8 Praxis Tipps für die Event Locationsuche

24. August 2017

8 Praxis Tipps für die Event Locationsuche // Gastbeitrag Sarita Lensch von Event Inc.

Wie finde ich die passende Location für mein Event? Worauf gilt es bei der Event Locationsuche zu achten, damit die Kosten nicht explodieren und die Botschaft des Events rüberkommt? Das habe ich die Expertin Sarita Lensch gefragt. Die Infografik bringt die wichtigsten Aspekte auf den Punkt:

Tipp 1: Art der Veranstaltung klären

Die Art der Veranstaltung ist ausschlaggebend für die Wahl der Eventfläche. Einen einfachen Leitfaden gibt es so nicht — die Wahl muss immer individuell getroffen werden. Wo Meetings und Tagungen vor ein paar Jahren in klassischen Hotel-Seminarräumen stattfanden, werden heutzutage zunehmend Off-Locations dafür in Betracht gezogen.

Als Off-Location bezeichnet man beispielsweise leerstehende Räumlichkeiten ohne Inneneinrichtung, oftmals im industriellen Stil. Interaktive Meetings oder Workshops finden zunehmend in Lofts, Fabrikgebäuden oder Outdoorlocations statt. Es gibt sogar Eventschiffe die Raum und Platz für solche Anlässe bieten. Das Ziel ist nun nicht mehr allein über genügend Platz oder die passende Ausstattung zu verfügen, sondern ebenfalls eine spannende und außergewöhnliche Atmosphäre für unvergessliche Augenblicke zu schaffen.

Dieser Trend hat sich auch bei Hochzeiten eingeschlichen. Viele Brautpaare suchen nicht mehr nach dem traumhaften Märchenschloss oder dem großzügigen Restaurant am See – loftartige Wohnungen oder alte Fabrikgebäude und Hallen werden zunehmend attraktiver. Doch so viele spannende und außergewöhnliche Locations es auch gibt, man sollte immer noch den Sinn und Zweck sowie die Umsetzbarkeit im Hinterkopf behalten. Nicht jede Location bietet die optimalen Vorraussetzungen für jedes Event.

Tipp 2: Die Größe der Location richtet sich nach der Teilnehmerzahl

Eine Faustregel für den Platz beziehungsweise die Quadratmeteranzahl die jeder Teilnehmer zur Verfügung haben sollte, gibt es so nicht. Das hängt in der Regel vom Konzept und den individuellen Ansprüchen der Veranstalter ab. Bei einem Empfang mit Stehtischen plant man pro Person einen Quadratmeter ein. So können sich die einzelnen Gäste noch sehr gut bewegen. Wenn es sich jedoch um eine Podiumsdiskussion oder einen Vortrag handelt bei denen die Gäste lediglich sitzen, kann auch weniger Platz eingeplant werden. Bei einer Gästeanzahl von 40 Personen bieten 100 Quadratmeter eine optimale Raumgröße.

Wenn es sich dann jedoch um eine Art Workshop handelt bei dem die Gäste in Interaktion treten sollen und beispielsweise ein großer Stuhlkreis oder eine Bühne aufgebaut werden soll, sollte man schon einmal 100 Quadratmeter mehr einplanen.

Bei der Frage nach der Größe der Location sollten Eventplaner sich an folgenden Fragen orientieren: Wie ist der Ablauf der Veranstaltung? Muss beispielsweise eine Bühne, Tanzfläche oder Buffet aufgebaut werden? Ist eine Außenfläche vorhanden die zusätzlich genutzt werden kann? Sind beispielsweise Kinder auf der Veranstaltung die eine extra Spielfläche benötigen?

Meetingraum im Loft: © Klassikstadt über Event Inc // Event Locationsuche

Tipp 3: Eventportale nutzen

Die meisten Eventportale agieren wie Marktplätze auf denen man von der Location bis hin zum Catering, der Dekoration oder dem DJ alles für sein Event buchen kann. Dabei gibt es natürlich auch unterschiedliche Portale. Die einen legen mehr Wert auf Best-Price Angebote die anderen mehr auf Qualität der Anbieter. Bevor man sich für ein Portal entscheidet, sollte man sich vorab genau über die Leistungen, anstehende Kosten und Referenzen informieren.

In der Regel ist es sinnvoll den persönlichen Erstkontakt über das Telefon zu suchen. Hier kann man nicht nur schnell die Expertise und die Qualität der Beratung erkennen sondern erspart sich im besten Fall auch eine aufwendige Suche durch das gesamte Portfolio der Anbieter. Am anderen Ende des Telefons sitzen nämlich professionelle Eventberater die sich in ihrer Branche und ihrem Portfolio bestens auskennen.

Wichtig ist, dass Sie den Beratern einen groben Plan mit an die Hand geben: Was soll es für eine Veranstaltung werden und wo soll sie stattfinden? Zentral gelegen oder ländlich? Handelt es sich um ein Firmenevent oder eine private Veranstaltung? Ein Budgetrahmen sowie –ganz wichtig– mehrere potenzielle Daten. Seien Sie offen für Vorschläge und Inspiration. Versteifen Sie sich nicht auf eine spezielle Vorstellung oder Location. Die Eventberater eröffnen Ihnen meist ganz neue Ideen und Möglichkeiten an die Sie vorher gar nicht gedacht haben.

Tipp 4: Versteckte Kosten beachten

Eine realistische Budgetplanung ist das A und O! Die Preise die auf den meisten Internetseiten veröffentlicht werden sind oftmals “nackt” und zeigen gerade einmal die Netto-Raummiete pro Person. Informieren Sie sich also immer über die Gesamtkosten, auch über mögliche Aufschläge damit Sie die volle Kostenkontrolle haben. Sofern Sie sich von einer Location überzeugen konnten, sollten Sie sich über deren Kooperationspartner informieren. Oftmals verfügen die Locations über feste Partner auf deren Angebote Sie zu vergünstigten Preisen zurückgreifen können. Eventdienstleister separat zu buchen ist meistens viel teurer. Bevor man sein Budget plant sollten diese sechs Dinge unbedingt im Hinterkopf bleiben:

Raummieten werden meist “nackt” angegeben: Wenn Sie beispielsweise eine Off-Location oder ein Loft mieten, werden Sie in der Regel einen leeren Raum vorfinden. Hier muss also passendes Mobiliar, gegebenenfalls eine Bühne oder Bar dazu gemietet werden. Manchmal kann es auch dazu kommen, dass Heizkosten sowie Nacht- und Zeitzuschläge dazu kommen.

Ab einer Personenzahl von circa 50 Personen sollte, je nach Ausmaß der Veranstaltung, mindestens ein Sicherheitsbeauftragter vor Ort sein. Dieser wird nach Stunden vergütet. Auch hier kann es zu Nachtzuschlägen pro Person kommen.

Wenn es um Catering-Pauschalen geht variieren die Preise sowie die Qualität. Je nach Art der Verpflegung und Aufwand können durchschnittlich pro Person zwischen 50€ für einen Empfang mit Fingerfood bis 100€ für ein gesetztes Dinner anfallen.

Ebenfalls fallen Kosten für Servicepersonal an. Diese sind nicht in den Catering-Pauschalen enthalten. Das Servicepersonal wird pro Person für einen bestimmten Zeitraum gebucht und vergütet. Wird der Zeitraum überschritten fallen zusätzliche Kosten an.

Bei Getränkepauschalen ist besondere Vorsicht geboten – hier kann es schnell teuer werden. In den meisten Pauschalen sind lediglich Softdrinks, Kaffee und Tee enthalten. Für Wein und andere alkoholische Getränke werden Aufschläge berechnet. Wichtig ist auch vorab zu klären, was die einzelnen Getränke kosten wenn die Pauschale vorbei ist, die Veranstaltung jedoch länger geht als geplant. Hier lockt die größte Kostenfalle. Bei manchen Caterern kann man die Getränke auch nach “Verbrauch” abrechnen. Dies ist eine gängige und oft gewählte Alternative zur klassischen Pauschale. Diese Art eignet sich vor allem für größere Veranstaltungen wie Konzerte oder Messen. Die Pauschalen dagegen sind für Hochzeiten oder Firmenfeiern geeignet.

Tipp 5: Kaufen Sie nicht die Katze im Sack

Um ein Gefühl für die Räumlichkeiten zu bekommen, ist es immer sinnvoll einen Veranstaltungsraum vorab zu besichtigen. Dies erleichtert nicht nur die Planung des Events sondern verrät Ihnen auch etwas über die Atmosphäre des Raumes. Dadurch bekommen Sie einen ganz neuen Blick auf die Location und die Möglichkeiten die zur Gestaltung bereit stehen. Machen Sie nicht den Fehler und mieten Sie blind eine Location die Sie vorab nicht gesehen haben – nur weil Sie schnell eine benötigen oder Sie in Zeitnot sind, weil Ihnen andere Locations abgesagt haben.

Vor allem bei der Planung von Hochzeiten sollte diese Möglichkeit in Betracht gezogen werden. Bei größeren Veranstaltungen lohnt sich dies übrigens auch bei Caterern. Vereinbaren Sie ein Probeessen, denn – “Fotos sind geduldig” und oftmals wunderschön bearbeitet. Wenn Ihnen die Möglichkeit gegeben wird, nutzen Sie sie und überzeugen Sie sich vor Ort selbst über das Angebot und die Qualität.