Agenturberatung: 10 Thesen für besseres Eventmarketing // Teil 3/3 zur Briefingkultur

10 Thesen für gute Agenturberatung im Eventmarketing // Nele Zwanzig & Christian Schlüter, Volkswagen AG

 

 

 

Nach den Faktoren für ein gutes Technikbriefing und Agentur-Briefing heute Teil 3 in der Serie Briefingkultur:

 

Wie sieht gute Agenturberatung aus? Dazu stellen Nele Zwanzig und Christian Schlüter von der Konzern Kommunikation (Abteilung Events Konzern & Marke) der Volkswagen AG folgende 10 Thesen auf.

 

 

 

10 Thesen zur besseren Agenturberatung im Eventmarketing

 

1.   Generell verstehen wir Beratung als Dialog und Teamwork. Ein ständiger vertrauensvoller und partnerschaftlicher Austausch, auch schon in der Briefing Phase, sind dabei essentiell. Briefings, auf die es keine Rückfragen gibt, darf es nicht geben.

 

2.   Heutzutage sind „Geschichten“, die man mit einer Veranstaltung erzählen möchte, wesentlich wichtiger als reine Logistik Konzepte. Sprich: Jeder einzelne Bestandteil einer Veranstaltung muss einen roten Faden erkennen lassen und auf die Geschichte einzahlen.

 

3.   Agenturen, die gut beraten, lösen Probleme, … – wenn sie denn aufkommen. Trotz bester Vorbereitung gibt es immer auch steinige Abschnitte auf dem Weg zu einer guten Veranstaltung. Als Kunde erwartet man sich Lösungsvorschläge, wie man sich nun aus der misslichen Lage befreit. Allzu häufig kommt es leider noch vor, dass Probleme ungefiltert weiter gegeben werden und vom Kunden erwartet wird diese zu lösen.

 

4.   Agenturen sind unsere Fortbewegungsmittel. Wir sind das (Dialog-) Navigationssystem :-). Eine gute Beratung bedeutet also, dass uns als Kunde mehrere Wege aufgezeigt werden (die natürlich alle befahrbar sind) und wir die Entscheidung treffen müssen ob wir nach links oder rechts fahren… Ab und zu halt auch mal: “Bitte wenden“…

 

5.   Weitblick und Überblick. Oftmals haben wir mehrere Projekte gleichzeitig zu navigieren, was die Sache mit dem Überblick nicht immer einfacher macht. Unsere Lotsen (also unsere Agenturen) müssen dementsprechend zu jeder Zeit, das ihnen zugeteilte Projekt, im Auge behalten und die Übersicht und Weitsicht bewahren, damit das (Dialog-) Navigationssystem mehrere Tanker gleichzeitig steuern kann und keiner dabei unter geht.

 

6.   Der Weg den wir fahren und gehen muss budgetär realisierbar sein. Viele Wege führen bekanntlich nach Rom, aber man kann sich nicht jeden leisten. Einen Weg, den man sich nicht leisten kann, möchten wir gar nicht erst vorgestellt bekommen. Wir wollen immer mit den Füssen am Boden bleiben, auch wenn es manchmal schwer fällt. Die Notgroschen werden (leider) immer weniger.

 

7.   Mut zum Dissens. Wir sind nicht allwissend. Man darf unsere wahnwitzigen Ideen auch gerne mal in Frage stellen. Die Realität ist nämlich: „Wer zahlt schafft nicht immer auch erfolgreich an.“

 

8.   Wir heuern Agenturen an, nicht weil wir Menschen und Teams brauchen die unsere ungeliebten Aufgaben übernehmen, sondern weil wir Experten für viele verschiedene Bereiche brauchen. Wir können nicht in jeder Disziplin einer Veranstaltung selbst der Experte sein… Das wäre vermessen.

 

9.   Unsere Agenturen sollen die (Haupt-) Schnittstelle zu allen Dienstleistern sein, die an unseren Veranstaltungen mitwirken. Sie haben hier eine Steuerungsfunktion und halten alle Fäden zusammen (wieder mit Weit- und Überblick), lösen, bei Bedarf, auch Knoten und stimmen die einzelnen Teile des Orchesters untereinander ab, damit am Ende ein Tophit entsteht.

 

10.   Lasst die Spiele beginnen 🙂

 

 

Frage: Welchen Aspekt würden Sie für bessere Agenturberatung ergänzen? Was wünschen Sie sich mehr?

Über Gedanken und weitere Anregungen auf FacebookTwitter oder LinkedIn freue ich mich!

 

 

 

Nele Zwanzig Volkswagen Event Agenturberatung Briefingkultur VW Konzern Volkswagen Nele Zwanzig ist seit 8 Jahren im Eventbereich des Volkswagen Konzerns tätig. Nach ihrem Studium hat sie im Veranstaltungsteam des Audi Forum in Ingolstadt gearbeitet. Von dort ging es weiter in die Interne Kommunikation der Audi AG, wo sie eigenverantwortlich Incentives für Mitarbeiter aller Standorte der Audi AG organisierte. Seit 2012 ist sie in der Event-Abteilung der Konzern Kommunikation der Volkswagen AG in Wolfsburg tätig. Mit ihr und dem Eventteam entstehen weltweite Presse-Events wie Weltpremieren, Konzernabende, Pressekonferenzen und Internationale Fahrveranstaltungen. In der Vorbereitung ist sie visionär und bestimmt, in der Umsetzung lösungsorientiert und entspannt.

 

 

Christian Schlueter Event Volkswagen K-GK-ME Agenturbriefing Christian Schlueter ist seit 15 Jahren im Eventgeschäft tätig. Nach seinem Studium der Kommunikationswissenschaften arbeitete er bei der Münchener Agentur Avantgarde als Projektleiter für diverse Kunden.
2002 wechselte er zu BMW AG und war dort von 2002 bis 2004 als Projektleiter „Hospitality Programme“ für die Engagements in der Tourenwagen EM und WM verantwortlich. Von 2004 bis 2006 übernahm er die Verantwortung für die Motorsport Nachwuchsprojekte der Formel BMW in Deutschland und Asien. Danach folgte von 2006 bis 2009 der Schritt in die Formel 1 als Manager Sponsoring des BMW Sauber F1 Teams.
Nach dem Ausstieg von BMW aus der Formel 1 wechselte er in die Konzernkommunikation der BMW AG als Projektleiter internationale Messen und Events. Von 2011 bis 2013 verantwortete er im MINI Brand Management diverse internationale Großveranstaltungen wie Dealer Drives und MINI United. Nach einem weiteren Jahr bei BMW Motorsport als Leiter Sportorganisation wechselte er im Mai 2014 in die Konzernkommunikation der Volkswagen AG in den Bereich internationale Messen und Events und koordiniert hier übergreifend alle Veranstaltungsformate wie zum Beispiel Weltpremieren, Konzernabende, Pressekonferenzen und Internationale Fahrveranstaltungen.

 

Technikbriefing: Worauf es in der Zusammenarbeit ankommt // Teil 2/3

Technikbriefing: Worauf kommt es bei der Technikbestellung an, damit sich das Event-Ergebnis sehen lässt?!

 

 

Events sind dann erfolgreich, wenn Logistik und Idee zusammen spielen.

Nach den Faktoren für ein gutes Agentur-Briefing hier Teil 2 in der Serie Briefingkultur.

 

Zusammenspiel ist auch das Stichwort wenn es um die notwendige Technik geht. Damit die passenden Elemente vor Ort ankommen, bedarf es eines guten Technikbriefings. Dabei sprechen Agentur, Technik-Dienstleister und Kunde oftmals in unterschiedlichen Sprachen. Wie das „perfekte“ Technikbriefing aussieht, das habe ich den technischen Planer Jens Labuschewski gefragt.

 

 

Technikbriefing: Auf das Zusammenspiel kommt es an…

 

Das Zusammenspiel zwischen Kreation, Konzept und Technik beginnt natürlich mit einem ersten Briefing, kann aber nur durch eine intensive, offene und vertrauensvolle Zusammenarbeit perfekt werden. Ein gutes Ergebnis wächst aus dem Prozess und nicht aus dem Einzelereignis. Jeder Beteiligte kann und muss im Team Input aus seiner persönlichen und professionellen Sicht liefern. Jedes Detail kann wichtig sein oder es später werden.

 

Versucht man diesen Prozess wie einen Staffellauf getreu dem Motto: „Mein Teil ist erledigt, jetzt bist Du dran…“ durchzuführen, besteht die Gefahr, in kleinen Schritten immer weiter vom Kurs abzuweichen ohne es zu bemerken. Am Ende kommt dabei eine Veranstaltung heraus, die womöglich handwerklich solide umgesetzt ist, die es aber nicht schafft, eine nachvollziehbare Story zu liefern.

 

 

Crossed Disciplines – übergeordnete Betrachtung aller Bedürfnisse

 

Welchen Planer man zu welchem Zeitpunkt ins Team holt hängt sehr vom Projekt ab. Einen Setdesigner kann man durchaus in einer Pitchphase schon hinzuziehen um kreativen Input zu erhalten. Eine Fachplanung der Energieversorgung wäre zu diesem Zeitpunkt überzogen. Die Zusammenarbeit mit einem Technischen Leiter kann hingegen nicht früh genug beginnen.

 

Crossed Disciplines steht hierbei für eine übergeordnete Betrachtung von technischen und baulichen Bedürfnissen. Anders als bei der Fachplanung einzelner Gewerke gilt unser Augenmerk dem Construction Management, also der Schnittstellenkoordination, die das reibungslose Zusammenspiel komplexer Einzelplanungen erst ermöglicht.

 

 

Was für den Planer wichtig ist:

1) Erzählt uns alles, was Ihr euch denkt und vor allem alles, was Ihr dem Kunden erzählt habt.
2) Lasst uns gemeinsam Umsetzungsideen diskutieren, entwickeln und vervollständigen.
3) Seit konkret bei den Ideen, aber offen bei den Lösungsansätzen. Alternative Technikansätze können sinnvoll sein, sind aber schwer umsetzbar, wenn beim Kunden schon eine sehr konkrete Erwartungshaltung geweckt wurde.
4) Passt bei der Auswahl der Location auf, nicht nur eure Gäste brauchen Platz.

 

 

Neben den Schnittstellen im eigenen Team ist in einer frühen Phase die Wahl der Location von entscheidender Bedeutung. Wenn es hier aus technischer und logistischer Sicht schon Diskrepanzen zwischen dem Konzept und den Möglichkeiten vor Ort gibt steht man vor Herausforderungen, die vermeidbar sein können. Bei einer Umsetzung baulich nicht „mit“ sondern „gegen“ eine Location arbeiten zu müssen kann nur dann ein befriedigendes Ergebnis liefern, wenn man unverhältnismäßig viel Zeit, Energie und natürlich Geld investiert.

 

Die Auswahl der ausführenden Dienstleister geschieht häufig über eine Ausschreibung, die projektabhängig sehr unterschiedlichen Anforderungen unterliegt. Neben gesetzlichen Bestimmungen können hier beispielsweise auch Vorgaben der Einkaufsabteilung des jeweiligen Endkunden maßgeblich sein. Ausschreibungsunterlagen sollten auf einem weit fortgeschrittenen Planungsstand basieren und möglichst präzise alle notwendigen Informationen liefern, damit die Dienstleister ihr Angebot sauber kalkulieren können. Das bedeutet, dass wichtige Details nicht im Kleingedruckten verschwinden, aber auch, dass eine ausreichende Bearbeitungszeit gewährt wird.

 

 

Was für die Ausschreibung wichtig ist:

1) Prüft sehr genau, welche Ausschreibungsregeln für euch gelten. Sobald die VOB oder die VOL ins Spiel kommen werden die Formalitäten deutlich komplizierter. (Relevant sobald öffentliche Auftraggeber oder Fördergelder eine Rolle spielen.)
2) Stellt klare Regeln und Vorbemerkungen auf, aber überfrachtet sie nicht.
3) Schreibt erst aus, nachdem Ihr geplant habt und beschreibt, was Ihr wirklich braucht. Umfassende Änderungen sowie Mehrungen und Minderungen, insbesondere nach der Vergabe, sind nicht unbedingt ein Zeichen für stringente Planung.
4) Gebt den Dienstleistern Zeit zu kalkulieren. Geschätzte Zahlen helfen weder euerm Budget, noch dem Dienstleister und schon gar nicht dem Projekt. Der Satz „Scheiße, wir haben den Job bekommen…“ fällt öfter als man denkt und ist häufig genau so gemeint.

 

 

Bei der Auswertung der Angebote ist dann nicht zwingend der vermeintliche Gesamtpreis ausschlaggebend. Es muss sehr genau untersucht werden, ob die angebotenen Leistungen vollständig und qualitativ akzeptabel sind. Auch absehbare Änderungen am Konzept sollten vor einer Vergabe auf die Auswirkungen beim Preis untersucht werden.

 

In der Praxis erlebt man hier durchaus Überraschungen. Die im jeweiligen Projekt ausschlaggebenden Details können sehr unterschiedlich sein, allgemein gültig kann man aber sagen: Geht man fair mit den Dienstleistern um hat man eine gute Chance, ein hohes Maß an Service zu erfahren. Verhandelt man (zu) hart nach wird man hingegen für die Ungenauigkeiten in der Ausschreibung oder etwaige Änderungen teuer bezahlen müssen.

 

 

Was für die Auswertung wichtig ist:

1) Unten rechts steht ein erstes Indiz, danach kommt viel Detailarbeit. Prüft genau und rechnet nach. Verbindlich sind in der Regel Einzelpreise. Berechnungsfehler in Tabellenblättern liegen dann im Risiko des Ausschreibenden.
2) Ist alles komplett? Habt Ihr das Gefühl, dass der Bieter die Ausschreibung konzentriert bearbeitet hat? Manchmal ist der Bieter, der viele und gute Rückfragen hatte auf dem besseren Weg als der vermeintlich günstigste.
3) Prüft sehr genau, ob und auf welcher Basis Ihr in der Nachverhandlung pauschalieren wollt (wenn rechtlich möglich), oder ob ein prozentualer oder absoluter Rabatt auf bestimmte Positionen mehr Sinn macht. Eine Pauschale ist verlockend für die Projektkalkulation, macht aber die transparente Abrechnung von Mehrleistungen oder Änderungen deutlich komplizierter. Und irgendwas ist bekanntlich immer…
4) Nehmt unter Betrachtung aller Aspekte das WIRTSCHAFTLICHSTE Angebot an – das ist nicht unbedingt das billigste.

 

 

Fazit: Fand die Veranstaltung statt oder hat sie eine Story erzählt?!

 

Natürlich kann es anstrengend sein, wenn Designer und Planer auf ihre mitunter kreative, nerdige oder penible Art schon frühzeitig jedes Detail hinterfragen und manches Mal Ideen äußern, die auf den ersten Blick überzogen oder unrealistisch wirken. Hier bedarf es dann einer guten Technischen Leitung, die alle Details koordiniert und zu einem Gesamtbild zusammenfügt. Im Endergebnis kann aber nur die unnachgiebige Detailverliebtheit aller Beteiligten in der Konzeption und Planung die letzten fünf Prozent aus der Veranstaltung herauskitzeln. Und mehr ist es häufig nicht, was zwischen     „Die Veranstaltung fand statt.“     oder     „Die Veranstaltung hat eine Story erzählt.“     steht.

 

 

Jens Labuschewski technischer Planer Event Technikbriefing Jens Labuschewski ist seit 20 Jahren im Eventbereich tätig. Er leitet das Ingenieur Planungsbüro für Event Construction Management (Crossed Disciplines), ist als Dozent tätig und engagiert sich im Prüfungswesen. Neben der Weiterbildung zum Meister für Veranstaltungstechnik absolvierte er ein Studium zum Dipl.-Ing. an der TU Dortmund, Abschluss als Bauingenieur mit Schwerpunkt auf Prozessmanagement, Bauorganisation und Baurecht. In der Planung ist er penibel und detailverliebt, in der Umsetzung bekannt für Konzentration und Gelassenheit bei der Zusammenarbeit.

 

 

Hier geht es zum Teil 3: Bessere Agenturberatung im Eventmarketing

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Briefingkultur Agentur: Wie sieht ein gutes Briefing von Kunden aus? – ein Agentur’ler schreibt // Teil 1/3

Briefingkultur Agentur: Wie sieht ein gutes Briefing von Kunden aus? – ein Agentur’ler schreibt

 

 

Was zählt ist die Story. Simpel, sinnvoll, monumental.
// Matt Circus

 

Es gibt solche und solche Briefings.

Es gibt auch solche und solche Auftraggeber.

Und es gibt auch solche und solche Agenturen.

 

 

Matt Circus aus Köln ist eine Agentur für Live-Kommunikation, die nicht nur sympathisch ist und mit Leidenschaft Ihre Arbeit macht sondern auch eine Agentur, der es wichtig ist ihre Kunden zu beraten. Erst kürzlich konnte ich gemeinsam mit ihnen die Jubiläumsparty „100 Jahre Maybelline“ realisieren.

 

Nicht nur das durchdachte und kreative Konzept auch die tolle Umsetzung überzeugten. Der Senior und Namensgeber der Agentur hat seinen Gründern mit „Matt’s Maximen“ Werte mit auf den Weg gegeben. Eines der Maxime heißt „Briefingkultur“. Der Grund warum ich Matt Circus für den Auftakt einer dreiteiligen Serie zum Thema Briefingkultur ausgewählt habe.

 

 

Hier Matt’s Antwort auf meine Frage: Wie sieht ein gutes Briefing von Kunden aus?

 

 

I. Briefingkultur.

 

„Briefings kommen nicht einfach so vorbei. Und erfolgreiche Lösungen schon gar nicht. Wir nerven so lange, bis wir ein Briefing haben, das den Stempel Kultur verdient. Denn Kultur heißt nichts anderes als Arbeit.“ Matt Circus‘ erste Maxime.

 

 

Maximilian Schmidt, Geschäftsführer bei Matt Circus und der „MACHER“ genannt, ergänzt dazu:

 

Matt bringt es auf den Punkt, vielleicht etwas schroff formuliert… (schmunzelt). Wir bei MATT CIRCUS denken: Eine gute Story beginnt bereits weit vor dem Event – eine gute Zusammenarbeit ebenfalls. Nämlich zum Zeitpunkt des Briefings.

 

Nur wer es schafft, bereits in der Briefingphase in einen echten Dialog mit dem Kunden zu treten, wird eine gute, packende Story erzählen können. Und die ist aus unserer Sicht die Voraussetzung für die Kreation echter, monumentaler Erlebnisse!

 

Was Matt mit „nerven“ beschreibt, meint, dass das klassische Briefingpapier oftmals hierfür nicht ausreicht. Zumindest wir wollen häufig mehr wissen als „Wer/Wie/Was/Wieviel/Warum“…

 

Und gehen dazu dann bereits in dieser Phase in einen intensiveren, beratenden Austausch.

 

Bei Kunden kommt das übrigens gut an: Sie merken, dass wir nichts aus der Schublade ziehen, kein Standardrepertoire für sie abspulen, sondern wirklich individuell kreieren und auf sie eingehen.

 

 

Wer mehr zur Briefingkultur wissen will, der kontaktiert einfach direkt MATT CIRCUS.

Mein Credo ist die Frage nach der Wirkung: Was soll NACHHER anders sein als VORHER?

So kann man recht genau die Ziele definieren und daraus Maßnahmen ableiten

 

 

In den nächsten Wochen geht es mit diesen zwei Fragestellungen weiter:

Wie sieht gute Agentur-Beratung aus? – ein Konzern-Projektleiter schreibt

Wie sieht das perfekte Technikbriefing aus? – ein technischer Planer schreibt

 

Außerdem könnten diese fünf Briefingtipps und dazu diese sechs Meinungen von Interesse sein.

Weitergehende Gedanken zum Thema Pitch hält der FAMAB Verband hier bereit: 7 Regeln für einen fairen Pitch

 

 

FrageWie sieht aus deiner Sicht ein gutes Briefing von Kunden im Bereich Live-Kommunikation aus? Welche Rückfragen stellst du, wenn das Briefing noch unschlüssig ist? Was gehört unbedingt ins Briefing rein? Ich freue mich über Deine Antwort zur Briefingkultur Agentur auf FacebookTwitter oder LinkedIn!

 

Innovatives Veranstaltungsformat: Future Cube vom Klubhaus Köln

Innovatives Veranstaltungsformat – der Future Cube beim DGFP//lab im Ersteinsatz // Fotos: Klubhaus

 

 

Kürzlich habe ich eine Fernreise in die Heimat unternommen. Mit Torsten Fremer sass ich am Zülpicher Platz in Köln beim wohl lustigsten Asiaten, den es im Rheinland gibt. Bei Sushi und Tee in Tokyo traf ich fast beiläufig auf einen Ansatz, den ich für die Arbeit bei Konferenzen und Meetings sehr spannend finde. Den Future Cube will ich euch nicht vorenthalten und habe Torsten nach dem Prinzipen dahinter befragt.

 

 

I. Was ist der „Future Cube“ und was zeichnet ihn aus?

 

Der Future Cube ist ein innovatives Veranstaltungsformat. Es verbindet die digital gestützte Entwicklung von Ideen und Lösungen mit analogen Kreativtechniken. Zwischen 50 und 5.000 Personen können interaktiv zusammenarbeiten, gemeinsam kreativ werden und ihr Wissen teilen.

 

Anders als bei klassischen Konferenz- und Workshop-Formaten entstehen beim Future Cube durch digitale Vernetzung Ergebnisse, die von allen getragen werden und somit höchste Relevanz für das gesamte Unternehmen besitzen. An nur einem Tag erleben die Teilnehmer die Kraft kollektiver Intelligenz mit einem beeindruckenden Output an Ergebnissen, die nachhaltig Wirkung zeigen.

 

Der Future Cube ist ein Veranstaltungsformat, das hilft, der Komplexität unserer Zeit zu begegnen. Dabei eignet es sich genau so für Themen der Unternehmenskultur wie für Innovationsprozesse und konkrete Produktentwicklungen oder die kollektive Erarbeitung von Manifesten und Maßnahmenplänen.

 

 

II. Gibt es ein Best-Practice-Beispiel vom Future Cube?

 

Zum ersten Mal kam das Konzept bei dem DGFP//lab zum Einsatz – einem interaktiven Kongressformat für die Deutsche Gesellschaft für Personalführung. Bei der Veranstaltung mit ca. 300 Teilnehmern ging es darum, ein Manifest für die Zukunft der Arbeit zu entwickeln, wo Partizipation und Mitgestaltung eine wichtige Rolle spielen. Das positive Feedback nahezu aller Teilnehmer und die sehr guten Ergebnisse haben uns dazu motiviert, dass Produkt serienreif zu entwickeln.

 

In die Entwicklung des Formates floss das Know-how verschiedener Spezialisten und Fachrichtungen ein. Neben unseren Eventspezialisten vom KLUBHAUS waren es die Didaktikexperten von braincheck um Dr. Carl Naughton und das Methoden- und Beratungsunternehmen nextpractice, das sich schon seit Jahren mit kollektiver Intelligenz und dem sinnstiftenden Einsatz von digitalen Netzwerken beschäftigt.

 

 

III. Wie funktioniert der Prozess?

 

Grob skizziert besteht der Future Cube aus vier Phasen (siehe Bild unterhalb). Während der ersten Phase werden die Teilnehmer an das Thema herangeführt und erweitern ihren Blickwinkel, indem sie Fragestellungen aus unterschiedlichen Perspektiven betrachten. In der zweiten Etappe dreht sich alles um das Sammeln von Ideen; gearbeitet wird im interaktiven Wechsel zwischen Klein- und Großgruppe.

 

Der dritte Schritt gibt den Teilnehmern die Möglichkeit, ihre Ideen digital zu teilen, sich auszutauschen und von den Ergebnissen der anderen Gruppen zu profitieren. In der abschließenden Phase bewerten die Teilnehmer den generierten Ideenschatz. Die Ergebnisse der Kleingruppen werden jederzeit mit dem kompletten Plenum vernetzt.

 

 

Innovatives Veranstaltungsformat FutureCube 4 PhasenInnovatives Veranstaltungsformat FutureCube 4 Phasen

 

 

IV. Welcher ‚Tools’ bedient sich der Future Cube genau?

 

Der Future Cube ist multidimensional und vereint Elemente digitaler Netzwerktechnologien, Ansätze der Neugier-Forschung, klassische Kreativmethoden und externen Input über Marktplätze oder Inspirationsinseln. Digital arbeitet entweder die Gesamtgruppe vernetzt miteinander oder jeweils eine Gruppe von drei bis vier Personen an einem Laptop. Während der analogen Arbeitssequenzen sind es größere Teilgruppen. Je nach Interessenslage lassen sich über Algorithmen schnell immer wieder neue Teams nach individuellen Stärken und Zielen zusammensetzen. Gearbeitet wird übrigens in einem Raum, Breakouts sind nicht notwendig. Gerade das macht die Kraft des Formates aus.

 

 

V. Stichwort „Partizipation“: Wie kann man diese verbessern – oder muss man das gar nicht?

 

In Veranstaltungen erfolgt die Kommunikation immer noch viel zu oft eindimensional, weil es sich beispielsweise um statische beziehungsweise klassische Vortragssituationen handelt. Wenn in Gruppen gearbeitet wird, erfolgt der Informationsaustausch oft isoliert oder beschränkt innerhalb der einzelnen Gruppen. Digitale Kongress-Tools beschränken sich meist noch auf einfache Abstimmungen oder vorbereitete Multiple-Choice-Fragen, die eher als Gadget zu betrachten sind, als dass sie ansatzweise die Möglichkeiten des digitalen Netzwerkens ausschöpfen. Beim Future Cube hat die eingesetzte Technik keinen spielerischen Selbstzweck. Die Ergebnisse des Future Cubes besitzen dadurch, dass Sie von allen Teilnehmern gemeinsam entwickelt und geteilt werden, echte Relevanz für das gesamte Unternehmen – Inhalt gewinnt!

 

 

VI. Wie kann man das Prinzip des vernetzten Arbeitens sinnvoll schon vor und während eines Events nutzen?

 

Relevante Themen und Schwerpunkte lassen sich schon im Vorfeld der Veranstaltung über kurze digitale Online-Sessions identifizieren. Während der Veranstaltung werden die Ergebnisse und sämtliche Arbeitsschritte dank digitaler Vernetzung im Plenum oder in der Kleingruppe geteilt und gleichzeitig dokumentiert. So liegen jedem Teilnehmer aktuelle Ergebnisse direkt nach der Veranstaltung vor. Das bietet eine hervorragende Ausgangsbasis, um vielversprechende Ansätze weiterzuentwickeln und umzusetzen. Eine langwierige Auswertung ist nicht mehr nötig.

 

 

VII. Eignet sich der Future Cube als Methode im Change-Prozess?

 

Mit dem Future Cube können sich Kultur- und Werteverständnis während einer Veranstaltung in Echtzeit ändern, da jeder Teilnehmer alles mitverfolgen und sich zu jeder Zeit einbringen kann. Das ist für viele Unternehmen schon ein Musterwechsel, der die Teilnehmer zu einem engagierten Austausch und Umdenken animiert. Sämtliche Eingaben erfolgen absenderneutral und auch die Kommentierung und Bewertung ist anonym. Auf diese Weise entsteht eine Inhaltsdynamik, die intelligente Ideen und Maßnahmen hervorbringt, die für das Unternehmen wirklich relevant sind und von der Mehrheit getragen und geteilt werden. Das alleine kann schon zu nachhaltigen Veränderungen führen.

 

 

VIII. Wie werden Veranstaltungen Deiner Meinung nach in Zukunft aussehen (müssen)?

 

Ein Patentrezept wird es natürlich auch weiterhin nicht geben. Vielmehr sollte man noch genauer hinschauen, was wirklich die Ziele einer Veranstaltung sind und für jede einzelne die passende Lösung konzipieren. Das ist meinem Verständnis nach die Kernaufgabe einer Agentur. Tendenziell denke ich aber, dass mehr Interaktion ein wesentlicher Punkt sein wird. Damit sich nicht immer wieder der Allgemeinplatz bestätigt, dass das Beste an einer Veranstaltung mal wieder die Kaffeepause war.

 

Nur: Warum ändert niemand etwas daran? Oder provokant gefragt: Warum sind nicht längst die Kaffeepausen zum Mittelpunkt der Veranstaltungen avanciert? Und warum beschränkt sich die Informationsvermittlung nicht auf die Länge einer Kaffeepause? Informationen können heute auf zahlreichen Wegen vorab und digital zur Verfügung gestellt werden. Die Zeit, in der man sich trifft, sollte man dann auch gezielt zum Austausch verwenden. Mit dem Future Cube steht hierzu ab sofort ein professionelles Format zur Verfügung.

 

 

Torsten Fremer Klubhaus Eventagentur Köln Dr. Torsten Fremer, Jahrgang 1968, seit 2008 geschäftsführender Gesellschafter KLUBHAUS, Agentur für intelligente Kommunikation GmbH, mit dem Verantwortungsbereichen Live-Kommunikation und Innovationskultur. Zuvor: Studium Geschichte und Philosophie, Konzeptioner bei den Agenturen red cell (WPP) und Sponsorpartners (BBDO), Inhaber und Geschäftsführer culturepartners.

 

 

 

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Event Catering: 8 Gebote der kulinarischen Markeninszenierung

Event Catering: 8 Gebote der kulinarischen Markeninszenierung // Dessertbuffet „Alle in einem Boot“ – augenzwinkernd interpretierte Kirberg die Parole zur Caterer-des-Jahres-Verleihung 2013 (Fotos: Kirberg)

 

 

Seit fast zwei Jahren wohne ich nun in Köln direkt neben der Flora. Letztes Jahr wurde diese 150 Jahre alte Eventlocation renoviert neu eröffnet. Gleichzeitig wurde das Gartenlokal Dank Augusta gestartet, welches von Jutta Kirberg konzipiert und geführt wird. Grund genug sie nach ihren Prinzipien des Event Catering zu befragen. Dabei kamen folgende wertvolle Gedanken zusammen.

 

 

Event = Ereignis   –   das gilt auch fürs Event Catering

 

In den letzten Jahren hat sich in Sachen Veranstaltungen viel getan und verändert. Aus gutem Grund spielt heute das englische Wort „Event“ eine dominante Rolle. Denn Event bedeutet nicht nur Veranstaltung, sondern auch – Ereignis. Und bringt somit Anspruch und Charakter moderner Veranstaltungen auf den Punkt.

 

Dies hat natürlich auch Konsequenzen fürs Catering.

 

Früher verlangte man vom Caterer: „Wir wollen gut essen und trinken und dabei aufmerksam und freundlich bedient werden. So etwas ist inzwischen selbstverständlich und kann vorausgesetzt werden.“
Die heutige Forderung ans moderne Event-Catering lautet: „Sei Teil des Ereignisses und trage kulinarisch dazu bei. Lass die Genusswelt zur Erlebniswelt werden.“

 

Modernes Catering ist kein dem Event angedocktes Verpflegungsmodul – modernes Catering ist harmonischer Bestandteil des Events.

 

 

Event Catering: Marken multisensorisch erleben

 

Wir von Kirberg entwickeln deshalb ergänzend zum Gesamtkonzept des Events das passende kulinarische Konzept. Wir tun dies stets in enger Abstimmung und Partnerschaft mit dem Kunden – sei es die Event-Agentur, sei es der Eventmanager. Wir nehmen uns Zeit, hören zu und fühlen uns hinein in den Kunden, seine Ziele, Wünsche und Vorstellungen, beraten ihn und machen möglich, dass die gewünschte Aussage durch das Catering erfolgreich mitgetragen wird.

 

So entsteht ein wachsendes Vertrauen zwischen Kunde und Caterer – die Basis für Erfolg.

 

Geht es um die Kommunikation von Marke, machen wir diese durch Corporate Food von Kirberg zum Genuss. So können Menschen eine Marke multisensorisch erleben – zeitgemäß, genießerisch und mit nachhaltiger Wirkung. Um diese Aufgabe genussvoller, einfühlsamer erfüllen zu können, identifizieren wir uns mit der – anfangs noch fremden – Marke.

 

Es gehört viel Denkarbeit dazu, um eine Marke in ihrer Komplexität zu erfassen. Es braucht viel Sensibilität, um die Menschen, die für und mit dieser Marke arbeiten, zu verstehen und richtig zu beraten.

 

Und nicht zuletzt spielen Offenheit, Mut und Phantasie eine wichtige Rolle. Ohne Mut und Phantasie weckt man keine großen Gefühle. Wichtig ist hierbei jedoch die richtige Balance zwischen Überraschendem und Vertrautem.
Irgendwann habe ich begonnen, mir die eine oder andere Erfahrung und das daraus Gelernte aufzuschreiben – für mich und die Weiterentwicklung unserer Arbeit als Caterer. Die wichtigsten Lernergebnisse nenne ich unsere „8 Gebote der kulinarischen Markeninszenierung“. Sie sind nicht in Stein gemeißelt, sondern helfen uns bei der täglichen Arbeit.

 

 

8 Gebote der kulinarischen Markeninszenierung

 

 

• Phase 1: Erarbeitung

(1) Erarbeite dir die Marke, die du kulinarisch inszenieren willst. Vermittele deinen beteiligten Mitarbeitern dieses Verständnis, damit alle sich als Botschafter der Marke verhalten. Alle sollen sich das Erlebnis teilen.

(2) Arbeite eng mit deinem Kunden zusammen, verstehe sein Briefing und seine Ziele und setze diese bestmöglich um.
(3) Nimm auf allen deinen Wegen deinen Kunden mit, lass ihn teilhaben an deinen Ideen, begeistere ihn – dann wird er dich voll und ganz unterstützen.

 

• Phase 2: Planung
(4) Vergiss nie: Die Grundlage für Kreativität ist Arbeit.
(5) Schaffe eine Atmosphäre, die in einem spannenden, ungewöhnlichen, überraschenden Zusammenhang mit der Marke steht. Es gilt: Schaffe gleichermaßen Gewohntes wie Überraschendes. Sei mutig: Es muss nicht immer alles allen gefallen.

 

• Phase 3: Umsetzung
(6) Sorge dafür, dass die Gäste sich vom ersten Moment an wohlfühlen – das steigert Ihre Aufnahmefähigkeit.
(7) Arbeite multisensual (Erinnerung nimmt zu, je mehr Sinne angesprochen werden). Sehen, schmecken, riechen, fühlen, hören – vereint zum nachhaltigen Erlebnis von Marke.
(8) Verschaffe dem Gast durch kreative kulinarische Elemente neue Blicke auf die Eventaussage und neue Einblicke in die Marke.

 

 

Event Catering Ideen Kurberg imm 8 Gebote der kulinarischen Markeninszenierung„Schwarz-Weiß“ – mottogemäß inszenierte Kirberg kulinarisch einen Event von ELLE Décoration zur imm 2013

 

 

8 Fragen rund um Marke und Event

 

Bei der konkreten Umsetzung helfen folgende acht Fragen rund um Marke und Event. Diese beantworten wir gern zusammen mit dem Kunden – Event-Agentur oder Event-Manager.

 

1.) Was ist das Wesen der Marke? Ist sie innovativ oder bodenständig, heißt sie Apple oder Rügenwalder? Welches Lebensgefühl vermittelt sie?
2.) Was ist der inhaltliche Kern der Veranstaltung? Sozusagen ihr USP? Was soll transportiert werden? Was ist die zentrale Idee des Konzepts, was soll vermittelt werden? Handelt es sich um einen Kick-off, einen Motivationsevent oder eine Teambuildingmaßnahme? Will man Dankeschön sagen oder ein neues Produkt präsentieren?
3.) Wie greifen wir das Thema beziehungsweise die Marke kulinarisch auf? Wie inszenieren wir sie, um die (Marken-)Botschaft köstlich zu verstärken?
4.) Welche Sinne bedienen wir dabei? Gaumen kitzeln, na klar. „Das Auge isst mit“ – ja, denn auch wenn es nicht essen kann, es sieht alles! Aber auch andere Sinne spielen eine Rolle: „Mmh, hier riecht es aber lecker! Das fühlt sich ja gut an! Hör mal, wie knusprig das Brot ist.“
5.) Welches Image wollen wir unterstreichen? Die Marke – bodenständig oder abgehoben, avantgardistisch oder wertekonservativ, schick oder shabby chic?
6.) Wer ist die Zielgruppe, wer sind die Gäste? Eigene Mitarbeiter, Vertriebspartner (Händler), Kunden, Multiplikatoren, Meinungsmacher, Entscheider?
7.) Wo findet der Event statt? Drinnen oder draußen? Stadt oder Land? Palais oder Fabrik? Ein Raum oder viele?
8.) Wie viel Zeit steht für das Catering zur Verfügung? Gibt es einen klar definierten Zeitraum fürs Essen? Wird parallel zum Ablauf serviert und gegessen? Gibt es mehrere „Essenspausen“?

 

 

Jutta Kurberg Event Catering Jutta Kirberg führt, zusammen mit ihren beiden Geschäftspartnern Thomas Lehmann und Volker Beuchert, eines der erfolgreichsten deutschen Catering-Unternehmen. Angefangen 1982 mit Künstler-Catering für die internationale Musikszene (u.a. Rolling Stones, David Bowie, U2), gründete Jutta Kirberg 1992 die Kirberg GmbH. Das Unternehmen erhielt zahlreiche Auszeichnungen, wie den LECA Award in Gold 2012, den Caterer des Jahres 2010 sowie die Nominierung zum Caterer des Jahres 2013. Seit Sommer 2014 verwöhnt Kirberg als Gastronomiepartner der KölnKongress GmbH die Gäste in der Flora Köln und betreibt dort das Gartenlokal Dank Augusta.

Ein Loblied auf die Eventbranche & warum ich meinen Job liebe…

Eventbranche: warum ich meinen Job liebe… // Eventregisseur Chris Cuhls   (Foto: Helge Thomas)

 

 

Nach meiner Kritik an der Eventbranche möchte ich es nicht missen, ein Loblied auf dieselbe zu texten. Denn:

 

 

Die Eventbranche hat es wirklich verdient!

Wir sind keine besseren Kindergeburtstagsmanager.

 

 

Anders als von Spiegel Online in dem Artikel „Viel Stress, wenig Geld“ suggeriert, sind die Macher von Events eben keine gelernten Abiball- oder Gartenfest-Organisatoren (um ehrlich zu sein, der Artikel riecht nach Native Advertising einiger privater Hochschulen).

 

Um wirkungsvolle Events auf die Bühne zu bringen, braucht es hochspezialisierte Profis. Diese sind nach außen nur oft nicht sichtbar. Das Märchen vom alles könnenden Eventmanager existiert nicht in der Realität. Die Eventbranche ist längst wesentlich komplexer. Folgend ein subjektiver Überblick, wer alles bei Events mitwirkt und was die Eventmacher dabei leisten.

 

 

Was Gestalter in der Eventbranche alles leisten…

 

Senior-Projektmanager wie Norbert Gaffron (OSK) sorgen für timinggenaue Taktung von hochkomplexen Projektabläufen sowie für gutes Teamwork einer Armada von Dienstleistern und Spezialisten…
Eventkonzeptioner wie Jörg Sellerbeck kreieren Konzepte, die Inhalte wie Botschaften verständlich und wirkungsvoll auf den Punkt bringen…
Show-Inszenierer wie Medienkünstler Andree Verleger entwickeln bombastische Shows für Marken und deren Produkte…
Architekten wie Mirco Schwung und Szenografen wie Eno Henze verwandeln Räume für kurze Zeit in komplett neue Erlebniswelten…
 Planungsbüros wie Guido Leiting & Team (adhoc4acp) planen die technische Umsetzung und Technikverleiher kümmern sich um eine exzellente Realisation vor Ort…
Lichtdesigner wie Nik Evers verzaubern kalte, unschöne Räume in Wohlfühl-Oasen mit Ambiente und setzen Shows effektvoll in Szene…
Musikproduzenten wie Marvin Glöckner komponieren eigens Musiken, die die gewünschten Emotionen transportieren…
Content-Produktionsfirmen wie elberfeld kreation erstellen Medien, die visuell Botschaften vermitteln – ob Filme oder PPT’s…
App-Entwickler wie Thorben Grosser (eventmobi) vereinfachen die Vor-Ort Kommunikation mit Teilnehmern und sorgen für Interaktion…
Cateringfirmen wie Kirberg sorgen nicht nur für das leibliche Wohl, sondern können weitere Sinne für das Thema des Events sensibilisieren…
Live-Übertragungen wie von Orange Media sorgen für gute Live-Videobilder und können das Geschehen für die Nachkommunikation dokumentieren…
Choreografen wie Nadine Imboden und Kostümdesigner wie André Buch setzen Akteuren und Performer auf der Bühne in das richtige Outfit und inszenieren Bewegungsabläufe…
• …und dann gibt es natürlich noch viele weitere Spezialisten in den Bereichen Teilnehmermanagement, Ton, Video, Beamer etc., Logistiker, Hostessen und und und!

 

Für jeden genannten Spezialisten gibt es weitere TOP-Kollegen, die ich nennen könnte. Nicht zu vergessen die Vielzahl von professionellen Eventagenturen. Diese helfen Unternehmen Ziele für ihre Live-kommunikation zu definieren, Botschaften wirkungsvoll zu transportieren, Shows zu entwickeln und neben erinnerbaren Momenten auch die gesamte Logistik für Events zu stammen. Chapeau!

 

Es wird ersichtlich, wie komplex, vielschichtig und diversifiziert Events mittlerweile funktionieren. Natürlich gibt es ein breites Spektrum von Anbietern mit sehr unterschiedlichem Qualitätsanspruch, Kompetenzen und Erfahrungshorizonten. Aber: viele der Berufsgruppen in der Eventbranche können gar nicht klassisch erlernt werden, sondern entstehen aus bunten Lebensentwürfen von Menschen, die über mehrere Stationen nach und nach die notwendigen Qualifikation sammeln.

 

Eventbranche

Die Eventbranche lebt von Spezialisten und Teamarbeit // Teamfoto: Mercedes-Benz Fashion Week Berlin, IMG

 

 

 

Warum ich meinen Job als Eventregisseur und Konzeptioner liebe

 

 

Love what you do and do what you love. Don’t listen to anyone else who tells you not to do it. You do what you want, what you love. Imagination should be the center of your life.” ― Ray Bradbury

 

 

Um es persönlich zu machen: ich liebe meine Aufgabe als Regisseur und Konzeptioner in der Eventbranche. Gemeinsam in großartiger Teamarbeit fügen sich die Einzelrädchen bei Events zusammen und ergeben diese großartigen Momente, in denen Mensch und Marke aufeinander treffen und bleibende Eindrücke erlebt werden.

 

Die Gestaltungsmöglichkeiten sind enorm. Die Vielfalt der Locations und die damit verbundenen Reisen an unterschiedlichste Orte erlauben immer wieder den Blick über den Tellerrand. Der hohe fachliche Anspruch in allen Bereichen in Deutschland ist exzeptionell (im Vergleich zu anderen Ländern) und erlaubt exzellente Arbeitsergebnisse.

 

Im Vergleich zu der Fernsehbranche, in der ich ursprünglich gelernt habe, empfinde ich Events als ehrlicher und direkter. Es geht nämlich wirklich um das Publikum vor Ort und nicht um ein manipulatives Mittel zum Zweck (Animateur: jetzt klatschen!). Besonders begeisternd wird es, wenn:

 

• …Eventmacher eine Extrameile mit dem Kunden gehen, um großartige Ideen mutig auf den Punkt zu bringen.
• …es gelingt diese Botschaften durch gekonnte Inszenierung und spannende Perspektivwechsel zu kommunizieren.
• …dadurch echte Begegnungen ermöglicht werden, in angenehmer Atmosphäre, in denen Gäste sich wohlfühlen, netzwerken und austauschen.
• …Neues entdeckt wird, tiefere Weisheiten weitergegeben und an Wissen partizipiert werden kann (ich denke da an TED).
• …die Kreuzung von Ideen & Innovation stattfindet, die Arbeit vereinfacht und Wirtschaft bzw. Gesellschaft erneuert.
• …Menschen vielleicht sogar Erlebnisse machen, die ihr Leben transformieren.
• …Interaktion mit dem Publikum, überraschende Unterhaltung und ehrliches Miteinander gelingt.

 

 

Letztlich muss ich auch sagen, dass die Kommunikations- und Problemlösungswilligkeit in Eventteams aus meiner Sicht höher ist, als innerhalb von Konzernen. So wird effizient ein Mehrwert geschaffen. Ok, das bedeutet oft viele Arbeitsstunden – aber wenn dann alles auf den Punkt kommt… Einfach herrlich!

 

 

Frage: Was macht die Eventbranche für dich aus? Was liebst du, was würdest du sofort abschaffen?

 

Innovative Eventformate: DemoJam der SAP

Innovative Eventformate: DemoJam der SAP // Fotos: Philipp Reimer

 

 

Als Konzeptioner von Events sind wir ständig auf der Suche nach innovativen Eventformaten. Wir wollen wirkungsvolle Events ohne ‚death by Power Point‘ oder Monologe langweiliger Redner. Auf dem SAP Partner Summit entdeckte ich in meiner Mitarbeit als Regisseur innerhalb der Abendveranstaltung das Format DemoJam. Hier die Gestaltungsgrundlagen eines wirklich innovativen Eventformats – vielleicht inspiriert es ja auch den ein und anderen Eventgestalter:

 

 

DemoJam – innovative Eventformate für die Konzeption

 

Idee: 6 Teilnehmer präsentieren innovative best practice Lösungen kompakt in 6 Minuten. Durch die zeitliche Limitierung und Decklung auf die begrenzte Teilnehmerzahl kann der Abend gar nicht erst langatmig werden. Die Teilnehmer müssen sich darüber hinaus im Vorfeld qualifizieren, somit ist die Qualität gesichert. Im Kern geht es also um einen Battle auf drei gegenüberliegenden Bühnen – von einer zusätzlichen Mittelbühne aus wird moderiert.

 

SAP DemoJam innovatives Eventformat Konzeption

 

Bei der Demo sind dann immer zwei Leute auf der Bühne. Die Performance lebt von dem Teamgedanken. Dabei wird bewußt auf eine PPT-Schlacht verzichtet und es darf nur das IT-Produkt vorgestellt werden. In physischer Form oder als Anwendung über ein iPad oder PC. Die Zeit wird knallhart eingehalten und der mitlaufende Countdown wird im Zweifel bei ‚Null‘ durch einen Live-Jingle der Band abgebrochen sowie das Präsentationsbild und Mikrofone ausgeschaltet. Als Auftrittsmusik dürfen sich die Teilnehmer einen eigenen Song wünschen, der ihnen einfach gefällt und von der Band live gespielt wird. Am Ende können die rundum im Raum sitzenden Zuschauer dann ihren Gewinner über eine EventApp voten.

 

SAP DemoJam innovatives Eventkonzept

 

 

Fazit: das kurzweilige Eventformat DemoJam ist unterhaltsam, bietet den Zuschauern klaren inhaltlichen Mehrwert durch die best practice Beispiele und stellt eine gute Überleitung von der Tageskonferenz und den Inhalten zu einer lockeren Abendveranstaltung dar, die immer noch Inhalte transportiert ohne dabei zu steif zu sein. Top!

 

 

Welche innovativen Eventformate sind dir aufgefallen? Über Beispiele und Weblinks freue ich mich unterhalb…

Hier noch abschließend visuelle Eindrucke des Summit – ab 1:16min dann auch Bilder des DemoJam:

 

Konzeption & Agentur: Eva Heid, proevent Heidelberg (Adaption des Ursprungskonzept DemoJam)

Auftraggeber: SAP // Video: GOEBEL+MATTES // Mein Job: Eventregie

 

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