Event-Konzept: Mit diesen 13 Fragen wird jede Veranstaltung besser…

Event-Konzept: 13 Fragen zu Veranstaltungen

Event Konzept: Worauf ich bei der Konzeption von Veranstaltungen achte… // Photo: stocksnap

 

 

Die letzten Jahre über habe ich unzählige Shows im Bereich von Corporate Events realisiert. Aus dieser Praxis heraus möchte ich meine häufigsten Fragen an Event-Konzepte weitergeben. Nachdem ich bei diesen 7 Fragen für erfolgreiche Events eher auf die Basics eines Veranstaltungskonzepts eingehe, sind folgende 13 Fragen ganz praktischer Natur und für die Optimierung von Eventformaten gedacht:

 

 

13 Fragen an ein Event-Konzept, die ich immer stelle…

 

 

1. Was ist das Ziel der Veranstaltung? Nur wenn die Ziele klar definiert sind, kann man einen Plan entwickeln, um dort auch tatsächlich hinzukommen… Ein guter Anfang für die Zieldefinition ist die SMART Formel.

 

2. Wer genau ist die Zielgruppe? Umso besser ich die Besucher kenne, desto genauer kann ich mich in ihre Erfahrungswelt hineindenken und aus deren Sicht ein Event-Konzept gestalten, welches für die Zielgruppe relevante Erlebnisse kreiert.

 

3. Was soll nachher anders sein als vorher? Diese Frage definiert die erwünschte Wirkung. Simpel aber wirkungsvoll. Dennoch viel zu selten klar zu beantworten. Daher: Dranbleiben und nachfragen.

 

4. Was ist die Botschaft, wie lautet die Geschichte? Die Verdichtung auf Kernbotschaften ist harte Arbeit, lohnt sich aber immer. Wenn dies alles in eine gute Geschichte verpackt wird, kann man sich diese besser merken.

 

5. Welche Headline steht in der Zeitung und welches Bild wird dazu abgedruckt? Warum ist die Veranstaltung relevant? Sind die Inhalte kernig und klar formuliert, so dass sie am nächsten Tag noch zu erinnern sind? Gibt es einen Moment, auf den sich alles zuspitzt und als DAS Bild festgehalten werden kann, um die Botschaft visuell zu kommunizieren?

 

6. Ist das Event-Konzept abwechslungsreich, überraschend, unterhaltsam? Jedes gute Event-Konzept benötigt eine gute Dramaturgie mit Höhe- und Wendepunkten (Drei Akte: Einleitung, Hauptteil, Schluss). Gibt es eine Dynamik, die für Abwechslung sorgt (Kontraste sorgen für Spannung)? Ist der Anteil von Information und Emotion ausgewogen? Wie sehen die Szenen aus – gibt es aufeinander aufbauende Momente? Ist der Anteil von Reden, Medien, Show und Pausen ausgewogen? Gibt es Längen – egal ob real oder gefühlt?

 

7. Perspektivwechsel: Was kann ich als Außenstehender spiegeln, was die Unternehmensmitarbeiter in der Innenwahrnehmung übersehen? Als Berater kann und muss man manchmal das Bild gerade rücken. Nur Mut, ich lag selten mit meinem Empfinden falsch. Die Außenperspektive hilft oft Dinge auf den Punkt zu bringen.

 

8. Welches Team soll das Event umsetzen? Nur in eingespielten Teams mit den richtigen Stärken können Atmosphären gestaltet werden, die am Ende überzeugen. Daher schaue ich mir genau an, wer für das Licht, Ton, Mediensteuerung etc. verantwortlich sein wird. Welche Kompetenzen haben die Beteiligten Akteuere, wo könnten Engpässe vorliegen?

 

9. Gibt es ein Hightlight? Who is the star? Kann man eindeutig von einem Höhepunkt sprechen? Sofern es einen Star der Show gibt, wird auch klar auf wen sich alle Inszenierung ausrichten muss. Genau auf das Thema muss „alles einzahlen“. Ist der Gesamteindruck der gewollten Aussage bzw. der Inhalte angemessen und bleibt die Inszenierung authenttisch?

 

10. Sind die Übergänge klar und werden diese vor Ort geprobt? Die meisten Probleme tauchen in den Übergängen auf. Selbst wenn die Zeit knapp sein sollte, so bestehe ich immer auf einer Probe für die Übergänge. Auch die Übergänge der Medien sollten genau eingerichtet sein. Im Normalfall plant man aber genügend Zeit ein, um zunächst technisch-medial, dann mit allen Akteueren und abschließend einer Generalprobe zu proben. Auch ganz wichtig: Danach gibt es keine last-minute-Änderungen mehr!

 

11. Wie steht es um die Kommunikation? Nicht nur was die Botschaften an die Gäste betrifft, sondern auch intern im Team. Sind alle Inhalte bei den Leuten angekommen, wurden Probenzeiten kommuniziert? Kennt jeder im Team jeden, so dass auf kurzem Wege auch Leute miteinander Prombleme lösen… Sind bei der Veranstaltung die Kommunikationswege klar (Catering, Hostessen, Workshops etc.)?

 

12. Gibt es genügend Momente der Interaktion? Viel zu viele Event-Konzepte sind zu eindimensional und frontal geplant. Spannend wird es durch eine Partizipation. Im besten Falle gibt es auch am Ende klare Lernpunkte zum mitnehmen und Action Steps zum umsetzen.

 

13. Gibt es Feedback und eine Evaluation? Ich stelle fest, dass das Thema sich zwar viele Unternehmen wie Agenturen auf die Fahne schreiben, in der Praxis aber so gut wie nie statt findet. Persönlich habe ich mir angewöhnt die Fehler und Lernmöglichkeiten daraus jedes mal festzuhalten. So kann ich spätestens im nächsten Jahr daran anknüpfen und vermeiden, dass die selben Fehler passieren.

 

 

Frage: Welche Fragen stellst du an ein Event-Konzept? Ich freue mich über deinen Kommentar unterhalb!

 

 

Was Dich für ein besseres Event-Konzept auch noch interessieren könnte:

Konferenzdesign: Sieben Regeln für die Konzeption innovativer Konferenzen
Seminare & Workshops: 7 Meeting Design Tipps, um Vorträge spannender zu gestalten…
Tipps für die Event-Konzeption von Stephan Schaefer-Mehdi
Wie schreibe ich einen Regieplan? // Eine Muster-Vorlage gibt es hier!

 

Comments