn…

 

Nach dem alles gut vorbereitet, geprobt und über Notfallszenarien nachgedacht wurde heißt es: Spaß haben! Natürlich setzt der Adrenalin Kick ein – aber man muss auch genießen, wenn alles auf den Punkt kommt. Und vielleicht ja durch die Reaktion des Publikums noch besser wird, ja buchstäblich zum Leben erweckt wird.

 

Ich habe mir angewöhnt nach der Show darauf anzustoßen. Unsere Arbeit im Eventzirkus ist so flüchtig, dass man die Ergebnisse feiern muss. In anderen Worten: Auf eine reibungslose Show in gelungener Teamarbeit, die Menschen informiert, emotionalisiert und inspiriert, kann man genauso Stolz sein, wie auf die Fertigstellung einer Stradivari.

 

 

FrageWelche Probleme tauchen dir bei Proben auf? Welche Fragen zum Probenplan bleiben?

Auf deinen Kommentar bin ich freudig gespannt! Wenn die Tipps geholfen haben – gerne weitersagen 🙂

 

 

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